Dokumentowanie zakupu towarów handlowych na aukcjach internetowych – czy konieczna jest umowa?

• Autor: Marcin Sądej

Odpowiedzi na powyższe pytanie postaramy się poszukać w treści ustawy o zryczałtowanym podatku dotyczącej formy opodatkowania, jaką jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wskażmy bowiem, że pomimo tego, iż podatek w tym wypadku jest płatny od przychodu, podatnik ma jednak obowiązek dokumentowania wydatków na zakup towarów handlowych.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych a dokumentowanie zakupu towarów handlowych

Jak powszechnie wiadomo, w przypadku podatników prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem opodatkowaniu podlega przychód bez możliwości pomniejszenia go o koszty podatkowe.

Pomimo tego, jak stanowi art. 15 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku, podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów, zwaną dalej „ewidencją”.

Zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy – ewidencję oraz dowody, na podstawie których są dokonywane wpisy do ewidencji, a także dowody zakupu, o których mowa w ust. 1, należy przechowywać w miejscu wykonywania działalności lub, jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki, w miejscu wskazanym przez podatnika lub podatników – jako ich siedziba, albo w biurze rachunkowym, któremu zostało powierzone prowadzenie ewidencji.

Pomimo braku możliwości ujęcia wydatku w kosztach, podatnicy mają jednak obowiązek posiadać i przechowywać dowody zakupu.

Podatnicy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie prowadzą podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W zakresie prowadzenia ewidencji na potrzeby ryczałtu wydane zostało Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jednakże w żaden sposób nie odnosi się ono do tematyki dokumentowania zakupu towarów.

Dokumentowanie zakupów dokonywanych na aukcjach internetowych

W związku z powyższych pojawia się pytanie, w jaki sposób podatnik opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych powinien dokumentować zakupy dokonywane na aukcjach internetowych. W doktrynie przyjmuje się, że w przypadku gdy specyfika działalności skutkuje praktyczną niemożnością uzyskania dowodów zakupu (w postaci faktur czy też rachunków), podatnik powinien posiłkować się wystawianiem dowodów wewnętrznych, nawet jeśli możliwości takiej wyraźnie nie przewidują mające odpowiednie zastosowanie przepisy dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W tym zakresie wskazać należy, że w art. 4 ust. 3 ustawy o zryczałtowanym podatku czytamy, że do udokumentowania zakupu towarów stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Można zatem w tym zakresie posiłkować się regulacjami odnoszącymi się do podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz dostępnym w tym zakresie orzecznictwem. Przykładowo Minister Finansów w odpowiedzi z 11 października 2012 r. na interpelację poselską nr 8337 wskazał:

„Natomiast jakkolwiek wadliwość dokumentu (np. brak podpisu) nie przesądza jeszcze, że stwierdzony nim wydatek nie został poniesiony i nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, to jednak dla uznania tego wydatku za koszt konieczne jest, by z pozostałych okoliczności sprawy można było jasno wywieść przebieg zdarzenia gospodarczego – tak, by możliwe było ustalenie faktu poniesienia wydatku, jego związku z przychodem, a także tego, na czyją rzecz wydatek został poniesiony.”

W konsekwencji, odnosząc się do kwestii dokumentowania wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców na nabycie przedmiotów na aukcjach internetowych od osób nieprowadzących działalności gospodarczej, podkreślić należy, że o tym, co stanowi koszt podatkowy, nie decydują regulacje zawarte w powołanych wyżej aktach prawnych określających zasady ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych.

Odrębną kwestię stanowi natomiast okoliczność udowodnienia, iż dany wydatek został poniesiony, co wiąże się z prawidłowym udokumentowaniem transakcji. Organ podatkowy, prowadząc postępowanie podatkowe, ocenia, czy dana okoliczność została udowodniona na podstawie całego zebranego materiału dowodowego. Zatem niedostarczenie przez podatnika umowy zawierającej podpisy osób dokonujących transakcji nie jest równoznaczne z nieuznaniem danego wydatku w sytuacji, gdy fakt poniesienia wydatku zostanie udokumentowany w inny sposób.

Kolejnym przykładem korzystnego rozstrzygnięcia może być interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej z 14.10.2015 r., nr IPTPB1/4511-415/15-2/AG:

„Mając na uwadze przedstawiony we wniosku stan faktyczny oraz cytowane wyżej przepisy prawa stwierdzić należy, że jeżeli poniesienie wydatków na zakup towarów handlowych od osób nieprowadzących działalności gospodarczej za pośrednictwem internetowego serwisu udokumentowane zostanie dokumentem potwierdzenia przelewu, potwierdzeniem zapłaty za przesyłkę pobraniową lub wydrukiem potwierdzenia dokonania transakcji z usługi PayU oraz Regulaminem, a Wnioskodawczyni posiada ponadto wydruki z systemu sprzedaży serwisu, oznaczone indywidualnym numerem aukcji, zawierające dokładne dane stron umowy sprzedaży, dokładne określenie przedmiotu sprzedaży, a także dokładne określenie kwoty do zapłaty za towar wraz z kwotą kosztów przesyłki oraz sporządzi na podstawie tych dokumentów rachunek, którego treść odzwierciedlać będzie szczegóły dokonanej transakcji, a dokumenty te będą rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, której dotyczą, kompletne, to na podstawie ww. rachunku uprawniona jest do ujęcia przedmiotowych kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, jako kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej.”

Pamiętajmy, że zgodnie z art. 193 Ordynacji podatkowej księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Za niewadliwe uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów.

W konsekwencji w świetle powyższych wyjaśnień oraz interpretacji przepisu wydaje się, że podatnicy mają obecnie możliwość dokumentowania wydatku za pomocą potwierdzenia przelewu czy wydruku z aukcji internetowej.

To zatem oznacza, że nie jest konieczne posiadanie umowy sprzedaży w zakresie dokumentowania wydatku poniesionego przez podatnika na aukcji internetowej. Reguła ta dotyczy również tych podatników, którzy jako formę opodatkowania wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Zakup na aukcji internetowej od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej można udokumentować w dowolny sposób, który spełnia kryterium rzetelności oraz wiarygodności dowodu zakupu.

Odpowiadając zatem na pytanie postawione w tytule, należy wyraźnie wskazać, że regulacje prawa podatkowego nie stawiają wymogu, aby zakup towarów handlowych na aukcjach internetowych był dokumentowany wyłącznie poprzez umowę sprzedaży. Taka norma zdecydowanie utrudniałaby dokonywanie transakcji poprzez aukcje internetowe, ponieważ mało który sprzedawca jest zainteresowany sporządzaniem i przesyłaniem umowy w formie pisemnej. Analiza dostępnego orzecznictwa prowadzi jednakże do wniosku, że możliwe jest dokumentowanie zakupu towarów również w inny sposób.