Użyczenie nieruchomości – umowa, obowiązki i podatki

Użyczenie nieruchomości jest często stosowane w rodzinie, między wspólnikiem a spółką albo wtedy, gdy właściciel czasowo udostępnia lokal znajomemu, fundacji lub przedsiębiorcy. Prosta ustna zgoda może jednak po kilku miesiącach prowadzić do sporu o opłaty, remonty, osoby mieszkające w lokalu albo termin wyprowadzki. Dlatego nawet przy pełnym zaufaniu stron warto przygotować pisemną umowę i protokół przekazania.

Na czym polega użyczenie nieruchomości?

Zgodnie z art. 710 Kodeksu cywilnego użyczający zezwala biorącemu do używania na bezpłatne korzystanie z oddanej mu rzeczy przez czas oznaczony albo nieoznaczony. Przedmiotem umowy może być cała nieruchomość lub wyraźnie opisana część, na przykład jedno mieszkanie, lokal na parterze budynku, garaż, fragment działki albo pomieszczenie magazynowe.

Najważniejszą cechą użyczenia jest brak wynagrodzenia dla użyczającego. Biorący może natomiast pokrywać rzeczywiste koszty eksploatacyjne, takie jak energia, woda, ogrzewanie, odbiór odpadów lub opłaty administracyjne. Sam zwrot takich kosztów nie musi jeszcze przekształcać umowy w najem. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy ustalona kwota jest stała, przewyższa rzeczywiste wydatki albo stanowi faktyczną zapłatę za możliwość korzystania z nieruchomości.

Użyczenie nie przenosi własności nieruchomości i nie ustanawia prawa rzeczowego. Biorący uzyskuje jedynie czasowe uprawnienie do korzystania w granicach ustalonych przez strony. Nie może więc traktować nieruchomości jak własnej, dowolnie zmieniać jej przeznaczenia ani rozporządzać nią wobec osób trzecich.

Jak sporządzić umowę użyczenia nieruchomości?

Czy umowa musi być pisemna?

Kodeks cywilny nie wymaga dla zwykłej umowy użyczenia nieruchomości formy aktu notarialnego ani wpisu do księgi wieczystej. Umowa może być zawarta także ustnie, ale forma pisemna ma istotne znaczenie dowodowe. Pozwala wykazać, na jaki okres nieruchomość została udostępniona, kto miał pokrywać koszty i kiedy właściciel może zażądać zwrotu.

Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić księgę wieczystą albo inny dokument potwierdzający tytuł prawny użyczającego. Jeżeli nieruchomość jest współwłasnością, trzeba ustalić, czy do zawarcia umowy potrzebna jest zgoda pozostałych współwłaścicieli. Gdy umowę podpisuje pełnomocnik, pełnomocnictwo powinno obejmować tę czynność.

Co powinna zawierać umowa?

Bezpieczna umowa użyczenia powinna określać co najmniej:

• dane stron, a przy firmach także nazwę, adres, numer KRS lub CEIDG oraz sposób reprezentacji,
• dokładny opis nieruchomości, w tym adres, numer księgi wieczystej, numer działki, powierzchnię i pomieszczenia objęte umową,
• oświadczenie, że korzystanie jest bezpłatne,
• cel użyczenia, na przykład zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych, prowadzenie biura, magazynowanie albo użytkowanie gruntu,
• datę wydania i okres obowiązywania umowy,
• wykaz osób uprawnionych do zamieszkiwania lub korzystania,
• podział kosztów eksploatacyjnych, napraw, ubezpieczenia i opłat publicznoprawnych,
• zasady wykonywania remontów, adaptacji i innych nakładów,
• zakaz albo warunki oddania nieruchomości osobie trzeciej,
• przypadki wcześniejszego zakończenia umowy i termin na opróżnienie nieruchomości,
• sposób rozliczenia liczników, kluczy, wyposażenia i stanu nieruchomości przy zwrocie.

W umowie na czas nieoznaczony warto ustalić zwykły okres wypowiedzenia, na przykład miesiąc albo trzy miesiące. Nie usuwa to uprawnień wynikających z Kodeksu cywilnego, lecz ogranicza niepewność w typowych sytuacjach, gdy żadna ze stron nie narusza umowy.

Protokół przekazania nieruchomości

Do umowy warto dołączyć protokół przekazania. Powinien on zawierać datę wydania, stan liczników, liczbę przekazanych kluczy, opis wyposażenia, widoczne uszkodzenia oraz dokumentację fotograficzną. Ten sam zakres należy zastosować przy zwrocie. Dzięki temu łatwiej odróżnić normalne zużycie od uszkodzeń, za które biorący może odpowiadać.

Obowiązki użyczającego i biorącego do używania

Obowiązki użyczającego

Użyczający powinien umożliwić korzystanie z nieruchomości w uzgodnionym zakresie i poinformować o znanych wadach, które mogą wyrządzić szkodę. Zgodnie z art. 711 Kodeksu cywilnego odpowiada za szkodę spowodowaną zatajeniem znanej wady, chyba że biorący mógł ją z łatwością zauważyć. W praktyce należy ujawnić zwłaszcza problemy z instalacją elektryczną lub gazową, przecieki, zawilgocenie, uszkodzenia konstrukcyjne oraz ograniczenia prawne w korzystaniu z lokalu lub gruntu.

Użyczający nie ma takich samych obowiązków jak wynajmujący pobierający czynsz. Zakres napraw i utrzymania wynika przede wszystkim z przepisów o użyczeniu oraz z umowy. Dlatego strony powinny wyraźnie ustalić, kto odpowiada za awarie, przeglądy, większe remonty i usuwanie wad istniejących już przy przekazaniu.

Obowiązki biorącego do używania

Jeżeli umowa nie określa sposobu korzystania, biorący powinien używać nieruchomości zgodnie z jej właściwościami i przeznaczeniem. Lokal mieszkalny nie powinien być bez zgody właściciela przekształcany w warsztat, magazyn lub miejsce prowadzenia działalności powodującej zwiększone obciążenia. Podobnie grunt udostępniony na ogród nie może być samowolnie wykorzystany na składowisko.

Bez zgody użyczającego biorący nie może oddać nieruchomości osobie trzeciej do używania. Warto opisać w umowie, czy zakaz dotyczy tylko dalszego użyczenia i podnajmu, czy również stałego zamieszkania innych osób. Samo przyjmowanie gości nie jest tym samym co oddanie nieruchomości osobie trzeciej, ale długotrwałe przekazanie faktycznego władania może już naruszać umowę.

Biorący powinien dbać o nieruchomość, reagować na awarie, informować o istotnych uszkodzeniach i zwrócić ją po zakończeniu umowy. Jeżeli kilka osób wspólnie bierze nieruchomość do używania, ich odpowiedzialność wobec użyczającego jest solidarna. Oznacza to, że właściciel może dochodzić całego należnego świadczenia od jednej z nich, a rozliczenie między korzystającymi następuje odrębnie.

Koszty, remonty i nakłady na użyczoną nieruchomość

Art. 713 Kodeksu cywilnego nakłada na biorącego zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej. W przypadku nieruchomości będą to zazwyczaj bieżące wydatki związane z faktycznym korzystaniem, takie jak media, drobne naprawy eksploatacyjne, utrzymanie czystości, ogrzewanie czy bieżąca pielęgnacja terenu. Umowa powinna wskazywać, czy opłaty są regulowane bezpośrednio dostawcom, wspólnocie albo spółdzielni, czy zwracane użyczającemu na podstawie rachunków.

Większe nakłady wymagają ostrożności. Jeżeli biorący planuje remont generalny, przebudowę, montaż stałych urządzeń lub zmianę sposobu użytkowania, powinien uzyskać uprzednią pisemną zgodę właściciela. W zgodzie należy określić zakres prac, wymagane pozwolenia, sposób finansowania oraz to, czy nakłady będą zwracane, pozostaną bez rozliczenia, czy biorący będzie mógł je usunąć przy zwrocie.

Brak ustaleń nie oznacza automatycznie, że właściciel zwróci wszystkie wydatki. Do innych wydatków i nakładów niż zwykłe koszty utrzymania stosuje się odpowiednio przepisy o prowadzeniu cudzych spraw bez zlecenia. Ocena zależy między innymi od konieczności wydatku, korzyści właściciela, jego wiedzy i sprzeciwu. Biorący nie powinien więc rozpoczynać kosztownych prac wyłącznie na podstawie ustnej obietnicy.

Kiedy można zakończyć umowę i żądać zwrotu nieruchomości?

Umowa na czas oznaczony

Umowa zawarta do określonego dnia co do zasady kończy się z upływem tego terminu. Strony mogą jednak przewidzieć możliwość wcześniejszego wypowiedzenia, wskazując konkretne przyczyny albo dopuszczając zwykłe wypowiedzenie z zachowaniem terminu. Postanowienie powinno być jednoznaczne, ponieważ ogólne sformułowanie o możliwości rozwiązania umowy może wywołać spór.

Niezależnie od umowy art. 716 Kodeksu cywilnego pozwala użyczającemu żądać zwrotu nawet przed upływem oznaczonego czasu, jeżeli biorący używa nieruchomości sprzecznie z umową, jej właściwościami lub przeznaczeniem, oddaje ją nieuprawnionej osobie trzeciej albo nieruchomość stała się użyczającemu potrzebna z powodów nieprzewidzianych przy zawieraniu umowy.

Umowa na czas nieoznaczony

Jeżeli strony nie określiły terminu, użyczenie kończy się, gdy biorący uczynił z nieruchomości użytek odpowiadający umowie albo upłynął czas, w którym mógł taki użytek uczynić. Przy stałym celu, na przykład zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych bez określonej daty, praktyczne znaczenie ma umowny okres wypowiedzenia. W razie jego braku zakończenie stosunku trzeba oceniać z uwzględnieniem celu umowy, uzgodnień stron, zasad współżycia społecznego i przepisów bezwzględnie obowiązujących.

Jak sformułować wezwanie do zwrotu?

Wezwanie najlepiej wysłać w sposób pozwalający wykazać doręczenie. Powinno ono wskazywać umowę i nieruchomość, podstawę zakończenia użyczenia, konkretny termin opróżnienia i wydania, sposób przekazania kluczy oraz propozycję sporządzenia protokołu. Jeżeli właściciel żąda wcześniejszego zwrotu z przyczyny ustawowej, powinien krótko opisać tę przyczynę i zachować dowody, na przykład zdjęcia, korespondencję lub dokument potwierdzający nieprzewidzianą potrzebę.

Gdy biorący nie zwraca nieruchomości dobrowolnie, użyczający może dochodzić jej wydania na drodze sądowej. Nie powinien samowolnie usuwać rzeczy korzystającego, odcinać mediów ani stosować środków siłowych. W sprawach dotyczących lokalu mieszkalnego trzeba dodatkowo uwzględnić przepisy chroniące lokatorów i zasady wykonywania orzeczeń eksmisyjnych, których zastosowanie zależy od konkretnego statusu osoby zajmującej lokal.

Jak zwrócić nieruchomość i rozliczyć szkody?

Po zakończeniu użyczenia biorący ma obowiązek zwrócić nieruchomość w stanie niepogorszonym. Nie odpowiada jednak za zużycie będące następstwem prawidłowego używania. Ocena powinna uwzględniać czas korzystania, przeznaczenie obiektu, jego stan początkowy i zwykłą eksploatację. Właściciel nie może obciążać korzystającego kosztami pełnego odnowienia tylko dlatego, że po kilku latach widoczne są naturalne ślady użytkowania.

Przy odbiorze należy porównać protokół początkowy z końcowym, odczytać liczniki, spisać przekazane klucze, opisać braki i wykonać zdjęcia. Jeżeli wystąpiły uszkodzenia, warto oszacować realny koszt przywrócenia poprzedniego stanu, z uwzględnieniem stopnia zużycia elementów. Roszczenie nie powinno prowadzić do nieuzasadnionego wzbogacenia właściciela.

Roszczenie użyczającego o naprawienie szkody za uszkodzenie lub pogorszenie rzeczy, a także roszczenia biorącego o zwrot nakładów oraz naprawienie szkody wynikającej z wad rzeczy, przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu nieruchomości. Termin ten dotyczy roszczeń wyraźnie wymienionych w art. 719 Kodeksu cywilnego. Inne roszczenia mogą podlegać odmiennym terminom, dlatego nie należy automatycznie stosować jednego roku do każdego rozliczenia między stronami.

Podatki przy użyczeniu nieruchomości

Skutki podatkowe zależą od tego, kim są strony, jaki jest ich stopień pokrewieństwa, czy nieruchomość należy do majątku firmowego i w jakim celu jest używana. Poniższe zasady są punktem wyjścia, ale przy relacjach ze spółką, wspólnikiem, pracownikiem albo podmiotem powiązanym potrzebna może być szersza analiza.

PIT po stronie osoby fizycznej korzystającej z nieruchomości

Wartość otrzymanych nieodpłatnych świadczeń jest co do zasady przychodem w rozumieniu ustawy o PIT. Gdy przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu lub budynku, jego wartość ustala się według równowartości czynszu, jaki byłby należny w razie zawarcia umowy najmu. Trzeba więc odnieść się do rynkowych stawek za porównywalną nieruchomość, z uwzględnieniem lokalizacji, standardu, powierzchni i okresu korzystania.

Istotne zwolnienie obejmuje świadczenia otrzymane od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu ustawy o podatku od spadków i darowizn. W praktyce może ono obejmować wiele użyczeń rodzinnych, na przykład udostępnienie mieszkania dziecku przez rodzica. Przed zastosowaniem zwolnienia trzeba jednak poprawnie ustalić grupę podatkową i sprawdzić, czy świadczenie nie jest otrzymywane w ramach stosunku pracy lub innej relacji wyłączonej ze zwolnienia.

Użyczenie w działalności gospodarczej i spółce

Jeżeli przedsiębiorca albo spółka korzysta z cudzej nieruchomości bez wynagrodzenia, wartość tej korzyści może być przychodem z nieodpłatnego świadczenia w PIT lub CIT. Zwykle punktem odniesienia jest rynkowy czynsz, który należałoby zapłacić za porównywalny lokal, budynek lub grunt. Przy świadczeniach między podmiotami powiązanymi mogą pojawić się również zagadnienia cen transferowych, świadczeń na rzecz wspólników albo ukrytych zysków w estońskim CIT.

Po stronie właściciela samo nieodpłatne oddanie nieruchomości co do zasady nie tworzy przychodu z czynszu, ponieważ nie otrzymuje on zapłaty. Jeżeli nieruchomość jest składnikiem majątku firmowego, trzeba jednak sprawdzić skutki dla kosztów uzyskania przychodów, odpisów amortyzacyjnych, wydatków eksploatacyjnych i związku majątku z działalnością.

VAT przy nieodpłatnym udostępnieniu

Osoba prywatna, która nie działa jako podatnik VAT w związku z daną nieruchomością, zwykle nie rozlicza VAT tylko dlatego, że użyczyła mieszkanie członkowi rodziny. Inaczej może być, gdy nieruchomość stanowi część przedsiębiorstwa podatnika VAT. Art. 8 ust. 2 ustawy o VAT w określonych przypadkach zrównuje nieodpłatne użycie towarów lub nieodpłatne świadczenie usług z odpłatnym świadczeniem, zwłaszcza gdy działanie służy celom osobistym albo pozostaje poza działalnością gospodarczą.

Ocena VAT wymaga ustalenia celu użyczenia, prawa do odliczenia podatku naliczonego i charakteru nieruchomości. Bezpłatne udostępnienie lokalu kontrahentowi w celu realizacji wspólnego projektu może być oceniane inaczej niż przekazanie firmowego apartamentu wspólnikowi do prywatnego zamieszkania.

Podatek od nieruchomości i PCC

Przy użyczeniu prywatnej nieruchomości podatnikiem podatku od nieruchomości pozostaje co do zasady właściciel, posiadacz samoistny albo użytkownik wieczysty. Sam biorący w użyczenie prywatny lokal lub grunt nie staje się zazwyczaj podatnikiem wyłącznie z powodu umowy. Wyjątki dotyczą między innymi posiadania nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego.

Strony mogą umownie ustalić, że biorący zwraca właścicielowi równowartość podatku od nieruchomości. Takie postanowienie reguluje jednak rozliczenia między stronami i samo w sobie nie zmienia podatnika wskazanego w ustawie. Trzeba również sprawdzić, czy zajęcie nieruchomości na działalność gospodarczą wpływa na sposób jej opodatkowania.

Umowa użyczenia nie podlega PCC, ponieważ nie znajduje się w zamkniętym katalogu czynności opodatkowanych tym podatkiem. Jeżeli jednak pod nazwą użyczenia strony ukryją odpłatną umowę albo połączą ją z inną czynnością, skutki podatkowe trzeba oceniać według rzeczywistej treści całego porozumienia.

Checklista przed podpisaniem umowy użyczenia

FAQ

Czy umowa użyczenia nieruchomości musi być zawarta u notariusza?

Nie. Dla typowej umowy użyczenia nieruchomości Kodeks cywilny nie wymaga aktu notarialnego. Ze względów dowodowych umowę warto jednak zawrzeć na piśmie i dołączyć protokół przekazania.

Czy biorący może płacić media i nadal korzystać na podstawie użyczenia?

Tak. Pokrywanie rzeczywistych kosztów zużycia mediów i zwykłego utrzymania nie wyklucza bezpłatnego charakteru umowy. Stała kwota będąca w rzeczywistości wynagrodzeniem dla właściciela może jednak wskazywać na najem.

Czy właściciel może wypowiedzieć użyczenie zawarte na czas oznaczony?

Może, jeżeli umowa przewiduje taką możliwość albo zachodzi przypadek z art. 716 Kodeksu cywilnego, na przykład używanie sprzeczne z umową, nieuprawnione oddanie osobie trzeciej lub nieprzewidziana potrzeba właściciela.

Kto płaci za remont użyczonego mieszkania?

Biorący ponosi zwykłe koszty utrzymania. Większe remonty i nakłady powinny być wcześniej uzgodnione. Bez pisemnego ustalenia nie ma pewności, że właściciel zwróci poniesione wydatki.

Czy można zameldować się w użyczonym mieszkaniu?

Umowa użyczenia może stanowić dokument potwierdzający tytuł prawny do przebywania w lokalu na potrzeby czynności meldunkowych. Meldunek ma charakter ewidencyjny i nie tworzy prawa własności ani samodzielnego prawa do lokalu po zakończeniu umowy.

Czy użyczenie mieszkania dziecku powoduje podatek dochodowy?

Nieodpłatne korzystanie może być przychodem, ale świadczenie od rodzica należy co do zasady do zwolnienia przewidzianego dla osób z I i II grupy podatkowej. Trzeba jednak sprawdzić, czy nie zachodzi ustawowe wyłączenie zwolnienia i czy użyczenie nie jest związane z działalnością lub zatrudnieniem.

Czy umowę użyczenia trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Sama umowa użyczenia nie podlega PCC i nie składa się z tego tytułu deklaracji PCC. Obowiązek rozliczenia może natomiast powstać w podatku dochodowym albo VAT, zależnie od stron i sposobu korzystania.

Ile czasu ma właściciel na dochodzenie odszkodowania za uszkodzenia?

Roszczenie użyczającego o naprawienie szkody za uszkodzenie lub pogorszenie nieruchomości przedawnia się po roku od dnia jej zwrotu. Inne roszczenia mogą mieć inne terminy, dlatego zakres art. 719 Kodeksu cywilnego trzeba stosować precyzyjnie.

Podsumowanie

Dobra umowa użyczenia powinna wyraźnie potwierdzać bezpłatność, precyzować nieruchomość i cel korzystania, dzielić koszty oraz regulować remonty, osoby trzecie i zwrot. Największe ryzyka powstają wtedy, gdy strony nie sporządziły protokołu, biorący inwestuje bez zgody albo właściciel chce zakończyć umowę, lecz nie ustalono zasad wypowiedzenia.

Przed podpisaniem należy także sprawdzić podatki. Użyczenie rodzinne może korzystać ze zwolnienia w PIT, natomiast bezpłatne udostępnienie lokalu przedsiębiorcy lub spółce często wymaga ustalenia przychodu według wartości rynkowej. Przy majątku firmowym trzeba dodatkowo przeanalizować VAT, koszty i amortyzację.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 710–719.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 11, art. 14 oraz art. 21 ust. 1 pkt 125.
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, w szczególności art. 12.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 8 ust. 2.
• Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych, w szczególności art. 3.
• Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych, w szczególności art. 1.