Zamknięcie działalności gospodarczej krok po kroku

• Publikacja: 2022-11-04
• Zuzanna Lewandowska

Zamknięcie działalności gospodarczej to z pewnością niełatwa decyzja dla niejednego przedsiębiorcy. Zdarza się, że po jakimś czasie okazuje się, że pomysł na biznes po prostu się nie sprawdził, a firma nie przynosi oczekiwanych zysków. Z drugiej strony w obecnych czasach nie jest łatwo utrzymać się na rynku, zwłaszcza w przypadku małych, jednoosobowych firm. Z dzisiejszego artykułu dowiedzą się Państwo, jak przeprowadzić zamknięcie działalności gospodarczej krok po kroku i na co zwrócić uwagę.

Prowadzenie i zakończenie działalności

Kwestie związane z podejmowaniem, wykonywaniem, jak i zakończeniem działalności gospodarczej, reguluje ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. Działalność gospodarcza jednoosobowa podlega co do zasady wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Nie wystarczy więc samo zaprzestanie świadczenia usług czy sprzedaży towarów. Przedsiębiorca jest obowiązany dopełnić kilku formalności związanych z zamknięciem działalności. Jeżeli prowadzący firmę nie chce jej zamykać na stałe, warto pamiętać także o możliwości czasowego zawieszenia działalności gospodarczej.

Zakończenie działalności w CEIDG

W pierwszej kolejności należy wyrejestrować działalność gospodarczą z CEIDG. Złożenie wniosku o wykreślenie działalności gospodarczej z rejestru następuje na podstawie wypełnionego formularza CEIDG-1. We wniosku należy zaznaczyć odpowiednie pole „Wniosek o wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG” i wypełnić pozostałe pola formularza z danymi przedsiębiorcy. Co do zasady, wniosek o wykreślenie działalności może być złożony w każdym czasie, ale powinno to nastąpić w terminie 7 dni od dnia faktycznego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. Co ważne, datą zaprzestania prowadzenia działalności nie może być dzień późniejszy niż dzień złożenia wniosku.

Złożenie wniosku do CEIDG jest bezpłatne. Oznacza to, że sam wniosek nie podlega opłacie, a ewentualne dodatkowe opłaty mogą wynikać z faktu złożenia wniosku przez pełnomocnika. W takiej sytuacji konieczne staje się uiszczenie opłaty skarbowej od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł, jak również zapłata wynagrodzenia za sporządzenie dokumentów, które zostało ustalane z pełnomocnikiem.

ZUS, KRUS, GUS i US

Informacja o wykreśleniu działalności gospodarczej z CEIDG zostaje automatycznie przesłana do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS), urzędu skarbowego (US) oraz Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi dodatkowo zawiadamiać tych instytucji o zamknięciu swojej działalności gospodarczej.

Jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, musi oddzielnie powiadomić urząd skarbowy o zakończeniu swojej działalności. Zawiadomienie powinno nastąpić w terminie 7 dni od dnia zakończenia działalności. Informację należy przedłożyć na formularzu VAT-Z. Powyższe spowoduje wykreślenie z rejestru podatników VAT. Jeżeli przedsiębiorca był podatnikiem VAT-UE, spowoduje to także automatycznie utratę tego statusu.

Zamknięcie firmy a podatek VAT

Jeżeli przedsiębiorca zamykający działalność gospodarczą jest podatnikiem VAT, ciąży na nim dodatkowy obowiązek rozliczenia się z urzędem skarbowym w zakresie tego podatku. W pierwszej kolejności przedsiębiorca musi sporządzić spis z natury dla celów podatku VAT na dzień zamknięcia firmy. Następnie powinien poinformować urząd skarbowy o tym, że przestaje wykonywać czynności, które podlegają opodatkowaniem podatkiem VAT.

Spis z natury dla celów podatku VAT sporządza się, jeżeli jest się czynnym podatnikiem VAT. Może on mieć dowolną formę, a obecne przepisy prawa nie wymagają określonego wzoru dla jego ważności. W spisie wykazuje się towary, przy zakupie których przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT, a które na dzień zamknięcia działalności pozostają nadal w firmie. Są to towary handlowe i surowce, środki trwałe oraz wyposażenie firmy. W praktyce będą to więc te towary, których zakup udokumentowany jest fakturami VAT. W spisie muszą znaleźć się wszystkie zakupy, co do których przedsiębiorca miał prawo do odliczenia podatku VAT, nawet jeśli z niego dobrowolnie nie skorzystał.

Oprócz sporządzenia samego spisu z natury, przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT ma także obowiązek dokonać wyceny tych składników majątku, które umieszcza w spisie. Wycena powinna nastąpić w terminie 14 dni od dnia, w którym przedsiębiorca zakończył spis z natury (tzw. remanent likwidacyjny). Ustalając wycenę towarów znajdujących się w spisie, przedsiębiorca może posłużyć się ceną zapłaconą, ceną zakupu takich samych lub podobnych składników, ceną nabycia albo ceną rynkową z dnia sporządzenia spisu.

Informacja o dokonanym spisie z natury może być załączona do deklaracji podatkowej składanej za ostatni okres prowadzenia działalności gospodarczej albo zostać przekazana bezpośrednio do urzędu skarbowego przez przedsiębiorcę. Od wszystkiego, co znajdzie się w remanencie likwidacyjnym, należy odprowadzić podatek VAT.

Zamknięcie działalności online

Wniosek o wykreślenie z CEIDG można złożyć na kilka sposobów. Przedsiębiorca może złożyć wcześniej wydrukowany i wypełniony wniosek osobiście w urzędzie gminy lub miasta albo wypełnić i złożyć formularz otrzymany bezpośrednio w urzędzie. Może także wysłać wniosek pocztą do urzędu miasta lub gminy. W tym drugim przypadku autentyczność podpisu na wniosku trzeba wcześniej poświadczyć u notariusza, a notarialne poświadczenie podpisu załączyć do wysyłanego pisma.

Co istotne, przedsiębiorcy mają możliwość złożenia wniosku do CEIDG także online na stronie biznes.gov.pl. W celu złożenia wniosku online przedsiębiorca musi posiadać Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany, za pomocą którego podpisze wniosek. Zgłoszenie o zakończeniu działalności do urzędu skarbowego w przypadku podatników VAT można złożyć także elektronicznie przez Portal podatkowy lub korzystając z aplikacji e-Deklaracje.

Kiedy następuje wykreślenie z rejestru?

Termin wykreślenia z CEIDG zależy od tego, w jaki sposób został złożony wniosek o wykreślenie. Wykreślenie następuje najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wysłania wniosku elektronicznego (w przypadku złożenia wniosku on-line), dniu złożenia w urzędzie (w przypadku wniosków składanych osobiście) albo dniu doręczenia wniosku do urzędu (w przypadku wniosków składanych listownie). Po wykreśleniu działalności z rejestru można pobrać zaświadczenie o wykreśleniu w formacie PDF. Z chwilą wykreślenia z CEIDG przedsiębiorca będący osobą fizyczną nie może wykonywać działalności gospodarczej.

Co istotne, wykreślenie z CEIDG nie oznacza usunięcia danych przedsiębiorcy z rejestru. Przedsiębiorca dalej widnieje w rejestrze z tą adnotacją, że w jego wpisie umieszczona jest informacja o dacie zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej i dacie wykreślenia z rejestru. W celu wyświetlenia działalności wykreślonych już z CEIDG wystarczy podczas wyszukiwania na biznes.gov.pl zaznaczyć opcję „Uwzględnij wykreślone”.

Przywrócenie działalności

Przedsiębiorca powinien wiedzieć, że nawet jeśli złożył już do CEIDG wniosek o wykreślenie działalności z rejestru, przysługuje mu prawo do zmiany tej decyzji. Jest to tzw. rezygnacja z zaprzestania działalności. Dotyczy to sytuacji, w której przedsiębiorca mimo podjęcia decyzji o zaprzestaniu działalności nadal ją prowadzi. W celu przywrócenia działalności konieczne jest złożenie wniosku o zmianę wpisu w CEIDG. Warto pamiętać, że przywrócenie działalności może wiązać się z dodatkowymi formalnościami np. w urzędzie skarbowym czy ZUS.