Monitorowanie pracowników przez pracodawcę

• Autor: Zuzanna Lewandowska

Uprawnienie pracodawcy do monitorowania pracowników uregulowane zostało wprost w przepisach Kodeksu pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma w tym zakresie żadnych ograniczeń. Z artykułu dowiedzą się Państwo, kiedy i na jakich warunkach pracodawca może stosować monitoring pracowników oraz jakie prawa przysługują w związku z tym pracownikom.

Monitoring w zakładzie pracy

Zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakłady pracy lub terenem wokół niego. Nadzór może polecać na wprowadzeniu odpowiednich środków technicznych, które umożliwiają rejestrację obrazu (tzw. monitoring wizyjny). Uprawnienie to przysługuje pracodawcy tylko wtedy, gdy jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom lub ochrony mienia albo kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wystarczy, że zostanie spełniona co najmniej jedna z wymienionych przesłanek, a zastosowanie monitoringu wizyjnego przez pracodawcę będzie legalne.

W pozostałych przypadkach monitoring nie jest możliwy. Oznacza to, że monitoring zgodny z przepisami prawa pracy nie ma na celu kierowania pracą pracowników, w szczególności nie stanowi środka nadzoru nad efektywnością i jakością wykonywanej pracy, co zostało potwierdzone przez Prezesa UODO.

Co istotne, aktualne przepisy prawa nie zezwalają pracodawcy na nagrywanie dźwięku, bowiem monitoring ma mieć charakter wizyjny, a więc jest jedynie nagrywaniem obrazu. Jak wskazuje Prezes UODO, rejestracja dźwięku może zostać uznana za nadmiarową formę przetwarzania danych, a w konsekwencji wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną i cywilną, a nawet karną (Wskazówki Prezesa UODO dotyczące prowadzenia monitoringu wizyjnego, s. 26, www.uodo.gov.pl, dostęp: 19.6.2019 r.).

Zakazy stosowania monitoringu

Co do zasady, monitoring nie może być stosowany, jeśli naruszałby godność oraz inne dobra osobiste pracownika albo zasadę wolności i niezależności związków zawodowych. Monitoring nie może więc obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Zakaz ten ma charakter bezwzględny i nie ma w przepisach prawa pracy żadnego wyjątku od jego zastosowania.

Zakaz stosowania monitoringu dotyczy również pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni. Zakaz ten ma charakter względny, co oznacza, że pomieszczenia te mogą być monitorowane tylko wtedy, jeśli występuje jedna z przesłanek zastosowania monitoringu przez pracodawcę, o których już była mowa (np. konieczność zapewnienia ochrony mienia), a zastosowane środki techniczne zapewnią zachowanie godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, np. poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Monitoring pomieszczeń sanitarnych dodatkowo wymaga uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli taka u pracodawcy nie działa – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Cel przechowywania danych z monitoringu

Pracodawca może przetwarzać nagrania obrazu z monitoringu wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, np. do zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom czy do ochrony mienia. Nie może więc przetwarzać pozyskanych danych do innych celów, np. do kontroli jakości pracy wykonywanej przez pracowników. Tym samym nagrania pozyskane w celu ochrony mienia nie mogą stanowić dowodu na niewłaściwe wykorzystywanie czasu pracy przez pracownika i stanowić jednocześnie podstawy do zastosowania wobec niego środków odpowiedzialności pracowniczej.

Ponadto nagrania z monitoringu mogą być przechowywane jedynie przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Wyjątek od tej zasady przewidziany jest dla sytuacji, w której nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu. W tym przypadku termin przechowywania nagrań z monitoringu ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie okresów przechowywania nagrań uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy szczególne nie przewidują obowiązku dłuższego ich przechowywania.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Regulamin monitoringu

Jeżeli pracodawca chce wprowadzić na terenie zakładu pracy monitoring, powinien najpierw określić regulamin monitoringu pracowników, w którym zostaną określone jego cele, zakres i sposób zastosowania, czyli te elementy, o których wcześniej była mowa. Zasady dotyczące stosowania monitoringu powinny być określone w przepisach wewnątrzzakładowych, np. układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu w braku układu zbiorowego lub regulaminu.

Obowiązek poinformowania pracowników

W każdym przypadku należy pamiętać, że pracodawca, który chce wprowadzić na terenie zakładu pracy monitoring wizyjny, ma obowiązek wcześniej poinformować o tym zamiarze pracowników, najpóźniej na dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. ogłoszenie na tablicy ogłoszeń, poczta e-mail). Nowi pracownicy muszą z kolei być poinformowani o stosowaniu monitoringu indywidualnie, na piśmie i przed dopuszczeniem ich do wykonywania pracy.

Oznakowanie pomieszczeń

Dopełnienie powyższych warunków to nie koniec obowiązków, które spoczywają na pracodawcy wobec wprowadzenia monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy. Pracodawca jest również obowiązany do oznaczenia pomieszczenia i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Tego obowiązku pracodawca powinien dopełnić nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Monitoring poczty elektronicznej

Oprócz monitoringu pomieszczeń pracodawca może wprowadzić także monitoring poczty elektronicznej, czyli kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy jest niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Monitoring poczty elektronicznej pracownika wprowadzany jest w takim samym trybie jak monitoring wizyjny, a pracodawca również w tym przypadku ma obowiązek w pierwszej kolejności ustalić cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu, poinformować o tym fakcie pracowników w określonym terminie, a w przypadku nowych pracowników – poinformować ich o monitoringu poczty elektronicznej indywidualnie, na piśmie oraz przed dopuszczeniem do pracy.

Sankcje dla pracodawcy

Warto zwrócić uwagę, iż naruszenie przez pracodawcę obowiązków w związku ze stosowaniem monitoringu wizyjnego i poczty elektronicznej nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Niemniej jednak, jeśli którykolwiek z pracowników został poszkodowany wskutek niedopełnienia przez pracodawcę obowiązków, każdy z nich może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub wszcząć postępowanie sądowe przeciwko pracodawcy w związku z naruszeniem dóbr osobistych.