- Obowiązek używania kasy dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
- W 2026 r. podstawowy limit zwolnienia podmiotowego wynosi 20 000 zł, ale podatnik, który wcześniej utracił zwolnienie albo był zobowiązany do ewidencjonowania, co do zasady nie może po prostu wrócić do tego limitu.
- Niektóre towary i usługi, m.in. usługi prawnicze, doradztwo podatkowe, fryzjerskie, kosmetyczne, gastronomiczne czy naprawy pojazdów, są wyłączone ze zwolnień albo korzystają tylko ze szczególnych wyjątków.
- Wyrejestrowanie kasy wymaga zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym, odczytu pamięci fiskalnej z udziałem serwisanta oraz złożenia dokumentów do urzędu skarbowego zasadniczo w terminie 5 dni.
- Po zakończeniu pracy kasy w trybie fiskalnym nie wolno już prowadzić ewidencji sprzedaży przy użyciu tej kasy.
Kiedy trzeba mieć kasę fiskalną?
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jeżeli przedsiębiorca sprzedaje wyłącznie innym firmom i dokumentuje sprzedaż fakturami, co do zasady nie wchodzi w zakres tego obowiązku, ponieważ nie dokonuje sprzedaży na rzecz konsumentów ani rolników ryczałtowych.
Od tej zasady przewidziano zwolnienia określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, zmienionym w 2026 r. Rozporządzenie obowiązuje do 31 grudnia 2027 r. i przewiduje m.in. zwolnienia przedmiotowe dla określonych czynności oraz zwolnienia podmiotowe uzależnione od wartości sprzedaży.
Najczęściej spotykany limit zwolnienia wynosi 20 000 zł sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. U podatników rozpoczynających taką sprzedaż w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie do okresu jej wykonywania. Przy obliczaniu wartości sprzedaży nie uwzględnia się należnego VAT.
Czy można wrócić do zwolnienia po wcześniejszym używaniu kasy?
To jedna z najważniejszych praktycznych kwestii. Jeżeli przedsiębiorca miał już obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej albo utracił prawo do zwolnienia, nie zawsze może ponownie skorzystać z limitu 20 000 zł. Aktualne rozporządzenie przewiduje, że zwolnienia podmiotowego opartego na limicie nie stosuje się do podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym byli obowiązani do prowadzenia ewidencji albo przestali spełniać warunki do tego zwolnienia.
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca zawsze musi utrzymywać kasę do końca działalności. Rezygnacja może być uzasadniona, gdy po zmianie modelu biznesowego podatnik w ogóle nie dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych albo wykonuje wyłącznie czynności rzeczywiście objęte zwolnieniem przedmiotowym. Każdorazowo trzeba sprawdzić nie tylko limit, lecz także rodzaj sprzedawanych towarów i usług.
- usługi wyłączone ze zwolnień – część zawodów i usług wymaga szczególnej analizy przed rezygnacją z kasy.
- obowiązek terminala płatniczego – rezygnacja z kasy może mieć znaczenie dla obowiązku przyjmowania płatności instrumentem płatniczym.
Kiedy rezygnacja z kasy fiskalnej jest ryzykowna?
Rezygnacja jest ryzykowna przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorca nadal sprzedaje konsumentom towary albo usługi wyłączone ze zwolnień. Rozporządzenie wymienia wiele takich przypadków, m.in. dostawę gazu płynnego, części i akcesoriów do pojazdów, sprzętu komputerowego, elektroniki, nośników danych, alkoholu, wyrobów tytoniowych, perfum oraz wybranych towarów sprzedawanych przez urządzenia samoobsługowe. Po stronie usług wskazano m.in. przewóz osób, taksówki, naprawę pojazdów, wymianę opon, badania techniczne pojazdów, usługi medyczne świadczone przez lekarzy i dentystów, usługi prawnicze, doradztwo podatkowe, gastronomię, fryzjerstwo, kosmetykę, usługi rozrywkowe w określonym zakresie, myjnie oraz parkingi.
Niektóre z tych wyłączeń mają wyjątki. Przykładowo usługi prawnicze, medyczne lub doradztwa podatkowego mogą w określonych sytuacjach korzystać ze zwolnienia, jeżeli są świadczone wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, a zapłata i dokumentacja pozwalają prawidłowo zidentyfikować czynność. Trzeba jednak sprawdzić szczegółowe warunki z załącznika do rozporządzenia, ponieważ nie każda usługa online automatycznie zwalnia z kasy.
Chcesz zrezygnować z używania kasy fiskalnej?
Prawnik sprawdzi prawo do zwolnienia i model sprzedaży oraz pomoże przeprowadzić odczyt, zamknięcie pamięci i wyrejestrowanie kasy.
Wyślij sprawę do bezpłatnej wyceny ›Opisanie sprawy i wycena są bezpłatne • Dopiero później decydujesz, czy zamawiasz poradę
Odrębnej analizy wymaga też sprzedaż online a kasa. Wysyłkowy model sprzedaży może korzystać ze zwolnień tylko wtedy, gdy spełnione są warunki dotyczące m.in. zapłaty i dokumentacji pozwalającej jednoznacznie ustalić, jakiej czynności dotyczyła płatność.
Jakie obowiązki ma podatnik używający kasy?
Podatnik prowadzący ewidencję przy użyciu kasy musi prawidłowo wystawiać i wydawać paragony fiskalne, sporządzać raporty fiskalne, zapewniać właściwy stan techniczny urządzenia, przechowywać dokumenty oraz umożliwiać dostęp do danych z kasy. Paragon powinien zostać wydany najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, niezależnie od formy zapłaty. W przypadku e-paragonu potrzebna jest zgoda nabywcy i uzgodniony sposób przekazania dokumentu.
Kasa wymaga również obsługi serwisowej. Co do zasady obowiązkowego przeglądu technicznego dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata, a w czasie zawieszenia działalności przeglądu nie trzeba wykonywać, o ile podatnik nie prowadzi ewidencji. Po wznowieniu działalności przegląd należy wykonać przed ponownym rozpoczęciem ewidencjonowania.
Procedura rezygnacji z kasy online
Jeżeli przedsiębiorca kończy używanie kasy online z powodu zakończenia działalności albo zakończenia pracy tej kasy w trybie fiskalnym, powinien:
- wystawić raport fiskalny dobowy;
- zapewnić przejście kasy w tryb tylko do odczytu – automatycznie albo przy pomocy serwisanta;
- dokonać, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej przez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego albo łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego;
- sporządzić protokół z odczytu według właściwego wzoru;
- w terminie 5 dni od dnia sporządzenia protokołu złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego protokół, raport rozliczeniowy oraz wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas;
- zapewnić odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.
Po zakończeniu przez kasę online pracy w trybie fiskalnym podatnik nie może już prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy. Jeżeli później ponownie powstanie obowiązek ewidencjonowania, trzeba będzie zapewnić prawidłowe urządzenie i rozpocząć ewidencjonowanie zgodnie z aktualnymi przepisami.
Procedura rezygnacji z kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii
W przypadku kasy z elektronicznym albo papierowym zapisem kopii procedura jest podobna, ale obejmuje dodatkowo raport miesięczny. Podatnik powinien:
- wystawić raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny;
- niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej przez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego;
- sporządzić protokół z odczytu według wzoru z rozporządzenia;
- w terminie 5 dni od dnia sporządzenia protokołu złożyć protokół, raport fiskalny rozliczeniowy i wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Jeżeli z przyczyn technicznych odczyt pamięci fiskalnej nie jest możliwy i sprawę przejmuje serwis główny, termin na złożenie wniosku o wyrejestrowanie liczy się od otrzymania kopii protokołu sporządzonego w tej procedurze.
Czy rezygnacja z kasy oznacza rezygnację z działalności?
Nie. Wyrejestrowanie kasy fiskalnej nie jest równoznaczne z likwidacją firmy. Oznacza jedynie zakończenie używania konkretnej kasy do ewidencjonowania sprzedaży. Przedsiębiorca może dalej prowadzić działalność, jeżeli jego sprzedaż nie wymaga już używania kasy albo korzysta z właściwego zwolnienia. Nadal trzeba jednak prawidłowo dokumentować sprzedaż, rozliczać VAT, wystawiać faktury, prowadzić ewidencje podatkowe i przechowywać dokumenty.
W praktyce najbezpieczniej przygotować krótką analizę: komu przedsiębiorca sprzedaje, jakie towary lub usługi oferuje, czy występuje sprzedaż konsumencka, czy czynności są wymienione w załączniku do rozporządzenia oraz czy nie zachodzi wyłączenie ze zwolnienia. Dopiero po takiej weryfikacji warto rozpoczynać procedurę wyrejestrowania kasy.
Przykłady
Poniższe przykłady pokazują, że sama zmiana skali sprzedaży nie zawsze wystarcza do rezygnacji z kasy. Decydujący jest rodzaj sprzedaży, odbiorcy oraz historia korzystania ze zwolnień.
Pan Adam prowadził sklep stacjonarny i używał kasy fiskalnej. Po zmianie modelu działalności zamknął sprzedaż detaliczną i sprzedaje towary wyłącznie spółkom oraz jednoosobowym przedsiębiorcom na faktury. Nie dokonuje sprzedaży na rzecz konsumentów ani rolników ryczałtowych. W takiej sytuacji może rozważyć zakończenie używania kasy i jej wyrejestrowanie, ponieważ sama sprzedaż B2B nie jest sprzedażą objętą art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.
Pani Beata świadczyła usługi doradcze w biurze i ewidencjonowała sprzedaż na kasie. Następnie przeszła na model zdalny: konsultacje odbywają się wyłącznie online, rezultaty usług są przekazywane elektronicznie, a zapłata wpływa na rachunek bankowy z opisem pozwalającym ustalić, jakiej usługi dotyczy. Rezygnacja z kasy może być możliwa, ale dopiero po sprawdzeniu, czy spełnione są szczególne warunki zwolnienia dla usług świadczonych na odległość.
Pan Cezary prowadzi salon fryzjerski i obsługuje głównie osoby prywatne. Nawet jeśli jego roczna sprzedaż spadła poniżej 20 000 zł, nie powinien automatycznie rezygnować z kasy, ponieważ usługi fryzjerskie są objęte wyłączeniem ze zwolnień. W takiej sytuacji potrzebna jest odrębna analiza, a w typowym przypadku kasa nadal będzie konieczna.
FAQ
Czy mogę zrezygnować z kasy fiskalnej, bo mam sprzedaż poniżej 20 000 zł?
Nie zawsze. Limit 20 000 zł nie działa automatycznie wobec każdego podatnika. Jeżeli w poprzednim roku byłeś zobowiązany do ewidencjonowania albo utraciłeś zwolnienie, powrót do zwolnienia podmiotowego może być wyłączony. Trzeba też sprawdzić, czy sprzedawane towary lub usługi nie są objęte obowiązkową kasą.
Czy sprzedaż tylko na faktury pozwala zlikwidować kasę?
Jeżeli sprzedaż jest realizowana wyłącznie na rzecz firm, obowiązek kasy co do zasady nie powstaje. Jeżeli jednak faktury są wystawiane osobom prywatnym, sama faktura nie zawsze zastępuje kasę. Znaczenie mają zwolnienia, sposób zapłaty, dokumentacja i rodzaj czynności.
Czy trzeba iść do urzędu skarbowego z kasą?
Zasadniczo odczytu pamięci fiskalnej dokonuje się przy pomocy serwisanta, a do urzędu skarbowego składa się wymagane dokumenty: protokół, raport rozliczeniowy i wniosek o wyrejestrowanie. W praktyce sposób złożenia dokumentów warto potwierdzić z właściwym urzędem, zwłaszcza przy kasach online i nietypowych przypadkach technicznych.
Ile jest czasu na wyrejestrowanie kasy?
Co do zasady dokumenty trzeba złożyć w terminie 5 dni od dnia sporządzenia protokołu z odczytu pamięci fiskalnej. Jeżeli odczyt nie jest możliwy i powstaje protokół w szczególnej procedurze serwisowej, termin liczy się od otrzymania kopii protokołu.
Czy po wyrejestrowaniu można ponownie używać tej samej kasy?
Po zakończeniu pracy kasy w trybie fiskalnym nie można dalej ewidencjonować sprzedaży przy użyciu tej kasy. Jeżeli w przyszłości ponownie powstanie obowiązek ewidencjonowania, trzeba będzie zapewnić kasę zgodną z aktualnymi wymogami i przeprowadzić właściwą procedurę.
Podsumowanie
Rezygnacja z kasy fiskalnej jest możliwa, ale wymaga wcześniejszego sprawdzenia, czy przedsiębiorca rzeczywiście przestał podlegać obowiązkowi ewidencjonowania albo spełnia warunki aktualnego zwolnienia. Najczęstszy błąd polega na założeniu, że spadek sprzedaży poniżej 20 000 zł automatycznie pozwala wyrejestrować kasę. W wielu przypadkach wcześniejsze używanie kasy, utrata zwolnienia albo rodzaj wykonywanych usług powodują, że takie uproszczenie jest nieprawidłowe.
Jeżeli rezygnacja jest dopuszczalna, trzeba formalnie zakończyć używanie kasy, wykonać odczyt pamięci fiskalnej z udziałem serwisanta, sporządzić protokół i złożyć dokumenty do urzędu skarbowego. Dopiero prawidłowe przeprowadzenie tej procedury ogranicza ryzyko sporu z organami podatkowymi.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 1 godziny
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Źródła
- art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
- rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 27 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwolnień z kas rejestrujących
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących
- informacje Ministerstwa Finansów o kasach rejestrujących
