Praca zdalna w Kodeksie pracy – zasady, koszty i obowiązki

Pojęcie pracy zdalnej

Praca zdalna została wprowadzona do Kodeksu pracy jako odrębna instytucja od 7 kwietnia 2023 r. Zastąpiła wcześniejsze, mniej elastyczne przepisy o telepracy oraz tymczasowe rozwiązania covidowe. Obecnie podstawowe regulacje znajdują się w art. 67¹⁸–67³⁴ Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Oznacza to, że praca zdalna może mieć różne formy: pracownik może pracować wyłącznie z domu, kilka dni w tygodniu poza biurem albo tylko okazjonalnie. Nie wystarczy jednak jednostronna decyzja pracownika, że danego dnia pracuje z innego miejsca. Miejsce pracy zdalnej powinno być zaakceptowane przez pracodawcę, ponieważ wiąże się to m.in. z BHP, ochroną danych i organizacją pracy.

Praca zdalna a dawna telepraca

Przed zmianą przepisów Kodeks pracy przewidywał telepracę, czyli regularne wykonywanie pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Telepraca nie sprawdziła się jednak w praktyce jako powszechne rozwiązanie. Była bardziej sformalizowana i nie odpowiadała w pełni na potrzeby pracowników oraz pracodawców po upowszechnieniu się pracy zdalnej.

Obecnie telepraca nie jest już odrębnym modelem pracy w Kodeksie pracy. Jej miejsce zajęła praca zdalna, która obejmuje zarówno stałą pracę poza zakładem pracy, jak i model hybrydowy oraz okazjonalną pracę zdalną. Dlatego w nowych dokumentach pracodawcy powinni posługiwać się pojęciem pracy zdalnej, a nie telepracy.

Uzgodnienie pracy zdalnej z pracodawcą

Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia. W praktyce najczęściej następuje to na podstawie wniosku pracownika, porozumienia stron, regulaminu pracy zdalnej albo indywidualnych ustaleń z pracownikiem.

Pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca może taki wniosek uwzględnić, ale w typowych przypadkach nie zawsze ma taki obowiązek. Decyzja zależy przede wszystkim od rodzaju pracy, organizacji zakładu, możliwości technicznych, zasad bezpieczeństwa danych i potrzeb pracodawcy.

Jeżeli uzgodnienie pracy zdalnej następuje w trakcie zatrudnienia, nie zawsze wymaga to wypowiedzenia zmieniającego. Najczęściej wystarczy porozumienie stron albo zaakceptowany wniosek pracownika, o ile nie dochodzi do trwałej zmiany istotnych warunków umowy o pracę w zakresie wymagającym odrębnych czynności.

Kiedy pracodawca powinien uwzględnić wniosek o pracę zdalną?

Kodeks pracy przewiduje grupy pracowników, których wniosek o pracę zdalną powinien być co do zasady uwzględniony. Dotyczy to m.in. pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia oraz pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli osoba ta posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W praktyce szczególnie często pojawia się temat pracy zdalnej a ciąży. Sama ciąża nie oznacza automatycznego prawa do wykonywania każdej pracy z domu, ale pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownicy, jeżeli pozwala na to rodzaj pracy i organizacja pracy.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia takiego wniosku, jeżeli wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy albo rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy powinien poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej

Zasady pracy zdalnej powinny być określone w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u pracodawcy działa więcej organizacji związkowych – w porozumieniu z tymi organizacjami. Jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia w terminie 30 dni od przedstawienia projektu, pracodawca może określić zasady pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z organizacjami związkowymi.

Jeżeli u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, zasady pracy zdalnej określa się w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. W mniejszych zakładach pracy, w których nie ma regulaminu ani porozumienia, zasady mogą wynikać z indywidualnego porozumienia z pracownikiem albo z polecenia pracy zdalnej w przypadkach przewidzianych w Kodeksie pracy.

Regulamin albo porozumienie powinny określać w szczególności:

1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej;
3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego albo ryczałtu;
4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy;
5. zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej;
6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7. zasady kontroli przestrzegania wymogów bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych;
8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy.

W regulaminie warto też jasno opisać, jak praca zdalna wpływa na harmonogram, dyżury, dostępność pracownika i ewentualne wykonywanie zadań poza standardowymi godzinami. Sam fakt pracy zdalnej nie znosi przepisów o czasie pracy, dlatego rozkład czasu pracy a praca zdalna powinny być uregulowane w sposób czytelny i zgodny z przepisami.

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Powinien także zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy albo pokryć niezbędne koszty z tym związane.

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy również pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną podlegają zwrotowi wtedy, gdy zostały określone w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.

Jeżeli pracownik używa własnych narzędzi pracy, np. prywatnego komputera, telefonu lub wyposażenia biurowego, strony powinny ustalić zasady ich używania. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Zamiast szczegółowego rozliczania kosztów pracodawca może wypłacać ryczałt, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika.

Przy ustalaniu ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ceny rynkowe tych materiałów i urządzeń, ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Praca zdalna a BHP i ochrona danych

Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ale zakres tych obowiązków jest dostosowany do specyfiki wykonywania pracy poza zakładem pracy. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej pracodawca powinien przygotować ocenę ryzyka zawodowego oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej.

Pracownik powinien potwierdzić zapoznanie się z tymi dokumentami i zobowiązać się do ich przestrzegania. Powinien również złożyć oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Ważnym elementem pracy zdalnej jest ochrona informacji, w tym danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa i innych informacji poufnych. Pracodawca powinien określić procedury ochrony danych, a pracownik ma obowiązek ich przestrzegać, także wtedy, gdy pracuje z prywatnego mieszkania albo innego uzgodnionego miejsca.

Kontrola wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika. Może również przeprowadzać kontrolę w zakresie BHP oraz przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Kontrola powinna odbywać się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika. Jej sposób musi być dostosowany do miejsca wykonywania pracy oraz rodzaju pracy. Nie może naruszać prywatności pracownika ani innych osób, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób nieproporcjonalny do celu kontroli.

W praktyce temat kontroli pracownika a pracy zdalnej wymaga szczególnej ostrożności, zwłaszcza gdy pracodawca korzysta z narzędzi informatycznych mierzących aktywność, logowanie, czas pracy albo korzystanie ze sprzętu służbowego. Monitoring i kontrola muszą mieć podstawę, jasny cel oraz nie mogą prowadzić do stałej, nadmiernej ingerencji w prywatność.

Jeżeli w czasie kontroli zostaną stwierdzone uchybienia w zakresie BHP albo ochrony informacji, pracodawca może zobowiązać pracownika do ich usunięcia w wyznaczonym terminie albo cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Praca zdalna może być wykonywana także na polecenie pracodawcy, ale tylko w przypadkach przewidzianych w Kodeksie pracy. Polecenie jest dopuszczalne w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz przez 3 miesiące po ich odwołaniu, a także wtedy, gdy z powodu siły wyższej pracodawca czasowo nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy.

Warunkiem wydania polecenia pracy zdalnej jest złożenie przez pracownika, bezpośrednio przed wydaniem polecenia, oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli te warunki później ulegną zmianie i uniemożliwią pracę zdalną, pracownik powinien niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę.

Pracodawca może cofnąć polecenie pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Powinien też cofnąć polecenie niezwłocznie, jeżeli pracownik utraci warunki lokalowe lub techniczne potrzebne do wykonywania pracy zdalnej.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

Jeżeli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca i pracownik powinni ustalić termin powrotu do poprzednich warunków wykonywania pracy. Termin ten nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków następuje po upływie tego terminu zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy praca zdalna została uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę jako podstawowy sposób wykonywania obowiązków. Wtedy zmiana modelu pracy może wymagać odrębnego porozumienia albo zastosowania właściwych instrumentów prawa pracy.

Dobrowolność pracy zdalnej i ochrona pracownika

Praca zdalna opiera się zasadniczo na uzgodnieniu stron, z wyjątkiem szczególnych przypadków polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę. Pracownik nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji z tego powodu, że złożył wniosek o pracę zdalną, odmówił uzgodnienia pracy zdalnej albo wystąpił o zaprzestanie jej wykonywania.

Odmowa wyrażenia zgody na zmianę warunków wykonywania pracy, złożenie wniosku o pracę zdalną lub rezygnacja z pracy zdalnej nie mogą same w sobie stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę. Dlatego odmowa pracy zdalnej a wypowiedzenie powinny być oceniane przez pryzmat rzeczywistych przyczyn rozwiązania umowy, a nie samego faktu skorzystania z uprawnień przewidzianych w Kodeksie pracy.

Nie oznacza to jednak, że pracownik może dowolnie ignorować prawidłowe polecenia pracodawcy. Jeżeli praca zdalna została zgodnie z prawem polecona w sytuacji przewidzianej w Kodeksie pracy, a pracownik wcześniej oświadczył, że ma warunki do jej wykonywania, bezzasadna odmowa wykonania polecenia może być oceniana w kontekście obowiązków pracowniczych.

Okazjonalna praca zdalna do 24 dni w roku

Odrębnym rozwiązaniem jest okazjonalna praca zdalna. Może być wykonywana na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Okazjonalna praca zdalna ma uproszczony charakter. Nie stosuje się do niej części przepisów dotyczących standardowej pracy zdalnej, m.in. w zakresie obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, pokrywania kosztów, wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu oraz ustalania zasad pracy zdalnej w porozumieniu lub regulaminie. Nadal jednak trzeba pamiętać o BHP, ochronie danych i uzgodnieniu miejsca wykonywania pracy.

Pracodawca może odmówić okazjonalnej pracy zdalnej, ponieważ wniosek pracownika w tym trybie nie ma co do zasady charakteru wiążącego. Warto więc składać go z wyprzedzeniem i wskazać konkretne dni oraz miejsce wykonywania pracy.

FAQ

Czy pracodawca zawsze musi zgodzić się na pracę zdalną?

Nie. W typowych przypadkach praca zdalna wymaga uzgodnienia z pracodawcą. Obowiązek uwzględnienia wniosku dotyczy tylko określonych grup pracowników, np. pracownicy w ciąży lub rodzica dziecka do 4 lat, i również wtedy pracodawca może odmówić, jeżeli praca zdalna jest niemożliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy.

Czy pracownik może sam zdecydować, że pracuje z domu?

Nie. Miejsce wykonywania pracy zdalnej musi być wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą. Dotyczy to także sytuacji, gdy pracownik chce pracować nie z domu, lecz np. z innego mieszkania albo z miejsca czasowego pobytu.

Czy pracodawca musi zwracać koszty pracy zdalnej?

Tak, przy standardowej pracy zdalnej pracodawca powinien pokrywać koszty bezpośrednio związane z jej wykonywaniem, w szczególności koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy. Rozliczenie może przybrać formę zwrotu kosztów, ekwiwalentu albo ryczałtu.

Czy przy okazjonalnej pracy zdalnej należy się ryczałt?

Co do zasady nie. Okazjonalna praca zdalna do 24 dni w roku ma uproszczony charakter i nie stosuje się do niej części obowiązków dotyczących zwrotu kosztów, zapewniania narzędzi pracy oraz ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika w domu?

Tak, ale kontrola musi być przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem, w godzinach pracy i w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Nie może naruszać prywatności pracownika ani domowników. Zakres kontroli powinien wynikać z przepisów, regulaminu lub uzgodnionych zasad pracy zdalnej.

Czy można zrezygnować z pracy zdalnej?

Tak. Jeżeli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, pracownik albo pracodawca może złożyć wiążący wniosek o powrót do poprzednich warunków pracy. Termin powrotu powinien zostać ustalony przez strony, ale nie może przekroczyć 30 dni od otrzymania wniosku.

Podsumowanie

Praca zdalna jest obecnie pełnoprawnym modelem wykonywania pracy, ale wymaga odpowiednich ustaleń między pracownikiem i pracodawcą. Najważniejsze znaczenie mają: uzgodnienie miejsca pracy zdalnej, określenie zasad komunikacji i kontroli, zapewnienie narzędzi pracy, rozliczenie kosztów oraz zachowanie wymogów BHP i ochrony danych.

Najwięcej sporów pojawia się wtedy, gdy strony traktują pracę zdalną zbyt nieformalnie. Brak regulaminu, niejasne zasady ryczałtu, nieprecyzyjne procedury kontroli albo odmowa pracy zdalnej bez uzasadnienia mogą prowadzić do konfliktu. Dlatego zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni zadbać o jasne dokumenty i zgodność ustaleń z Kodeksem pracy.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 67¹⁸–67³⁴ - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. 2023 poz. 240

3. Informacje Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczące pracy zdalnej - gov.pl