Czy umowa zawarta przez telefon lub ustnie jest ważna?

Masz podobny problem prawny?

Opisz sprawę i otrzymaj wycenę porady od prawnika. Samo zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.

Wycena zwykle w ciągu 1 godziny • Pracujemy 7 dni w tygodniu

Czy umowa zawarta przez telefon jest ważna?

Tak, umowa zawarta przez telefon, podobnie jak umowa przez Internet, może być ważna, jeżeli strony złożyły zgodne oświadczenia woli i ustaliły najważniejsze elementy umowy, np. przedmiot świadczenia, cenę, termin wykonania, czas trwania i sposób płatności. Odrębnym problemem jest błąd przy zawieraniu umowy, gdy strona złożyła oświadczenie woli, ale mylnie oceniła istotne okoliczności transakcji.

W praktyce trzeba jednak odróżnić zwykłą rozmowę telefoniczną od umowy zawieranej na odległość z konsumentem. Jeżeli przedsiębiorca proponuje konsumentowi zawarcie umowy przez telefon, musi na początku rozmowy poinformować o celu kontaktu oraz podać dane pozwalające go zidentyfikować. Następnie powinien przekazać konsumentowi wymagane informacje, m.in. o głównych cechach świadczenia, cenie, kosztach, czasie trwania umowy, sposobie zapłaty, prawie odstąpienia oraz procedurze reklamacyjnej.

W przypadku konsumenta istotne znaczenie mają przepisy ustawy o prawach konsumenta. Jeżeli przedsiębiorca proponuje zawarcie umowy przez telefon, ma obowiązek potwierdzić treść proponowanej umowy na papierze lub innym trwałym nośniku. Oświadczenie konsumenta o zawarciu umowy jest skuteczne dopiero wtedy, gdy zostanie utrwalone na papierze lub innym trwałym nośniku po otrzymaniu potwierdzenia od przedsiębiorcy.

W praktyce oznacza to, że samo wypowiedzenie słowa „tak” w rozmowie telefonicznej nie zawsze wystarczy do skutecznego związania konsumenta umową. Duże znaczenie ma to, kto wyszedł z propozycją zawarcia umowy, jakie informacje przekazano w rozmowie i czy późniejsza akceptacja konsumenta została utrwalona w wymagany sposób.

Czy umowa ustna jest ważna?

Umowa ustna w większości przypadków jest ważna. Wynika to z art. 60 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie ujawniające ją w sposób dostateczny. Oświadczenie woli można więc złożyć ustnie, telefonicznie, mailowo, SMS-em, przez formularz online albo przez inne jednoznaczne zachowanie.

Podstawą jest również zasada swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Strony mogą ułożyć stosunek prawny według własnego uznania, o ile jego treść lub cel nie sprzeciwiają się ustawie, naturze stosunku prawnego ani zasadom współżycia społecznego.

Nie każdą umowę można jednak skutecznie zawrzeć ustnie. Przykładowo sprzedaż nieruchomości wymaga aktu notarialnego. Jeżeli ustawa zastrzega daną formę pod rygorem nieważności, jej niezachowanie powoduje, że umowa nie wywoła zamierzonych skutków prawnych.

Jak szybko sprawdzić, czy umowa ustna lub telefoniczna może być ważna?

Przed oceną, czy druga strona może domagać się zapłaty albo wykonania umowy, warto przejść przez kilka podstawowych pytań.

Jeżeli odpowiedź na kilka z tych pytań jest negatywna, może to oznaczać, że umowa nie została skutecznie zawarta albo że jej treść będzie trudna do udowodnienia.

Forma umowy: pisemna, dokumentowa, elektroniczna i akt notarialny

Przy ocenie ważności umowy trzeba sprawdzić, czy przepisy wymagają określonej formy. W prawie cywilnym występuje m.in. forma pisemna, dokumentowa, elektroniczna, forma z podpisem notarialnie poświadczonym oraz akt notarialny.

Forma dokumentowa polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem może być np. e-mail, SMS, wiadomość w komunikatorze, plik PDF, nagranie albo inny nośnik informacji.

Jeżeli forma została zastrzeżona tylko dla celów dowodowych, jej niezachowanie zwykle nie powoduje nieważności umowy, ale może utrudnić udowodnienie jej zawarcia i treści. Jeżeli natomiast ustawa wymaga formy szczególnej pod rygorem nieważności, umowa zawarta ustnie nie będzie skuteczna.

Umowa ustna a umowa telefoniczna – jaka jest różnica?

Umowa telefoniczna jest zwykle odmianą umowy ustnej, ale często jest też umową zawieraną na odległość. Ma to szczególne znaczenie, gdy jedną stroną jest przedsiębiorca, a drugą konsument.

Przy zwykłej umowie ustnej strony mogą spotkać się osobiście i od razu ustalić warunki, np. przy drobnej usłudze, naprawie albo sprzedaży rzeczy. Przy umowie telefonicznej konsument podejmuje decyzję bez bezpośredniego kontaktu z przedsiębiorcą, dlatego przepisy nakładają na przedsiębiorcę dodatkowe obowiązki.

Warto też odróżnić sytuację konsumenta od sytuacji przedsiębiorcy. Konsument korzysta z ochrony przewidzianej w ustawie o prawach konsumenta. Przedsiębiorca zawierający umowę w ramach działalności gospodarczej co do zasady nie ma takiej samej ochrony, chyba że chodzi o osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą i umowę niemającą dla niej charakteru zawodowego.

Jakie warunki należy spełnić, aby umowa telefoniczna z konsumentem była skuteczna?

Przedsiębiorca musi jasno poinformować konsumenta o celu rozmowy, swojej tożsamości, głównych cechach świadczenia, łącznej cenie, kosztach dodatkowych, sposobie i terminie zapłaty, czasie trwania umowy, zasadach jej wypowiedzenia oraz prawie odstąpienia od umowy.

Jeżeli przedsiębiorca proponuje konsumentowi zawarcie umowy przez telefon, samo „tak” wypowiedziane w rozmowie nie zawsze wystarczy. Przedsiębiorca ma obowiązek potwierdzić treść proponowanej umowy na papierze albo innym trwałym nośniku, a konsument powinien złożyć swoje oświadczenie dopiero po otrzymaniu takiego potwierdzenia.

Trwałym nośnikiem może być np. papier, e-mail, SMS, plik PDF albo inna forma, która pozwala przechować informacje i odtworzyć je w niezmienionej postaci. Dzięki temu konsument może później sprawdzić, jakie warunki rzeczywiście zaakceptował.

Trzeba też odróżnić dwa obowiązki. Pierwszy dotyczy potwierdzenia treści proponowanej umowy, zanim oświadczenie konsumenta będzie skuteczne. Drugi dotyczy potwierdzenia samego zawarcia umowy na odległość, które przedsiębiorca powinien przekazać konsumentowi w rozsądnym czasie po zawarciu umowy, najpóźniej przy dostarczeniu rzeczy albo przed rozpoczęciem świadczenia usługi.

Przedsiębiorca na prawach konsumenta a umowa przez telefon

Osobną kategorią jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która zawiera umowę bezpośrednio związaną z działalnością, ale niemającą dla niej charakteru zawodowego. W takim przypadku może korzystać z części ochrony przewidzianej dla konsumentów.

Przykładowo grafik komputerowy kupujący specjalistyczne oprogramowanie do projektowania może być oceniany inaczej niż ten sam grafik zamawiający przez telefon ekspres do kawy do biura. W pierwszym przypadku umowa może mieć charakter zawodowy, a w drugim niekoniecznie.

Dlatego przy jednoosobowej działalności gospodarczej nie wystarczy automatycznie stwierdzić: „to przedsiębiorca, więc nie ma prawa odstąpienia”. Trzeba sprawdzić, czy konkretna umowa wynikała z zawodowego charakteru działalności tej osoby, w szczególności na podstawie wpisu w CEIDG i rzeczywistego celu zawarcia umowy.

Odstąpienie od umowy zawartej przez telefon

Konsument, który zawarł umowę na odległość, w tym przez telefon, co do zasady może skorzystać z odstąpienia od umowy w terminie 14 dni bez podawania przyczyny. Termin ten liczy się najczęściej od dnia otrzymania rzeczy, a przy usługach – od dnia zawarcia umowy.

Przedsiębiorca ma obowiązek poinformować konsumenta o prawie odstąpienia i przekazać wzór formularza odstąpienia. Jeżeli tego nie zrobi, prawo odstąpienia wygasa dopiero po upływie 12 miesięcy od końca podstawowego 14-dniowego terminu. Jeżeli przedsiębiorca przekaże informację później, termin na odstąpienie upływa po 14 dniach od jej otrzymania przez konsumenta.

Odstąpienie najlepiej złożyć w sposób możliwy do udowodnienia, np. e-mailem, listem poleconym albo przez formularz udostępniony przez przedsiębiorcę. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.

Kiedy konsument nie może odstąpić od umowy?

Prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość ma wyjątki. Konsument nie zawsze może odstąpić m.in. od umowy o usługę wykonaną w pełni za jego wyraźną i uprzednią zgodą, jeżeli został poinformowany o utracie prawa odstąpienia po spełnieniu świadczenia.

Wyjątki mogą dotyczyć również rzeczy wykonanych według specyfikacji konsumenta, rzeczy szybko psujących się, zapieczętowanych nagrań lub programów po otwarciu opakowania, niektórych usług hotelarskich, transportowych, rekreacyjnych i wydarzeń z oznaczonym terminem. Każdorazowo trzeba sprawdzić konkretny rodzaj umowy.

Jeżeli konsument zażądał rozpoczęcia wykonywania usługi przed upływem terminu na odstąpienie, a potem odstąpił od umowy, może być zobowiązany do zapłaty za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia.

Czy umowa telefoniczna jest wiążąca?

Prawidłowo zawarta umowa telefoniczna jest wiążąca. Strony powinny wykonać ją zgodnie z uzgodnionymi warunkami. Jeżeli jedna ze stron nie wykonuje obowiązków, druga może dochodzić swoich praw, np. zapłaty, wykonania usługi, wydania rzeczy, odszkodowania albo rozwiązania umowy.

W praktyce problemem bywa nie sama ważność umowy, lecz udowodnienie jej treści. Jeżeli rozmowa nie została nagrana, a potwierdzenie warunków nie zostało przesłane na trwałym nośniku, strony mogą spierać się o to, co rzeczywiście ustaliły.

Przydatne mogą być: e-maile, SMS-y, wiadomości z komunikatorów, potwierdzenia przelewów, faktury, zamówienia, regulaminy, nagrania rozmów, zeznania świadków i dokumenty potwierdzające częściowe wykonanie umowy.

Umowa ustna a brak płatności

Jeżeli jedna ze stron nie płaci po zawarciu umowy ustnej, druga strona może dochodzić roszczeń, ale musi wykazać, że umowa została zawarta, jaka była jej treść oraz że świadczenie zostało wykonane albo stało się wymagalne.

Przy umowach ustnych warto jak najszybciej potwierdzić ustalenia e-mailem lub SMS-em, np. wskazując zakres usługi, wynagrodzenie, termin płatności i dane stron. Takie potwierdzenie może mieć później istotne znaczenie dowodowe.

Jeżeli kontrahent zaprzecza zawarciu umowy, należy zgromadzić wszystkie ślady współpracy: wiadomości, potwierdzenia przelewów, zdjęcia wykonanej pracy, protokoły, faktury, wezwania do zapłaty oraz dane świadków.

Co zrobić, gdy po rozmowie telefonicznej przyszła faktura?

Otrzymanie faktury po rozmowie telefonicznej nie zawsze oznacza, że umowa została skutecznie zawarta. Faktura może być jednym z dowodów w sprawie, ale sama w sobie nie przesądza jeszcze, że druga strona prawidłowo przyjęła odpłatną ofertę.

W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy w rozmowie rzeczywiście zaakceptowano konkretną usługę, cenę, czas trwania umowy i zasady płatności. Następnie trzeba ustalić, czy po rozmowie przesłano potwierdzenie warunków, regulamin, zamówienie albo nagranie oraz czy odbiorca faktury szybko zakwestionował te dokumenty.

Jeżeli uważasz, że umowy nie zawarto albo że faktura obejmuje usługę, której nie zamawiałeś, warto niezwłocznie wysłać pisemny sprzeciw. W piśmie można zażądać wskazania podstawy naliczenia opłaty, przesłania nagrania rozmowy, potwierdzenia zawarcia umowy i dokumentów, na które powołuje się wystawca faktury.

Umowa ustna między przedsiębiorcami

Przedsiębiorcy mogą zawierać umowy ustnie i telefonicznie na ogólnych zasadach. W ich przypadku szczególnie ważna jest staranność przy dokumentowaniu ustaleń, ponieważ brak pisemnej umowy może utrudnić wykazanie warunków współpracy.

W relacjach między przedsiębiorcami znaczenie może mieć także pismo potwierdzające zawarcie umowy. Jeżeli jedna strona niezwłocznie potwierdzi umowę w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo zawiera zmiany lub uzupełnienia niezmieniające istotnie treści umowy, strony mogą być związane treścią takiego potwierdzenia, chyba że druga strona niezwłocznie się sprzeciwi.

Dlatego przedsiębiorca powinien szybko reagować na przesłane potwierdzenia, faktury, zamówienia, regulaminy i wiadomości po rozmowie telefonicznej. Brak sprzeciwu może w określonych sytuacjach działać na jego niekorzyść.

Umowa zawarta przez telefon między przedsiębiorcami

Przy umowach telefonicznych między przedsiębiorcami nie stosuje się wielu mechanizmów ochronnych właściwych dla konsumentów. Przedsiębiorca nie może więc automatycznie powoływać się na 14-dniowe prawo odstąpienia przewidziane dla konsumentów.

Jeżeli podczas rozmowy telefonicznej przedsiębiorcy uzgodnią istotne postanowienia umowy, np. rodzaj usługi, wynagrodzenie, termin wykonania i sposób płatności, umowa może zostać uznana za zawartą. W razie sporu znaczenie będą miały nagranie rozmowy, korespondencja po rozmowie, faktura, potwierdzenie zamówienia albo częściowe wykonanie umowy.

Szczególną ostrożność warto zachować przy ofertach reklamowych, abonamentowych, katalogowych i marketingowych proponowanych przez telefon. W takich sprawach spór często dotyczy tego, czy przedsiębiorca rzeczywiście zaakceptował odpłatną usługę i czy osoba prowadząca rozmowę była uprawniona do zawarcia umowy.

Umowa ustna pożyczki

Umowa pożyczki może zostać zawarta ustnie, ale jeżeli jej wartość przekracza 1000 zł, Kodeks cywilny wymaga zachowania formy dokumentowej dla celów dowodowych.

Brak formy dokumentowej przy pożyczce powyżej 1000 zł nie oznacza automatycznie nieważności umowy, ale może spowodować trudności w sądzie. Dlatego warto zadbać przynajmniej o e-mail, SMS, potwierdzenie przelewu z odpowiednim tytułem albo prostą umowę dokumentową.

Przy pożyczkach szczególnie ważne jest wskazanie kwoty, terminu zwrotu, danych stron, ewentualnych odsetek oraz sposobu przekazania pieniędzy.

Jak udowodnić zawarcie umowy ustnej albo telefonicznej?

Najlepiej zgromadzić dowody pokazujące zarówno samo zawarcie umowy, jak i jej treść. Mogą to być wiadomości e-mail, SMS-y, korespondencja z komunikatorów, faktury, potwierdzenia płatności, nagrania rozmów, dokumenty wysyłkowe, zdjęcia, protokoły odbioru oraz zeznania świadków.

W sprawach konsumenckich istotne będzie również to, czy przedsiębiorca przekazał potwierdzenie proponowanej umowy na trwałym nośniku i czy konsument wyraził zgodę w sposób wymagany przez przepisy.

Jeżeli spór dotyczy dużej wartości, długiego okresu współpracy albo zobowiązań abonamentowych, warto nie ograniczać się do rozmowy telefonicznej. Bezpieczniej jest potwierdzić warunki w formie dokumentowej albo pisemnej.

FAQ

Podsumowanie

Umowa ustna lub telefoniczna może być ważna i wiążąca, jeżeli strony złożyły zgodne oświadczenia woli, ustaliły istotne warunki i przepisy nie wymagają szczególnej formy pod rygorem nieważności. W przypadku konsumentów zawierających umowę przez telefon szczególne znaczenie mają obowiązki informacyjne przedsiębiorcy, potwierdzenie warunków na trwałym nośniku oraz prawo odstąpienia od umowy.

W relacjach między przedsiębiorcami większe znaczenie ma szybka reakcja na potwierdzenia, faktury i dokumenty przesyłane po rozmowie. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej trzeba dodatkowo sprawdzić, czy umowa miała charakter zawodowy. Niezależnie od rodzaju stron, im większa wartość umowy i większe ryzyko sporu, tym bardziej warto utrwalić ustalenia w formie dokumentowej albo pisemnej.

Źródła:
1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta - Dz.U. 2014 poz. 827
3. UOKiK, Prawa konsumenta - telemarketing - pytania i odpowiedzi dotyczące umów zawieranych przez telefon