Mamy 12 503 opinii naszych Klientów

Praca zdalna - zmiany w Kodeksie pracy 2023

W 2023 r. pracodawców oraz pracowników czekają duże zmiany w przepisach prawa pracy. Zmiany w Kodeksie pracy zostały już ogłoszone w Dzienniku Ustaw. Część przepisów wejście w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia. Do jednej z ważniejszych zmian należy praca zdalna, co do której regulacje zaczną obowiązywać już w kwietniu 2023 r. W artykule omówiliśmy, jakie zmiany zostaną wprowadzone z punktu widzenia pracodawcy i pracownika.

Praca zdalna - zmiany w Kodeksie pracy 2023

Pojęcie pracy zdalnej

Pod koniec stycznia Prezydent RP podpisał nowelizację Kodeksu pracy, która zmienia dotychczasowe uregulowania, w szczególności dotyczące pracy zdalnej. Pojęcie pracy zdalnej do niedawna nie było w ogóle uregulowane w przepisach prawa pracy. Kodeks pracy przewidywał jedynie pojęcie tzw. telepracy, czyli pracy regularnie wykonywanej poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Pojęcie „pracy zdalnej” pojawiło się dopiero w art. 3 tzw. ustawy covidowej, która umożliwiła polecenie pracownikowi przez pracodawcę wykonywania pracy poza miejscem jej stałego wykonywania w celu przeciwdziałania COVID-19.

Nowe uregulowania wprowadzają definicję legalną pracy zdalnej. Zgodnie z ich treścią praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Masz problem prawny? Kliknij tutaj i zapytaj prawnika ›

Uzgodnienia pracodawcy i pracownika

Uzgodnienie wykonywania pracy w formie pracy zdalnej będzie mogło nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. Będzie to miało szczególne znaczenie dla pracowników, którzy już pozostają w stosunku pracy. Pracownik będzie mógł sam wystąpić do pracodawcy z wnioskiem papierowym lub elektronicznym o uzgodnienie wykonywania pracy w formie zdalnej. Pracodawca również będzie mógł wyjść z taką inicjatywą.

Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej będzie można określić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca będzie miał prawo określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, przy uwzględnieniu ustaleń podjętych z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej zostaną określone przez pracodawcę w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny obejmować wskazanie:

  1. grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
  2. zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z organizacją pracy zdalnej;
  3. zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
  4. zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika, który wykonuje pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  5. zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  6. zasad kontroli w zakresie BHP;
  7. zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
  8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Obowiązki pracodawcy

W świetle nowych przepisów pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Do obowiązków pracodawcy należeć będzie także zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy i urządzeń technicznych lub ewentualnie pokrycie niezbędnych kosztów z tym związanych, jak również pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Jeżeli w toku wykonywania pracy zdalnej powstaną inne koszty niż te już wymienione, na pracodawcy ciążyć będzie obowiązek ich pokrycia, o ile będą bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej i jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, poleceniu czy regulaminie. Co istotne, pracodawca będzie miał również obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy w takiej formie.

Jeżeli pracodawca i pracownik ustalą zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania takiej pracy a niezapewnionych przez pracodawcę – pracownik będzie miał prawo do ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty przez pracodawcę ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu powinno się brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Potrzebujesz pomocy prawnika? Kliknij tutaj i opisz swój problem ›

Kontrola wykonywania pracy zdalnej

Wykonywanie pracy w formie zdalnej, poza zakładem pracy nie oznacza, że pracownik nie będzie poddawany żadnej kontroli. Pracodawca będzie miał prawo przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie BHP lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrola przeprowadzana będzie w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach jego pracy.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana także na polecenie pracodawcy, jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem tego polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do jej wykonywania. Pracodawca będzie mógł wydać polecenie wykonywania pracy w formie zdalnej:

1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Kliknij tutaj i zapytaj prawnika online ›

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

Nowe przepisy przewidują, iż zarówno pracownik, jak i pracodawca będą mogli wystąpić z wiążącym wnioskiem w formie papierowej lub elektronicznej o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Pracodawca i pracownik będą mogli ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Dobrowolność pracy zdalnej

Co istotne dla pracowników i o czym warto pamiętać, praca zdalna ma mieć charakter dobrowolny. Nowe przepisy przewidują, iż odmowa wyrażenia zgody przez pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę.

Termin wejścia w życie zmian

Przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej mają wejść w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r. Instytucja ta będzie uregulowana w nowym rozdziale II c, w art. 67(18) i nast. Kodeksu pracy.

Przykłady

 

Elastyczność pracy zdalnej dla młodej matki

Anna jest młodą matką, która pracuje jako specjalistka ds. marketingu w dużej firmie. Po powrocie z urlopu macierzyńskiego zdecydowała się na kontynuowanie pracy w trybie zdalnym, aby móc lepiej pogodzić obowiązki zawodowe z opieką nad dzieckiem. Dzięki nowym przepisom, które weszły w życie w 2023 roku, mogła formalnie uzgodnić z pracodawcą wykonywanie swoich obowiązków z domu. Ustalenia obejmowały zarówno zasady pracy zdalnej, jak i pokrycie kosztów związanych z zakupem dodatkowego sprzętu biurowego. Anna chwali sobie tę możliwość, gdyż pozwala jej to na większą elastyczność i lepszą organizację dnia.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy podczas remontu biura

Krzysztof, pracujący jako analityk finansowy, został poproszony przez swojego pracodawcę o tymczasowe wykonywanie pracy zdalnej, ponieważ biuro firmy przechodziło gruntowny remont. Zgodnie z nowymi przepisami, Krzysztof musiał jedynie złożyć oświadczenie, że posiada odpowiednie warunki do pracy w domu. Firma zapewniła mu niezbędny sprzęt i pokryła koszty związane z dostępem do szybkiego internetu. Dzięki temu Krzysztof mógł bez przeszkód kontynuować swoje obowiązki, a firma uniknęła przestojów w pracy zespołu finansowego.

Pracownik działu IT korzysta z ryczałtu na pokrycie kosztów pracy zdalnej

Magda, zatrudniona w dziale IT międzynarodowej korporacji, od dłuższego czasu pracuje zdalnie. Nowe przepisy Kodeksu pracy z 2023 roku przyniosły jej znaczną ulgę finansową. W ramach nowych regulacji, jej pracodawca ustalił ryczałt na pokrycie kosztów związanych z energią elektryczną oraz usługami telekomunikacyjnymi, które Magda ponosi, pracując z domu. Dodatkowo, firma zapewniła regularne szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa, co jest szczególnie ważne w jej pracy. Magda docenia te zmiany, gdyż dzięki nim ma pewność, że jej domowe biuro jest dobrze wyposażone, a ona sama jest odpowiednio przygotowana do swoich obowiązków.

Podsumowanie

 

Wprowadzone w 2023 roku zmiany w Kodeksie pracy dotyczące pracy zdalnej mają na celu ułatwienie jej formalizacji i organizacji, zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Nowe przepisy przewidują jasne zasady dotyczące pokrywania kosztów, kontroli oraz warunków pracy zdalnej, co ma zapewnić większą elastyczność i bezpieczeństwo w wykonywaniu obowiązków zawodowych poza biurem. Dzięki tym regulacjom praca zdalna staje się bardziej dostępna i zorganizowana, odpowiadając na potrzeby współczesnego rynku pracy.

Oferta porad prawnych

 

Skorzystaj z naszych usług prawnych online, aby uzyskać profesjonalne porady prawne oraz pomoc w sporządzaniu pism związanych z nowymi przepisami dotyczącymi pracy zdalnej. Zapewniamy szybką i kompetentną obsługę, dostosowaną do Twoich potrzeb. Aby skorzystać z naszych usług, opisz swój problem w formularzu pod artykułem.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.

Zapytaj prawnika - porady prawne online

Dlaczego warto?Numer telefonu pozwoli na kontakt
w przypadku podania nieprawidłowego emaila.
Otrzymasz SMS o wycenie i przygotowaniu
głównej odpowiedzi, a także w przypadku
problemów technicznych. Wiele razy podany
numer pomógł szybciej rozwiązać problem.

Zgadzam się na przesyłanie informacji handlowych przez administratora na podany e-mail zgodnie z ustawą z 18.07.02 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t. j. Dz. U. 2017 poz. 1219, z późn. zm.).

  Wycenę wyślemy do 1 godziny
* W dni robocze w godzinach od 7 do 20.
* W weekendy i święta do 2 godzin.

Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!
Pracujemy 7 dni w tygodniu

Zuzanna Lewandowska

O autorze: Zuzanna Lewandowska

Adwokat, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie. Ukończyła aplikację adwokacką przy Okręgowej Radzie Adwokackiej w Warszawie. Doświadczenie zawodowe zdobywała w renomowanych kancelariach prawnych...

>> więcej informacji o autorze