Odmowa wszczęcia postępowania przez organ administracji

• Marcin Sądej

Postępowanie administracyjne jest w większości przypadku wszczynane z urzędu lub na wniosek zainteresowanej strony. Trzeba jednak pamiętać, że w pewnych okolicznościach organ administracji ma prawo do odmowy wszczęcia postępowania. W poniższym artykule zajmiemy się analizą tego przypadku oraz postaramy się wskazać, w jaki sposób strona może poradzić sobie z tą sytuacją.

Wniosek o wszczęcie postępowania administracyjnego

W pierwszej jednak kolejności wypada odnieść się do samego wniosku o wszczęcie postępowania. Zgodnie z treścią Kodeksu postępowania administracyjnego (K.p.a.) powinien on bowiem zawierać kilka elementów obligatoryjnych.

Po pierwsze warto wskazać, że wniosek (podanie) o wszczęcie postępowania może zostać złożony pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej. Mamy zatem katalog bardzo wielu dopuszczalnych metod składania wniosków do organów administracji.

Art. 63 § 2 K.p.a. wskazuje, że podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Jak zatem widać, zakres elementów obowiązkowych nie jest obszerny, jednakże wymienione elementy muszą pojawić się we wniosku. Jeżeli bowiem wniosek nie spełnia wymagań, to organ administracji wezwie wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Natomiast w sytuacji, gdy we wniosku nie wskazano adresu osoby wnoszącej podanie i jednocześnie nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania.

Przyczyny odmowy wszczęcia postępowania przez organ administracji

Postępowanie administracyjne jest wszczynane z urzędu lub na żądanie strony. W przypadku złożenia wniosku datą wszczęcia jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. Co istotne, o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron należy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie.

Przechodząc do meritum sprawy, możemy wskazać, że w pewnych okolicznościach organ może odmówić osobie wszczęcia postępowania. Jak podaje art. 61a K.p.a., gdy żądanie zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z innych uzasadnionych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania.

W kontekście powyższego przepisu możemy zatem wyróżnić dwie przesłanki warunkujące odmowę wszczęcia postępowania.

Po pierwsze, jest to okoliczność wniesienia wniosku przez osobę niebędącą stroną. Z takim przypadkiem będziemy mieli do czynienia, gdy wnoszący nie ma zdolności prawnej (np. gdy podanie wnosi dziecko) lub dana osoba nie ma interesu prawnego w tej konkretnej sprawie (np. gdy ktoś wnosi o pozwolenie na budowę dla innej osoby).

Po drugie, odmowa wszczęcia postępowania ma miejsce w sytuacji zaistnienia innych uzasadnionych przyczyn uniemożliwiających prowadzenie postępowania. Jest to zwrot bardzo ogólny, jednak absolutnie nie oznacza on dowolności ze strony organu administracyjnego. Pamiętajmy, że w tym wariancie muszą istnieć uzasadnione przyczyny. Przykładowo możemy tu wskazać na brak możliwości załatwienia sprawy w toku postępowania administracyjnego. Jeżeli np. z treści złożonego wniosku wynika, że sprawa może zostać rozwiązana wyłącznie na drodze postępowania cywilnego (np. gdy dotyczy szkód budowlanych pomiędzy sąsiadami), to jest to przyczyna do odmowy wszczęcia postępowania przez organ administracji.

Podobnie wskazuje się, że okolicznością dającą prawo organowi do odmowy wszczęcia postępowania jest bezprzedmiotowość wniosku. Z takim przypadkiem będziemy mieli do czynienia np. gdy przedmiot wniosku w ogóle nie istnieje (np. gdy ktoś wnosi o pozwolenie na rozbiórkę budynku, który nie istnieje).

Kolejnym przykładem okoliczności powodującej odmowę wszczęcia jest fakt prowadzenia równoległego postępowania w tej samej sprawie lub też merytoryczne zakończenie sprawy decyzją ostateczną. Jeżeli przykładowo jeden z małżonków złoży wniosek, który wywoła skutek prawny w postaci wszczęcia postępowania, a po paru dniach drugi małżonek złoży w tej samej sprawie identyczny wniosek, to zostanie on odrzucony. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku spraw zakończonych decyzjami administracyjnymi. Osoba, która uzyskała pozwolenie na budowę i w tym samym zakresie złoży wniosek o wszczęcie postępowania, musi liczyć się z odmową ze strony organu administracyjnego.

Forma odmowy wszczęcia postępowania przez organ administracji

Odmowa wszczęcia postępowania następuje w drodze wydanego przez organ postanowienia. Jak wynika z art. 123 K.p.a. – postanowienia dotyczą poszczególnych kwestii wynikających w toku postępowania, lecz nie rozstrzygają o istocie sprawy. Z taką też sytuacją mamy do czynienia w tym wypadku, ponieważ postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania nie rozstrzyga w sposób merytoryczny sprawy, lecz wskazuje, że sama czynność procesowa, jaką jest złożenie wniosku o wszczęcie postępowania, jest nieuzasadniona.

Wskażmy też, że postanowienie powinno zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę jego wydania, oznaczenie strony lub stron albo innych osób biorących udział w postępowaniu, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, pouczenie, czy i w jakim trybie służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, oraz podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jego wydania lub, jeżeli postanowienie wydane zostało w formie dokumentu elektronicznego, powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Postanowienie powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, jeżeli służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego oraz gdy wydane zostało na skutek zażalenia na postanowienie.

Zażalenie na postanowienie o wszczęciu postępowania administracyjnego

Konsekwencją tego, że odmowa wszczęcia następuje w formie postanowienia, jest możliwość wniesienia zażalenia na to postanowienie.

Zażalenie wnosi się w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia postanowienia stronie.

Wprowadzenie do K.p.a. możliwości składania zażaleń na postanowienia w sprawie odmowy wszczęcia postępowania należy ocenić pozytywnie. Jest to uprawnienie strony szczególnie istotne i chroniące interes prawny w kontekście dość ogólnie zakreślonych przesłanek odmowy wszczęcia postępowania.

Możemy bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której organ administracji odmawia stronie wszczęcia postępowania z uwagi na rzekomy brak interesu prawnego. Strona powinna mieć możliwość formalnego przedstawienia stanu faktycznego i obrony swoich praw, co odbywa się właśnie w oparciu o instytucję zażalenia.

Przechodząc do podsumowania naszego dzisiejszego artykułu, możemy wskazać, że niewykluczone jest spotkanie się z odmową wszczęcia postępowania ze strony organu administracji, pomimo złożenia wniosku w tej sprawie. Trzeba przy tym pamiętać, jakie mogą być ewentualne podstawy takiego wniosku oraz w jaki sposób należy reagować.