Wezwanie do zapłaty - najważniejsze elementy i prawidłowa forma

• 2024-01-13
• Autor: Michał Soćko

Wezwanie do zapłaty jest pismem kierowanym najczęściej przez jedną stronę umowy w stosunku do drugiej strony z żądaniem spełniania świadczenia pieniężnego. Wezwanie do zapłaty może być kierowane także wówczas, gdy obowiązek zapłaty nie wynika z zawartej umowy, a na przykład z tytułu odpowiedzialności za czyny niedozwolone (odpowiedzialność deliktowa). Jeżeli zaś kontrahent był zobowiązany do wykonania świadczenia innego niż zapłata określonej kwoty pieniężnej, to wówczas mówimy o wezwaniu do spełnienia świadczenia niepieniężnego (np. wezwanie do zwrotu rzeczy). W artykule mowa o najważniejszych elementach wezwania do zapłaty i o jego prawidłowej formie.

Jakie funkcje pełni wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty jest pismem kierowanym najczęściej przez jedną stronę umowy w stosunku do drugiej strony z żądaniem spełniania świadczenia pieniężnego. Może być ono kierowane także wówczas, gdy obowiązek zapłaty nie wynika z zawartej umowy, a na przykład z tytułu odpowiedzialności za czyny niedozwolone (odpowiedzialność deliktowa). Jeżeli zaś kontrahent był zobowiązany do wykonania świadczenia innego niż zapłata określonej kwoty pieniężnej, to wówczas mówimy o wezwaniu do spełnienia świadczenia niepieniężnego (np. wezwanie do zwrotu rzeczy). W artykule mowa o najważniejszych elementach wezwania do zapłaty i o jego prawidłowej formie.

Wezwanie do zapłaty pełni kilka istotnych funkcji. Z jedne strony, wysyłając wezwanie do zapłaty, przypominamy dłużnikowi o niewykonanej umowie (funkcja informacyjna). Nierzadko może się bowiem zdarzyć, że kontrahent po prostu zapomniał dokonać zapłaty za kupiony towar czy wykonaną usługę. Z drugiej strony przesłanie wezwania do zapłaty jest również formą polubownego załatwienia sporu, bez konieczności prowadzenia postępowania sądowego oraz w dalszej kolejności postępowania egzekucyjnego, które są czasochłonne i kosztowne.

Wezwanie do zapłaty jest też samo w sobie zapowiedzią podjęcia dalszych kroków prawnych, w razie niewykonania żądania w terminie wskazanym w wezwaniu.

Przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty

Przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty nie zostało szczegółowo uregulowane w obowiązujących przepisach. Wezwanie takie może być przesłane do dłużnika po uzyskaniu tytułu egzekucyjnego, a przed skierowaniem sprawy na grunt postępowania egzekucyjnego. Celem takiego wezwania jest doprowadzenia do dobrowolnego spełnienia przez dłużnika świadczenia, którego zasadność została w odpowiedni sposób potwierdzona (np. prawomocnym wyrokiem sądu).

Dobrowolne wykonanie zobowiązania nawet na tym etapie korzystne jest zarówno dla wierzyciela, jak i dłużnika. W przypadku wierzyciela następuje szybsze spełnienie należnego mu świadczenia, w przypadku zaś dłużnika – nie ponosi on dodatkowych kosztów związanych z postępowaniem egzekucyjnym.

Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?

Przepisy nie wskazują precyzyjnie, kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne. Przyjąć jednak należy, że wezwanie do zapłaty jest nieważne, jeżeli nie jest się w ogóle dłużnikiem osoby, która przesłała wezwanie, jak również wówczas, gdy termin do spełnienia świadczenia (zarówno pieniężnego, jak i niepieniężnego) jeszcze nie nastąpił.

Kiedy wysyła się wezwanie do zapłaty?

Wezwanie zasadniczo powinno być wysyłane po upływie terminu do zapłaty lub po upływie terminu do spełnienia świadczenia niepieniężnego. Przed tym terminem obowiązek kontrahenta nie jest jeszcze wymagalny i ma on jeszcze czas na dobrowolne wykonanie zobowiązania. W tym okresie to przede wszystkim dłużnik decyduje, którego dnia dokona płatności, gdyż w razie wątpliwości przyjmuje się, że termin spełnienia świadczenia wynikający z umowy jest zastrzeżony na korzyść dłużnika (art. 457 K.c.).

Przykładowo, jeżeli na fakturze termin zapłaty został określony na czternaście dni, to dłużnik może dokonać płatności począwszy od pierwszego dnia tego terminu, nie później jednak niż w dniu czternastym. Dopiero po upływie tego czternastodniowego terminu przyjmuje się, że dłużnik opóźnia się z płatnością, co uprawnia wierzyciela do naliczania odsetek.

Wezwanie do zapłaty zasadniczo ma charakter fakultatywny. Wierzyciel może takie pismo wysłać, ale nie musi. Niemniej jednak ustawodawca pośrednio preferuje wysyłanie wezwań do zapłaty, czemu dał wyraz w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego (K.p.c.) dotyczących pozwu. Mianowicie w pozwie podać należy informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, należy wyjaśnić przyczyny ich niepodjęcia. Przesłanie wezwania do zapłaty może być kwalifikowane jako inny, pozasądowy sposób rozwiązania sporu.

Niekiedy jednak przepisy Kodeksu cywilnego przewidują konieczność przesłania wezwania do spełnienia świadczenia. Zgodnie z art. 455 K.c., jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty, co robić?

W razie otrzymania wezwania do zapłaty należy przede wszystkim ustalić, czy adresat wezwania jest kontrahentem osoby, która wezwanie wystosowała.

W dalszej kolejności, jeżeli ustalimy, że jesteśmy kontrahentem osoby wysyłającej wezwanie, to należy obliczyć, czy minął już termin zapłaty lub termin spełnienia świadczenia niepieniężnego. Jeżeli termin taki nie minął, możemy wstrzymać się ze spełnieniem żądania do ostatniego dnia przewidzianego terminu.

Ostatecznie, jeżeli ustalimy, że jesteśmy kontrahentem osoby wysyłającej wezwanie i minął już termin na spełnienie świadczenia, to należy rozważyć czy niezwłocznie spełnić świadczenie, czy też ewentualnie wdać się w spór sądowy.

W pierwszym przypadku nie będziemy zobowiązani do ponoszenia kosztów sądowych, a jedynie do uiszczenia odsetek za opóźnienie. Natomiast drugie rozwiązanie może być korzystne, jeżeli mamy podstawy do kwestionowania swojej odpowiedzialności (np. przedawnienie roszczenia, zaistnienie siły wyższej).

Odpowiedź dłużnika na wezwanie do zapłaty

Odpowiedź dłużnika na wezwanie do zapłaty musi uwzględniać całokształt sprawy, w związku z czym trudno jest przedstawić jeden optymalny model działania.

Wskazać jednak na wstępie należy, że nie ma w ogóle obowiązku odpowiadania na wezwanie do zapłaty, bez względu na to czy wezwanie jest zasadne, czy niezasadne. Tym bardziej, że odpowiedź na wezwanie do zapłaty, w której na przykład wskażemy, że uiścimy płatność za tydzień czy dwa albo prosimy o rozłożenie jej na raty, może być na etapie późniejszego postępowania sądowego potraktowana jako uznanie długu.

Natomiast jeżeli wezwanie do zapłaty jest oczywiście niezasadne, można wysłać odpowiedź na takie pismo, wskazując okoliczności faktyczne i prawne przemawiające za brakiem podstaw do uiszczenia płatności. Jeżeli przytoczone argumenty przekonają osobę występującą z wezwaniem do zapłaty, to można uniknąć prowadzenia postępowania sądowego oraz wszelkich niedogodności z tym związanych.

Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty – podstawa prawna

Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty jest najczęściej ostatnim pismem kierowanym do dłużnika przed skierowaniem sprawy na grunt postępowania sądowego. Nie jest ono w sposób precyzyjny regulowane przez przepisy prawa. Przyjmuje się jednak, że takie wezwanie powinno zawierać co najmniej:

• datę i miejsce sporządzenia pisma,
• dane adresata wezwania oraz osoby wysyłającej wezwanie (imię i nazwisko, firma, adres, nr KRS, nr NIP etc.),
• wyjaśnienie, jakiej transakcji dotyczy wezwanie (np. wskazanie umowy lub faktury, z której jest niewykonana płatność),
• wskazanie, kiedy upłynął termin zapłaty, oraz pouczenie, że od tej daty są naliczane odsetki,
• wskazanie wysokości należności do opłacenia oraz rachunku bankowego, na który płatność powinna nastąpić,
• wyznaczenie dodatkowego terminu na dokonanie płatności (np. siedem dni od dnia doręczenia wezwania),
• pouczenie o możliwości wniesienia sprawy do sądu w razie niewykonania wezwania oraz o kosztach sądowych z tym związanych, które będą obciążały dłużnika,
• podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu wysyłającego wezwanie do zapłaty.

Wezwanie do zapłaty powinno być także opatrzone pieczęcią firmową wystawcy wezwania oraz może zawierać jako załączniki np. kopie faktury lub umowy, z których wynika płatność.

Przepisy nie określają także, w jakiej formie wezwanie do zapłaty powinno być sporządzone. Wobec tego przyjmuje się, że dopuszczalna jest każda forma prawnie dopuszczalna (np. pisemna, dokumentowa, elektroniczna, ustna, telefoniczna czy faksowa). Ze względów jednak dowodowych wezwanie powinno być sporządzone w formie, która będzie dostatecznie trwała (np. w formie pisemnej lub elektronicznej).

Sądowe wezwanie do zapłaty – procedura

Sądowe wezwanie do zapłaty sporządzone w formie pisemnej warto wysłać listem poleconym za zwrotnym poświadczeniem odbioru. Zaletą takiego rozwiązania jest otrzymanie oficjalnego potwierdzenia odbioru listu poleconego. Uzyskujemy w ten sposób dowód, że przed wszczęciem postępowania sądowego przesłaliśmy wezwanie do zapłaty, a tym samym – w świetle art. 187 § 1 pkt 4 K.c. – możemy wykazać, że dążyliśmy do polubownego załatwienia sprawy.

W przypadku wysłania wezwania do zapłaty w inny sposób, np. za pomocą środków komunikacji elektronicznej, najczęściej nie uzyskamy potwierdzenia doręczenia, a możemy jedynie wykazać okoliczność nadania (wysłania) takiego wezwania.

Niekiedy nawet samo wniesienie pozwu może być zarazem traktowane jako wezwanie do spełnienia świadczenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93