Mamy 12 503 opinii naszych Klientów

Rewolucja w przepisach dotyczących pracy zdalnej

Nie jest tajemnicą, iż pod wieloma względami przepisy prawne nie nadążają za rzeczywistością i w wielu miejscach są przestarzałe. Tworzenie dobrych przepisów powinno trwać dłużej niż kilka dni i powinno być starannie przemyślane. Poza tym trzeba mieć pewność, że jakieś zjawisko nie jest jedynie czymś przemijającym. Również Kodeks pracy w wielu miejscach jest przestarzały i wymaga zmian. Ustawodawca wziął się więc za nowelizację przepisów dotyczących pracy zdalnej. Epidemia COVID-19 sprawiła, że praca zdalna stała się bardzo popularna, gdyż występowały problemy z obecnością pracowników w miejscu pracy, a także często kierowano ich na kwarantannę. Wielu pracownikom spodobała się praca zdalna i nie wszyscy chętnie wracają do biura, o ile praca jest możliwa w domu.

Rewolucja w przepisach dotyczących pracy zdalnej

Praca zdalna a telepraca

Od dawna już w Kodeksie pracy istniała instytucja telepracy, która jednak nie była zbyt popularna i nie cieszyła się wielkim zainteresowaniem. Czym się różniła od pracy zdalnej? Otóż przez telepracę rozumiano regularne wykonywanie pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Pracownik przekazywał wyniki pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej, chyba że strony ustaliły inny sposób przekazywania wyników pracy, gdyż pozostawiono tutaj pewną elastyczność. Pracodawca miał prawo kontrolować pracownika wykonującego telepracę. Zakres takiej kontroli określał (nadal obowiązujący) art. 6714 § 2 Kodeksu pracy:

„§ 2. Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę:

1) wykonywania pracy,

2) w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji,

3) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
– za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.”

Co ważne, taka kontrola nie mogła naruszać prawa do prywatności pracownika ani jego domowników. Telepracownika należało traktować w taki sam sposób jak pozostałych pracowników, dlatego należało zagwarantować mu dostęp do zakładu pracy, korzystanie z pomieszczeń i urządzeń, możliwość spotykania się z pozostałymi zatrudnionymi.

Trzeba podkreślić, że pracownik musiał wyrazić zgodę na wykonywanie telepracy i pracodawca był zobowiązany indywidualnie ustalić z nim warunki jej wykonywania. Obowiązujące przepisy uwzględniały możliwość złożenia przez pracownika wniosku o telepracę i udzielenia stosownej zgody przez pracodawcę.

Masz problem prawny? Kliknij tutaj i zapytaj prawnika ›

Inaczej stało się w przypadku pracy zdalnej wprowadzonej wraz z rozprzestrzenianiem się wirusa. Intencją nadrzędną jej wprowadzenia była walka z epidemią poprzez ograniczenie możliwości jego transmisji. Dlatego ustawodawca ułatwił pracodawcom życie, dając możliwość skierowania pracowników do pracy w trybie zdalnym i zarazem zwalniając z obowiązku uzyskania na to ich zgody. Według tych przepisów pracownik może odmówić, ale musi liczyć się z konsekwencjami, ponieważ polecenie pracy zdalnej jest traktowane jak polecenie służbowe, a więc odmowa jego wykonania w pewnych okolicznościach może skutkować zwolnieniem z pracy. Przy telepracy nie określono konkretnie kwestii zapewnienia pracownikowi odpowiedniego sprzętu i materiałów, a przy pracy zdalnej – pracodawca ma wprawdzie taki obowiązek, ale nie wskazano żadnych szczegółów.

W przepisach wprowadzonych w czasie pandemii dotyczących pracy zdalnej nie określono wielu istotnych kwestii, takich jak: ubezpieczenie sprzętu, ekwiwalent za korzystanie przez pracownika z własnego sprzętu, zapewnienie pomocy technicznej i serwisu, kontrola co do używania powierzonego sprzętu. Dlatego rzeczywiście przepisy o pracy zdalnej wymagały doprecyzowania.

Potrzebujesz pomocy prawnika? Kliknij tutaj i opisz swój problem ›

WAŻNE!

Od dawna istniała możliwość wykonywania pracy poza zakładem pracy, zwana telepracą. Nie była ona tożsama z pracą zdalną, choć ma wiele cech wspólnych, różni się jednak w wielu względach.

Obecne regulacje dotyczące pracy zdalnej

Pojęcie pracy zdalnej zostało wprowadzone w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Przepisy te są jednak dość ogólne. Na ich podstawie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po jego ustaniu pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy poza zakładem pracy. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Narzędzia, materiały do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną zapewnia pracodawca.

Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jeśli pracodawca wyda takie polecenie, pracownik powinien sporządzać ewidencję wykonanych czynności. Zakończenie pracy zdalnej również jest całkowicie zależne od pracodawcy, który może w każdej chwili cofnąć polecenie jej wykonywania.

Ustawa ta uchwalana była na szybko, co jest widoczne, gdyż nie uregulowano wielu różnych kwestii, między innymi co w przypadku braku zgody na pracę zdalną albo czy pracownikowi używającemu własnego sprzętu przysługuje jakaś rekompensata, ekwiwalent i co z pomocą techniczną.

Kliknij tutaj i zapytaj prawnika online ›

WAŻNE!

Praca zdalna została wprowadzona w trybie dość nagłym w związku ze stanem zagrożenia epidemicznego i przepisy z nią związane są enigmatyczne, ogólnikowe i nie poruszają wielu kwestii organizacyjno-technicznych. Najważniejszy czynnik odróżniający telepracę od pracy zdalnej jest taki, iż pracodawca nie musi mieć zgody pracownika, aby skierować go do pracy w domu.

Nowelizacja Kodeksu pracy odnośnie pracy zdalnej

Wielu pracowników i niektórzy pracodawcy polubili pracę zdalną. W związku z tym ustawodawca zdecydował się na uregulowanie możliwości pracy zdalnej również i po zakończeniu stanu zagrożenia epidemicznego. W myśl nowych regulacji pracodawca będzie mieć obowiązek w pewnych sytuacjach uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną. To m.in. sytuacje, gdy:

  • pracownica jest w ciąży,
  • pracownica wychowuje dziecko przed ukończeniem 4. roku życia,
  • pracownik sprawujące opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności.

Jeśli jednak pracodawca uzna, że nie ma odpowiednich warunków do wykonywania pracy zdalnej, wówczas powinien powiadomić o tym pracownika na piśmie w terminie 7 dni. Trzeba też podkreślić, że w większości przypadków pracodawca wcale nie będzie musiał zgadzać się na wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej, a jedynie we wskazanych wyżej przypadkach taki wniosek powinien uwzględniać.

Pracodawca będzie mógł polecić wykonywanie pracy w sposób zdalny w trakcie obowiązywania:

  • stanu nadzwyczajnego,
  • stanu zagrożenia epidemicznego,
  • stanu epidemii,
  • w okresie, w którym z powodu siły wyższej nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy.

Jest tu pewien haczyk – polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę będzie możliwe, gdy przed jego wydaniem pracownik złoży oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w takim trybie.

WAŻNE!

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i związkami zawodowymi działającymi w zakładzie pracy. Jeśli ich nie ma, pracodawca powinien je ustalić w porozumieniu z pracownikiem.

Na pracodawcy ciążyć będą następujące obowiązki:

  • zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi do pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do jej wykonywania;
  • zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych do jej wykonywania szkoleń i pomocy technicznej;
  • pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
  • pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w porozumieniu lub poleceniu.

W projekcie ustawy zawarto również możliwość używania przez pracownika pracującego w trybie zdalnym prywatnych narzędzi pracy (np. komputera), o ile obie strony stosunku pracy tak ustalą i pod warunkiem, że te prywatne urządzenia i narzędzia będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Trudno jest na razie określić, czy praca zdalna stanie się częścią polskiego rynku pracy, który jest pod wieloma względami dość tradycyjny. Pracodawcy często wolą mieć kontrolę nad pracownikami i wiedzieć, co oni robią. Z kolei wielu pracowników obecnie zwraca uwagę na to, czy pracodawca dopuszcza pracę zdalną lub choćby hybrydowy model pracy. Ustawodawca wyszedł tym oczekiwaniom naprzeciw. Trudno jednak na razie wyrokować, jaki ostateczny kształt przybiorą przepisy, ale większość proponowanych założeń prawdopodobnie zostanie uwzględniona w ustawie.

Przykłady

 

Sytuacja Małgorzaty, pracownicy korporacji

Małgorzata jest matką dwójki małych dzieci i pracuje w dużej korporacji. Odkąd firma wprowadziła możliwość pracy zdalnej, jej życie zawodowe i rodzinne znacznie się poprawiło. Dzięki elastyczności, jaką oferuje praca z domu, Małgorzata może lepiej zarządzać swoim czasem – rozpoczyna pracę wcześniej rano, gdy dzieci jeszcze śpią, a przerwy wykorzystuje na spędzanie z nimi czasu lub załatwianie spraw domowych. To rozwiązanie pozwoliło jej na zachowanie równowagi między życiem zawodowym a osobistym, jednocześnie utrzymując wysoką produktywność.

 

Doświadczenie Jakuba, freelancera

Jakub od lat pracuje jako freelancer i jest przyzwyczajony do pracy zdalnej. Jednak nowelizacja przepisów dotyczących pracy zdalnej spowodowała, że jego zleceniodawcy są teraz lepiej przygotowani do zarządzania zdalnymi projektami. Wprowadzenie jasnych zasad dotyczących pracy zdalnej, takich jak obowiązek zapewnienia przez pracodawcę odpowiednich narzędzi pracy czy pokrywanie kosztów związanych z pracą zdalną, uczyniło współpracę z firmami bardziej przewidywalną i komfortową. Jakub docenia również większą ochronę swoich praw jako pracownika zdalnego.

 

Wyzwania Karoliny, właścicielki małej firmy

Karolina prowadzi małą firmę kreatywną i zdecydowała się na wprowadzenie modelu pracy zdalnej dla swoich pracowników. Choć początkowo obawiała się braku bezpośredniej kontroli nad wykonaniem zadań, nowelizacja przepisów i możliwość ustalenia jasnych reguł współpracy zdalnej pomogły jej w efektywnym zarządzaniu zespołem. Przepisy dotyczące pracy zdalnej pozwoliły jej na ustalenie zasad komunikacji, kontroli wykonania zadań i zapewnienia bezpieczeństwa danych firmowych. Dzięki temu zarówno Karolina, jak i jej zespół czują się pewniej w nowym środowisku pracy.

Podsumowanie

 

Nowelizacja przepisów dotyczących pracy zdalnej jest odpowiedzią na zmieniające się realia rynku pracy, które zostały przyspieszone przez pandemię COVID-19. Uregulowanie kwestii pracy zdalnej ma na celu nie tylko ochronę praw pracowniczych, ale również dostosowanie warunków pracy do nowych wyzwań, zapewniając jednocześnie elastyczność i bezpieczeństwo zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Wprowadzone zmiany mają potencjał, by znacząco wpłynąć na kulturę pracy, promując równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz podnosząc efektywność pracy zdalnej.

Oferta porad prawnych

 

Potrzebujesz wsparcia w zakresie nowych przepisów o pracy zdalnej? Skorzystaj z naszych porad prawnych online! Oferujemy również profesjonalną pomoc w przygotowywaniu pism i umów dostosowanych do aktualnych wymogów. Zapewniamy szybką i skuteczną pomoc, abyś mógł bezpiecznie nawigować przez nowe regulacje prawne. Aby skorzystać z naszych usług, opisz swój problem w formularzu pod artykułem.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.

Zapytaj prawnika - porady prawne online

Dlaczego warto?Numer telefonu pozwoli na kontakt
w przypadku podania nieprawidłowego emaila.
Otrzymasz SMS o wycenie i przygotowaniu
głównej odpowiedzi, a także w przypadku
problemów technicznych. Wiele razy podany
numer pomógł szybciej rozwiązać problem.

Zgadzam się na przesyłanie informacji handlowych przez administratora na podany e-mail zgodnie z ustawą z 18.07.02 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t. j. Dz. U. 2017 poz. 1219, z późn. zm.).

  Wycenę wyślemy do 1 godziny
* W dni robocze w godzinach od 7 do 20.
* W weekendy i święta do 2 godzin.

Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!
Pracujemy 7 dni w tygodniu

Joanna Korzeniewska

O autorze: Joanna Korzeniewska

Radca prawny, absolwentka prawa oraz europeistyki na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. Zdobywała doświadczenie w wielu firmach, zajmując się m.in. prawem budowlanym, prawem zamówień publicznych, regułami kontraktowymi FIDIC i prawem cywilnym....

>> więcej informacji o autorze