Rewolucja w przepisach dotyczących pracy zdalnej

• Autor: Joanna Korzeniewska

Nie jest tajemnicą, iż pod wieloma względami przepisy prawne nie nadążają za rzeczywistością i w wielu miejscach są przestarzałe. Tworzenie dobrych przepisów powinno trwać dłużej niż kilka dni i powinno być starannie przemyślane. Poza tym trzeba mieć pewność, że jakieś zjawisko nie jest jedynie czymś przemijającym. Również Kodeks pracy w wielu miejscach jest przestarzały i wymaga zmian. Ustawodawca wziął się więc za nowelizację przepisów dotyczących pracy zdalnej. Epidemia COVID-19 sprawiła, że praca zdalna stała się bardzo popularna, gdyż występowały problemy z obecnością pracowników w miejscu pracy, a także często kierowano ich na kwarantannę. Wielu pracownikom spodobała się praca zdalna i nie wszyscy chętnie wracają do biura, o ile praca jest możliwa w domu.

Praca zdalna a telepraca

Od dawna już w Kodeksie pracy istniała instytucja telepracy, która jednak nie była zbyt popularna i nie cieszyła się wielkim zainteresowaniem. Czym się różniła od pracy zdalnej? Otóż przez telepracę rozumiano regularne wykonywanie pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Pracownik przekazywał wyniki pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej, chyba że strony ustaliły inny sposób przekazywania wyników pracy, gdyż pozostawiono tutaj pewną elastyczność. Pracodawca miał prawo kontrolować pracownika wykonującego telepracę. Zakres takiej kontroli określał (nadal obowiązujący) art. 67¹⁴ § 2 Kodeksu pracy:

„§ 2. Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę:

1) wykonywania pracy,

2) w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji,

3) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
– za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.”

Co ważne, taka kontrola nie mogła naruszać prawa do prywatności pracownika ani jego domowników. Telepracownika należało traktować w taki sam sposób jak pozostałych pracowników, dlatego należało zagwarantować mu dostęp do zakładu pracy, korzystanie z pomieszczeń i urządzeń, możliwość spotykania się z pozostałymi zatrudnionymi.

Trzeba podkreślić, że pracownik musiał wyrazić zgodę na wykonywanie telepracy i pracodawca był zobowiązany indywidualnie ustalić z nim warunki jej wykonywania. Obowiązujące przepisy uwzględniały możliwość złożenia przez pracownika wniosku o telepracę i udzielenia stosownej zgody przez pracodawcę.

Inaczej stało się w przypadku pracy zdalnej wprowadzonej wraz z rozprzestrzenianiem się wirusa. Intencją nadrzędną jej wprowadzenia była walka z epidemią poprzez ograniczenie możliwości jego transmisji. Dlatego ustawodawca ułatwił pracodawcom życie, dając możliwość skierowania pracowników do pracy w trybie zdalnym i zarazem zwalniając z obowiązku uzyskania na to ich zgody. Według tych przepisów pracownik może odmówić, ale musi liczyć się z konsekwencjami, ponieważ polecenie pracy zdalnej jest traktowane jak polecenie służbowe, a więc odmowa jego wykonania w pewnych okolicznościach może skutkować zwolnieniem z pracy. Przy telepracy nie określono konkretnie kwestii zapewnienia pracownikowi odpowiedniego sprzętu i materiałów, a przy pracy zdalnej – pracodawca ma wprawdzie taki obowiązek, ale nie wskazano żadnych szczegółów.

W przepisach wprowadzonych w czasie pandemii dotyczących pracy zdalnej nie określono wielu istotnych kwestii, takich jak: ubezpieczenie sprzętu, ekwiwalent za korzystanie przez pracownika z własnego sprzętu, zapewnienie pomocy technicznej i serwisu, kontrola co do używania powierzonego sprzętu. Dlatego rzeczywiście przepisy o pracy zdalnej wymagały doprecyzowania.

Obecne regulacje dotyczące pracy zdalnej

Pojęcie pracy zdalnej zostało wprowadzone w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Przepisy te są jednak dość ogólne. Na ich podstawie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po jego ustaniu pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy poza zakładem pracy. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Narzędzia, materiały do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną zapewnia pracodawca.

Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jeśli pracodawca wyda takie polecenie, pracownik powinien sporządzać ewidencję wykonanych czynności. Zakończenie pracy zdalnej również jest całkowicie zależne od pracodawcy, który może w każdej chwili cofnąć polecenie jej wykonywania.

Ustawa ta uchwalana była na szybko, co jest widoczne, gdyż nie uregulowano wielu różnych kwestii, między innymi co w przypadku braku zgody na pracę zdalną albo czy pracownikowi używającemu własnego sprzętu przysługuje jakaś rekompensata, ekwiwalent i co z pomocą techniczną.

Nowelizacja Kodeksu pracy odnośnie pracy zdalnej

Wielu pracowników i niektórzy pracodawcy polubili pracę zdalną. W związku z tym ustawodawca zdecydował się na uregulowanie możliwości pracy zdalnej również i po zakończeniu stanu zagrożenia epidemicznego. W myśl nowych regulacji pracodawca będzie mieć obowiązek w pewnych sytuacjach uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną. To m.in. sytuacje, gdy:

• pracownica jest w ciąży,
• pracownica wychowuje dziecko przed ukończeniem 4. roku życia,
• pracownik sprawujące opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności.

Jeśli jednak pracodawca uzna, że nie ma odpowiednich warunków do wykonywania pracy zdalnej, wówczas powinien powiadomić o tym pracownika na piśmie w terminie 7 dni. Trzeba też podkreślić, że w większości przypadków pracodawca wcale nie będzie musiał zgadzać się na wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej, a jedynie we wskazanych wyżej przypadkach taki wniosek powinien uwzględniać.

Pracodawca będzie mógł polecić wykonywanie pracy w sposób zdalny w trakcie obowiązywania:

• stanu nadzwyczajnego,
• stanu zagrożenia epidemicznego,
• stanu epidemii,
• w okresie, w którym z powodu siły wyższej nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy.

Jest tu pewien haczyk – polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę będzie możliwe, gdy przed jego wydaniem pracownik złoży oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w takim trybie.

Na pracodawcy ciążyć będą następujące obowiązki:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi do pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do jej wykonywania;
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych do jej wykonywania szkoleń i pomocy technicznej;
• pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
• pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w porozumieniu lub poleceniu.

W projekcie ustawy zawarto również możliwość używania przez pracownika pracującego w trybie zdalnym prywatnych narzędzi pracy (np. komputera), o ile obie strony stosunku pracy tak ustalą i pod warunkiem, że te prywatne urządzenia i narzędzia będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Trudno jest na razie określić, czy praca zdalna stanie się częścią polskiego rynku pracy, który jest pod wieloma względami dość tradycyjny. Pracodawcy często wolą mieć kontrolę nad pracownikami i wiedzieć, co oni robią. Z kolei wielu pracowników obecnie zwraca uwagę na to, czy pracodawca dopuszcza pracę zdalną lub choćby hybrydowy model pracy. Ustawodawca wyszedł tym oczekiwaniom naprzeciw. Trudno jednak na razie wyrokować, jaki ostateczny kształt przybiorą przepisy, ale większość proponowanych założeń prawdopodobnie zostanie uwzględniona w ustawie.