Obowiązek terminala płatniczego w firmie – aktualne zasady

Na czym polega obowiązek płatności bezgotówkowej?

Obowiązek wynika z art. 19a ustawy – Prawo przedsiębiorców. Przedsiębiorca powinien zapewnić możliwość dokonania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana. Przepis wymienia w szczególności lokal przedsiębiorstwa, sprzedaż poza lokalem oraz pojazd wykorzystywany do świadczenia usług transportu pasażerskiego.

W praktyce najczęściej chodzi o możliwość zapłaty kartą, telefonem, BLIK-iem, aplikacją płatniczą albo innym rozwiązaniem pozwalającym klientowi złożyć zlecenie płatnicze bez użycia gotówki. Ustawodawca posługuje się pojęciem instrumentu płatniczego z ustawy o usługach płatniczych, dlatego nie należy sprowadzać całego obowiązku wyłącznie do posiadania tradycyjnego terminala POS.

Trzeba jednak pamiętać, że rozwiązanie wybrane przez przedsiębiorcę powinno realnie działać w miejscu sprzedaży. Jeżeli sprzedaż odbywa się w sklepie, punkcie usługowym, gabinecie, salonie kosmetycznym albo w pojeździe, klient powinien mieć możliwość dokonania zapłaty bezgotówkowej właśnie tam, gdzie usługa lub sprzedaż są wykonywane.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania terminala lub innej płatności bezgotówkowej?

Kluczowe znaczenie ma art. 19a ust. 2 Prawa przedsiębiorców. Przepisu o obowiązku zapewnienia płatności instrumentem płatniczym nie stosuje się do przedsiębiorcy, który nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ustawie o VAT.

Oznacza to, że obowiązek jest powiązany z kasą fiskalną. Jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż na kasie, powinien zapewnić klientom możliwość płatności bezgotówkowej. Jeżeli natomiast nie ma obowiązku stosowania kasy, bo korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, obowiązek z art. 19a Prawa przedsiębiorców nie powstaje.

W aktualnym stanie prawnym zwolnienia z kas rejestrujących wynikają przede wszystkim z rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Rozporządzenie obowiązuje zasadniczo w latach 2025–2027 i nadal przewiduje m.in. limit 20 000 zł sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, z zastrzeżeniem wielu wyłączeń.

Jeżeli podatnik skutecznie korzysta ze zwolnienia z kasy albo kończy ewidencjonowanie sprzedaży na kasie, obowiązek terminala znika wraz z rezygnacją z kasy fiskalnej. Taka rezygnacja musi jednak wynikać z przepisów, a nie wyłącznie z decyzji przedsiębiorcy.

Czy każdy przedsiębiorca z kasą musi mieć klasyczny terminal?

Nie zawsze. Potoczne określenie „obowiązek terminala” jest uproszczeniem. Przepis wymaga zapewnienia możliwości zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego. Terminal kartowy jest najprostszym i najczęściej stosowanym sposobem spełnienia tego obowiązku, ale nie jest jedynym możliwym rozwiązaniem.

Przedsiębiorca powinien ocenić, czy wybrana metoda płatności jest faktycznie dostępna dla klienta w miejscu sprzedaży. Inaczej wygląda sytuacja sklepu stacjonarnego, inaczej gabinetu działającego po wcześniejszej rezerwacji, a jeszcze inaczej przedsiębiorcy, który wykonuje usługi wyłącznie zdalnie. W praktyce niektóre rodzaje usługi online bez kasy są zwolnione z obowiązku terminala, jeżeli jednocześnie spełnione są warunki zwolnienia z kasy rejestrującej.

Jeżeli klient stoi przy ladzie i chce zapłacić za towar lub usługę, sama informacja o numerze rachunku bankowego może być niewystarczająca organizacyjnie, jeśli nie pozwala na realne dokonanie płatności w danym miejscu i czasie. Dlatego przy wyborze rozwiązania warto uwzględnić nie tylko literalne brzmienie przepisów, ale także sposób obsługi klientów.

Integracja kasy z terminalem – co zmieniło się w 2025 r.?

Pierwotnie przepisy Polskiego Ładu przewidywały, że przedsiębiorcy posiadający terminal płatniczy i prowadzący ewidencję sprzedaży na kasach rejestrujących będą musieli zapewnić współpracę kasy z terminalem zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas. Obowiązek terminala wprowadził Polski Ład – szerszy pakiet zmian podatkowych, ale regulacja dotycząca integracji była kilkukrotnie odraczana.

Ostatecznie ustawa z 24 stycznia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw uchyliła przepisy, które miały wprowadzić obowiązek technicznego łączenia kas rejestrujących z terminalami płatniczymi. Zasadnicza część tej nowelizacji weszła w życie 1 kwietnia 2025 r.

W aktualnym stanie prawnym przedsiębiorca może mieć obowiązek umożliwienia płatności bezgotówkowej, ale nie ma obowiązku technicznego integrowania terminala z kasą rejestrującą. To ważna różnica: obowiązek udostępnienia płatności bezgotówkowej nadal istnieje, natomiast obowiązek połączenia urządzeń został zniesiony.

Czy za brak terminala grozi kara 5000 zł?

Nie należy już powielać informacji, że od 2025 r. za brak integracji terminala z kasą grozi kara 5000 zł. Przepis przewidujący taką karę pieniężną w art. 111 ust. 6kb ustawy o VAT został uchylony przed rozpoczęciem stosowania obowiązku integracji. W praktyce oznacza to, że sama niedokonana integracja kasy z terminalem nie powoduje obecnie kary 5000 zł.

Nie oznacza to jednak, że obowiązek z art. 19a Prawa przedsiębiorców można ignorować. Jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek stosowania kasy rejestrującej, powinien zapewnić możliwość zapłaty bezgotówkowej. Brak takiej możliwości może mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości prowadzenia działalności i przy spełnianiu warunków niektórych preferencji podatkowych, zwłaszcza dotyczących podatników bezgotówkowych.

Oddzielnie trzeba traktować obowiązek stosowania samej kasy fiskalnej. Jeżeli podatnik powinien ewidencjonować sprzedaż na kasie, a tego nie robi, naraża się na konsekwencje wynikające z ustawy o VAT oraz Kodeksu karnego skarbowego. To jednak inny problem niż sam brak terminala lub brak integracji urządzeń.

Jak sprawdzić, czy trzeba zapewnić płatność bezgotówkową?

Najbezpieczniej przejść przez kilka kroków. Najpierw trzeba ustalić, czy sprzedaż jest dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej albo rolników ryczałtowych. Następnie należy sprawdzić, czy dana działalność korzysta ze zwolnienia z kasy rejestrującej, czy też obowiązek ewidencjonowania powstaje od pierwszej sprzedaży albo po przekroczeniu limitu.

Jeżeli obowiązek kasy występuje, przedsiębiorca powinien zapewnić klientowi możliwość zapłaty instrumentem płatniczym. Jeżeli obowiązek kasy nie występuje, art. 19a ust. 1 Prawa przedsiębiorców nie znajduje zastosowania na podstawie art. 19a ust. 2 tej ustawy.

Wątpliwości pojawiają się szczególnie przy usługach mieszanych, sprzedaży mobilnej, sprzedaży okazjonalnej, sprzedaży online oraz przy zmianie formy obsługi klienta. W takich przypadkach trzeba ocenić nie tylko rodzaj działalności, ale też sposób zapłaty, dokumentowania transakcji i faktyczne miejsce wykonywania działalności.

FAQ

Podsumowanie

Aktualnie przedsiębiorca powinien przede wszystkim ustalić, czy ma obowiązek stosowania kasy rejestrującej. Jeżeli tak, powinien zapewnić klientom możliwość zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w miejscu faktycznego wykonywania działalności. Najczęściej będzie to terminal, ale przepisy dopuszczają także inne rozwiązania, jeżeli realnie spełniają funkcję płatności bezgotówkowej.

Najważniejsza zmiana po 2025 r. polega na tym, że nie obowiązuje już planowany wymóg technicznego połączenia kasy z terminalem. Nie ma więc kary 5000 zł za brak integracji urządzeń. Nadal jednak trzeba odróżniać brak integracji od obowiązku umożliwienia płatności bezgotówkowej, który pozostaje w mocy dla przedsiębiorców objętych obowiązkiem kasowym.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w szczególności art. 19a.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 87, art. 99 i art. 111.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U. 2024 poz. 1902.
• Ustawa z dnia 24 stycznia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2025 poz. 222.