- Dwie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej mogą zawrzeć ważną umowę zlecenia.
- Jeżeli zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom z tej umowy, prywatny zleceniodawca może być płatnikiem składek i odpowiadać za zgłoszenia oraz rozliczenia z ZUS.
- Uczeń szkoły ponadpodstawowej lub student przed ukończeniem 26 lat zasadniczo nie podlega z umowy zlecenia ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu.
- Przy zwykłym zleceniu między osobami prywatnymi zleceniodawca co do zasady nie pobiera zaliczki na PIT, nie sporządza PIT-11 ani PIT-4R.
- Zleceniobiorca zasadniczo wykazuje otrzymane wynagrodzenie w PIT-36 jako przychód z innych źródeł.
Umowa zlecenia między osobami prywatnymi – najważniejsze zasady
Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną uregulowaną w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 734 K.c. przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Na podstawie art. 750 K.c. przepisy o zleceniu stosuje się odpowiednio również do umów o świadczenie usług, które nie zostały uregulowane odrębnymi przepisami.
Kodeks cywilny nie wymaga, aby zleceniodawca albo zleceniobiorca był przedsiębiorcą. Umowę mogą więc zawrzeć dwie osoby fizyczne działające prywatnie, na przykład sąsiedzi, znajomi lub członkowie rodziny. Może ona dotyczyć między innymi sprzątania, opieki, korepetycji, prac ogrodowych lub regularnej pomocy przy prowadzeniu domu. Trzeba jednak odróżnić zlecenie od umowy rezultatu, ponieważ umowa o dzieło podlega innym zasadom kwalifikacji, odpowiedzialności i oskładkowania.
Umowa może być odpłatna albo nieodpłatna. Zgodnie z art. 735 K.c., jeżeli z umowy lub okoliczności nie wynika, że zleceniobiorca zobowiązał się działać bez wynagrodzenia, należy mu się zapłata. Jeżeli strony nie określiły jej wysokości, przysługuje wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy. Odrębnego rozliczenia może wymagać wypowiedzenie umowy zlecenia przed zakończeniem wszystkich czynności.
Nazwa dokumentu nie przesądza o jego skutkach. Dla ZUS i podatków liczy się rzeczywista treść umowy, sposób jej wykonywania, status stron oraz to, czy czynności są jednorazowe, czy stanowią powtarzalną i zorganizowaną aktywność zarobkową.
Kiedy prywatny zleceniodawca jest płatnikiem ZUS?
Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, co do zasady podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
W typowej sytuacji zleceniobiorca podlega również ubezpieczeniu wypadkowemu i zdrowotnemu. Ubezpieczenie chorobowe jest natomiast dobrowolne i objęcie nim następuje na wniosek zleceniobiorcy, jeżeli spełnia on warunki do dobrowolnego ubezpieczenia.
Prywatny charakter umowy nie wyłącza tych obowiązków. Zgodnie z art. 4 pkt 2 lit. a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnikiem składek może być również osoba fizyczna pozostająca z inną osobą fizyczną w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie jej ubezpieczeniami społecznymi. Prywatny zleceniodawca może zatem odpowiadać za zgłoszenie zleceniobiorcy oraz prawidłowe naliczenie i zapłatę składek.
Przed dokonaniem zgłoszenia trzeba ustalić, czy zleceniobiorca ma inne tytuły do ubezpieczeń. Znaczenie może mieć między innymi zatrudnienie na etacie, wysokość wynagrodzenia z umowy o pracę, wykonywanie innych zleceń, posiadanie statusu ucznia lub studenta, pobieranie emerytury albo renty oraz prowadzenie działalności gospodarczej.
Zgłoszenia, składki i terminy w ZUS
Jeżeli umowa stanowi tytuł do ubezpieczeń, prywatny zleceniodawca powinien zgłosić się w ZUS jako płatnik składek, a następnie zgłosić zleceniobiorcę do właściwych ubezpieczeń. ZUS ZUA stosuje się wtedy, gdy zgłoszenie obejmuje ubezpieczenia społeczne i zdrowotne albo same ubezpieczenia społeczne. ZUS ZZA służy do zgłoszenia wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.
Zgłoszenia zleceniobiorcy dokonuje się zasadniczo w terminie 7 dni od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania. Po ustaniu tytułu do ubezpieczeń zleceniobiorcę należy wyrejestrować na formularzu ZUS ZWUA, co do zasady w ciągu 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń.
Płatnik składa również właściwe dokumenty rozliczeniowe, w szczególności deklarację ZUS DRA oraz odpowiednie raporty imienne, i opłaca składki na swój numer rachunku składkowego. Dla prywatnej osoby fizycznej będącej płatnikiem termin przekazania dokumentów rozliczeniowych i zapłaty składek przypada zasadniczo do 20. dnia następnego miesiąca. Jeżeli termin przypada w sobotę, niedzielę lub święto, przesuwa się na następny dzień roboczy.
Niedopełnienie obowiązków może skutkować koniecznością złożenia korekt, zapłatą zaległych składek wraz z odsetkami, wydaniem decyzji przez ZUS oraz odpowiedzialnością przewidzianą w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych.
Zawierasz umowę zlecenia z osobą fizyczną i nie wiesz, co z ZUS?
Opisz strony umowy, zakres czynności, wynagrodzenie i inne tytuły ubezpieczenia. Prawnik może ocenić obowiązek zgłoszenia i opłacania składek.
Wyślij sprawę do bezpłatnej wyceny ›Opisanie sprawy i wycena są bezpłatne • Dopiero później decydujesz, czy zamawiasz poradę
Student lub uczeń do 26 lat – ZUS a PIT
Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych uczeń szkoły ponadpodstawowej lub student przed ukończeniem 26 lat nie podlega z tytułu umowy zlecenia obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. W praktyce z takiej umowy nie jest również zgłaszany do ubezpieczenia zdrowotnego.
Zleceniodawca powinien jednak sprawdzić, czy zleceniobiorca rzeczywiście posiada wymagany status. Utrata statusu ucznia lub studenta albo ukończenie 26 lat może spowodować powstanie obowiązku ubezpieczeń od odpowiedniej daty.
Zwolnienia ze składek ZUS nie należy utożsamiać z ulgą dla młodych w PIT. Są to odrębne regulacje. Brak składek przy umowie z uczniem lub studentem do 26 lat nie oznacza automatycznie, że wynagrodzenie jest zwolnione z podatku dochodowego.
Ulga dla młodych obejmuje tylko przychody z tytułów wymienionych w ustawie o PIT. W przypadku zlecenia dotyczy przede wszystkim umów zawartych z przedsiębiorcą, osobą prawną lub jednostką organizacyjną, właścicielem albo zarządcą wynajmowanej nieruchomości w zakresie jej obsługi oraz przedsiębiorstwem w spadku. Zwykłe zlecenie między dwiema osobami prywatnymi, rozliczane jako przychód z innych źródeł, zasadniczo nie korzysta z ulgi dla młodych.
Jak rozliczyć PIT przy zleceniu od osoby prywatnej?
Umowa zlecenia między osobami prywatnymi PIT jest rozliczana inaczej niż typowe zlecenie zawarte z przedsiębiorcą. Jeżeli zleceniodawca nie prowadzi działalności gospodarczej, nie działa w ramach przedsiębiorstwa w spadku ani jako właściciel, posiadacz, zarządca lub administrator wynajmowanej nieruchomości w związku z jej obsługą, zasadniczo nie jest płatnikiem podatku dochodowego od wypłacanego wynagrodzenia.
Oznacza to, że prywatny zleceniodawca co do zasady:
- nie oblicza i nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy,
- nie wpłaca zaliczki do urzędu skarbowego,
- nie wystawia zleceniobiorcy informacji PIT-11,
- nie sporządza deklaracji PIT-4R z tytułu takiej wypłaty.
Zleceniobiorca sam odpowiada za rozliczenie przychodu w PIT. Przy zwykłym, jednorazowym zleceniu wykonanym na rzecz prywatnej osoby wynagrodzenie należy co do zasady wykazać w zeznaniu PIT-36 w części przeznaczonej dla innych źródeł. Podstawą rozliczenia mogą być umowa, rachunek, potwierdzenie przelewu, pokwitowanie wypłaty oraz własna ewidencja otrzymanych kwot.
Przychodu takiego nie należy automatycznie zaliczać do działalności wykonywanej osobiście. Art. 13 pkt 8 ustawy o PIT obejmuje przychody z umów zlecenia i umów o dzieło uzyskiwane od podmiotów wymienionych w tym przepisie, między innymi od przedsiębiorcy, osoby prawnej, jednostki organizacyjnej, właściciela lub zarządcy wynajmowanej nieruchomości w zakresie usług związanych z tą nieruchomością oraz przedsiębiorstwa w spadku.
Jeżeli zleceniodawcą jest przedsiębiorca albo inny ustawowy płatnik, wynagrodzenie jest zasadniczo kwalifikowane jako działalność wykonywana osobiście. Płatnik pobiera wówczas zaliczkę i przekazuje zleceniobiorcy informację podatkową. Zasady postępowania w razie problemów z takim dokumentem opisuje artykuł o skutkach nieotrzymania PIT-11.
Pani Ewa zapłaciła sąsiadce 500 zł za jednorazowe posprzątanie prywatnego mieszkania. Żadna z kobiet nie prowadzi działalności gospodarczej, a mieszkanie nie jest lokalem wynajmowanym. Pani Ewa nie pobiera zaliczki i nie wystawia PIT-11. Sąsiadka wykazuje otrzymane 500 zł w PIT-36 jako przychód z innych źródeł.
Inne źródła, działalność nierejestrowana czy firma – tabela
To, że strony nazwały dokument umową zlecenia, nie przesądza jeszcze o źródle przychodu. Trzeba uwzględnić status zleceniodawcy, sposób wykonywania czynności, ich częstotliwość i zorganizowanie oraz to, czy zleceniobiorca świadczy usługi w ramach własnej aktywności zarobkowej.
| Sytuacja | Źródło przychodu | Rozliczenie | PIT-11 |
|---|---|---|---|
| Jednorazowe zlecenie między dwiema osobami prywatnymi | Inne źródła | Zleceniobiorca wykazuje przychód w PIT-36 | Nie |
| Zlecenie dla przedsiębiorcy lub innego podmiotu wskazanego w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT | Działalność wykonywana osobiście | Płatnik pobiera zaliczkę, a podatnik rozlicza przychód według informacji podatkowej | Zasadniczo tak |
| Usługi wykonywane w sposób zorganizowany w ramach działalności nierejestrowanej | Działalność nierejestrowana | PIT-36 w części dotyczącej działalności nierejestrowanej | Nie |
| Usługi świadczone w ramach działalności gospodarczej zleceniobiorcy | Pozarolnicza działalność gospodarcza | Rozliczenie zgodnie z formą opodatkowania firmy | Nie |
Działalność nierejestrowana może być właściwą kwalifikacją, gdy czynności są podejmowane we własnym imieniu, mają charakter zarobkowy i powtarzalny, ale osoba wykonująca usługi spełnia wszystkie ustawowe warunki, w tym warunek dotyczący limitu przychodu należnego. Szczegółowe zasady opisuje artykuł o działalności nierejestrowanej i jej opodatkowaniu.
Jeżeli aktywność ma cechy działalności gospodarczej, jest wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły, a warunki działalności nierejestrowanej nie są spełnione, może powstać obowiązek rejestracji firmy. Każdy przypadek wymaga oceny rzeczywistego sposobu działania, a nie wyłącznie nazwy zawieranych umów.
Przykłady
Poniższe sytuacje pokazują, że skutki umowy zależą zarówno od statusu zleceniobiorcy, jak i od charakteru wykonywanych czynności.
Pan Adam zlecił sąsiadowi regularne koszenie trawnika przez cztery miesiące. Sąsiad nie jest studentem, nie ma etatu ani innego tytułu do ubezpieczeń. Pan Adam, mimo że nie prowadzi firmy, powinien ustalić obowiązek ubezpieczeń, zgłosić sąsiada do ZUS i rozliczać należne składki. Podatkowo nie pobiera jednak zaliczki ani nie wystawia PIT-11, a sąsiad rozlicza wynagrodzenie w PIT-36.
Pani Joanna zawarła umowę z 22-letnią studentką na udzielanie korepetycji jej córce. Studentka zachowuje status studenta i nie ukończyła 26 lat, dlatego zlecenie zasadniczo nie powoduje obowiązku ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego. Nie oznacza to jednak automatycznie zwolnienia z PIT. Ponieważ zleceniodawczyni działa prywatnie, wynagrodzenie studentki zasadniczo nie korzysta z ulgi dla młodych i powinno zostać wykazane w PIT-36 jako inne źródła.
Pani Marta regularnie oferuje sprzątanie mieszkań wielu klientom, sama ustala cennik, reklamuje usługi i prowadzi kalendarz zleceń. Poszczególne umowy są zawierane z osobami prywatnymi, ale całokształt działań ma charakter zorganizowany i powtarzalny. Przychodów nie należy automatycznie rozliczać jako pojedynczych wpływów z innych źródeł. Trzeba sprawdzić, czy spełnione są warunki działalności nierejestrowanej, a po ich przekroczeniu – działalności gospodarczej.
FAQ
Czy osoba prywatna może zawrzeć umowę zlecenia z inną osobą prywatną?
Tak. Przepisy nie wymagają, aby którakolwiek ze stron była przedsiębiorcą. Trzeba jednak osobno ustalić obowiązki wobec ZUS oraz sposób rozliczenia podatku dochodowego.
Czy prywatny zleceniodawca musi zgłosić zleceniobiorcę do ZUS?
Tak, jeżeli zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom z tej umowy. Prywatny zleceniodawca może być płatnikiem składek i odpowiadać za zgłoszenie na ZUS ZUA albo ZUS ZZA, dokumenty rozliczeniowe oraz zapłatę składek.
Czy osoba prywatna wystawia PIT-11 zleceniobiorcy?
Zasadniczo nie. Przy zwykłym zleceniu zawartym poza działalnością gospodarczą prywatny zleceniodawca nie pobiera zaliczki, nie wystawia PIT-11 i nie sporządza PIT-4R. Przychód rozlicza sam zleceniobiorca.
Gdzie wykazać zlecenie od osoby prywatnej?
Jednorazowe wynagrodzenie za usługę wykonaną dla prywatnej osoby należy co do zasady wykazać w PIT-36 jako przychód z innych źródeł. Inna kwalifikacja może być właściwa, gdy czynności są wykonywane w ramach działalności nierejestrowanej lub gospodarczej.
Czy student do 26 lat płaci PIT od prywatnego zlecenia?
Brak składek ZUS nie przesądza o zwolnieniu podatkowym. Zwykłe zlecenie od prywatnej osoby, rozliczane jako inne źródła, zasadniczo nie jest objęte ulgą dla młodych, dlatego wynagrodzenie trzeba uwzględnić w PIT-36.
Czy można nazwać regularne usługi jednorazowym zleceniem?
Sama nazwa umowy nie decyduje o kwalifikacji. Jeżeli usługi są świadczone stale, w sposób zorganizowany i zarobkowy, mogą stanowić działalność nierejestrowaną albo działalność gospodarczą.
Podsumowanie
Umowa zlecenia między osobami fizycznymi jest dopuszczalna, lecz może powodować istotne obowiązki formalne. Jeżeli zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom, prywatny zleceniodawca może stać się płatnikiem składek, zgłosić go do ZUS, składać dokumenty rozliczeniowe oraz opłacać składki.
Rozliczenie PIT przebiega odmiennie. Przy zwykłym zleceniu między dwiema osobami prywatnymi zleceniodawca zasadniczo nie pobiera zaliczki oraz nie wystawia PIT-11. Zleceniobiorca wykazuje otrzymane wynagrodzenie w PIT-36 jako przychód z innych źródeł. Jeżeli usługi są powtarzalne i zorganizowane, trzeba jednak sprawdzić, czy przychód nie powinien zostać rozliczony jako działalność nierejestrowana albo działalność gospodarcza.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›
Wycena zwykle w ciągu 1 godziny
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Źródła:
1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
3. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
4. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców – Dz.U. 2018 poz. 646
5. Informacje ZUS dotyczące zgłaszania zleceniobiorców, dokumentów ZUS ZUA, ZUS ZZA i ZUS ZWUA oraz terminów rozliczania składek – zus.pl
6. Informacje Ministerstwa Finansów dotyczące dochodów z umów zlecenia, PIT-36, przychodów z innych źródeł i ulgi dla młodych – podatki.gov.pl
