Kto i kiedy musi mieć NIP?

• 2024-01-08
• Autor: Marcin Sądej

Każda osoba fizyczna posiada numer PESEL. W pewnych przypadkach osoby fizyczne są również zobowiązane do posiadania numeru NIP. Właśnie ta problematyka będzie przedmiotem naszej dzisiejszej analizy. Zastanowimy się bowiem, kto i w jakich okolicznościach musi posługiwać się NIP-em.

Do czego służy NIP?

NIP to skrót, pod którym kryje się Numer Identyfikacji Podatkowej. Jest to zatem numer służący przede wszystkim do identyfikowania danego podatnika pod kątem jego obowiązków podatkowych.

Trzeba jednak pamiętać, że NIP nie jest jedynym identyfikatorem podatkowym. Kwestie związane z tym zagadnieniem reguluje ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Tak też w art. 2 ust. 1 możemy przeczytać, że osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu.

W świetle powyższego przepisu możemy zatem stwierdzić, że każdy podmiot (zarówno osoba fizyczna, jak i np. spółka handlowa) będący podatnikiem musi posiadać identyfikator podatkowy. Przy czym, jak wskazuje art. 3 ust. 1 ww. ustawy, identyfikatorem podatkowym jest:

1. numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług;
2. NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu.

Podmioty zobowiązane do posiadania NIP

Z przywołanych już przepisów wynika, że numerem PESEL mogą posługiwać się wyłącznie podatnicy będący osobami fizycznymi, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, jak i nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT.

W tym miejscu warto wyjaśnić, że poszczególne ustawy podatkowe posługują się różnymi definicjami działalności gospodarczej, co oznacza, że inaczej ta kwestia jest rozumiana na gruncie podatku PIT, a inaczej w ramach podatku VAT. Różnice te najlepiej obrazuje przykład osoby wynajmującej swoje prywatne mieszkanie. W zakresie podatku PIT osoba taka nie prowadzi działalności gospodarczej, ponieważ uzyskuje przychody z tytułu najmu prywatnego. Natomiast już na gruncie podatku VAT taka osoba jest podatnikiem podatku VAT, ponieważ w sposób ciągły i dla celów zarobkowych wykorzystuje składnik majątku.

Jak stanowi art. 3a ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji, w przypadku gdy z odrębnych przepisów wynika obowiązek podawania NIP, obowiązek ten dotyczy wyłącznie podmiotów, które są obowiązane posiadać NIP na podstawie przepisów niniejszej ustawy.

W konsekwencji możemy zatem stwierdzić, że NIP mają obowiązek posiadać osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz osoby fizyczne podlegające zarejestrowaniu jako podatnik VAT.

Pozostałe grono osób może posługiwać się numerem PESEL. To oznacza, że osoba fizyczna uzyskująca dochody z umowy o pracę lub też dochody z umowy zlecenia nie musi występować o nadanie NIP. W takim przypadku identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL.

W dalszej kolejności przejdźmy do regulacji określających zakres obowiązku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego. Otóż w myśl art. 5 ustawy – podatnicy są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów.

Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych zawiera nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości oraz numer PESEL w przypadku osób fizycznych objętych tym rejestrem.

Zgłoszenie identyfikacyjne podatników będących osobami fizycznymi wykonujących działalność gospodarczą zawiera dodatkowo nazwę (firmę), adres stałego miejsca wykonywania działalności, o ile takie miejsce posiada, adresy dodatkowych miejsc wykonywania działalności, o ile takie miejsca posiada, numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany, organ ewidencyjny, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.

Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się na formularzu NIP-7 lub w momencie rejestracji działalności gospodarczej poprzez formularz CEIDG-1.

Warto także podkreślić, że zgłoszenia identyfikacyjnego nie dokonują podatnicy będący osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzący działalności gospodarczej lub niebędący zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług.

Pamiętajmy, że podatnicy, z wyłączeniem osób fizycznych objętych rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług, oraz płatnicy podatków podlegający obowiązkowi ewidencyjnemu są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie przewidzianym do złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji bądź oświadczenia, albo wraz z dokonaniem pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek (art. 6 ust. 1a ustawy).

Zasady nadawania NIP

Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji reguluje nie tylko zakres podmiotów zobowiązanych do uzyskania NIP, ale również procedurę nadawania NIP.

Nadanie NIP następuje przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników, zwanego dalej „CRP KEP”, po dokonaniu zgłoszenia identyfikacyjnego. Informacja w przedmiocie NIP jest przekazywana automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez CRP KEP odpowiednio do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej bezpośrednio po jego nadaniu, unieważnieniu, uchyleniu lub przywróceniu.

Naczelnik urzędu skarbowego wydaje potwierdzenie nadania NIP. W przypadku osób fizycznych objętych rejestrem PESEL potwierdzenie nadania NIP zawiera również numer PESEL. Potwierdzenie nadania NIP jest wydawane niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego.

Tematyka naszego dzisiejszego artykułu obejmowała obszerną odpowiedź na pytanie, kto musi posiadać NIP. Jak się okazuje, obowiązek ten nie dotyczy absolutnie każdej osoby fizycznej. Istotne jest jednak, że pewna grupa osób musi posługiwać się tym numerem w kontaktach z fiskusem. Pewnym zaskoczeniem może być, że nie zawsze będą to wyłącznie osoby prowadzące działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG. W razie wątpliwości warto przedstawiony problem skonsultować indywidualnie z właściwym specjalistą.

Źródła:
1. Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników - Dz.U. 1995 nr 142 poz. 702
2. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535