Szkolenie opłacone przez pracodawcę a umowa lojalnościowa

Szkolenie pracownika a umowa lojalnościowa

Pracodawca może finansować pracownikowi kurs, szkolenie, studia, egzamin, wyjazd zagraniczny albo inne formy rozwoju zawodowego. Jeżeli odbywa się to z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, w grę wchodzą przepisy art. 103¹-103⁶ Kodeksu pracy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych.

W praktyce umowa lojalnościowa przy szkoleniu jest umową o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Jej celem jest ustalenie praw i obowiązków stron: jakie świadczenia zapewnia pracodawca, jakie obowiązki bierze na siebie pracownik i czy po zakończeniu szkolenia pracownik ma pozostawać w zatrudnieniu przez określony czas.

Kluczowe jest to, że umowa lojalnościowa nie działa jak polecenie służbowe. Pracodawca nie może jednostronnie dopisać pracownikowi obowiązku odpracowania szkolenia albo zwrotu kosztów. Takie zobowiązanie powinno wynikać z uzgodnionej umowy, a pracownik musi znać jej podstawowe warunki przed przyjęciem zobowiązania.

Kiedy trzeba zawrzeć umowę o podnoszenie kwalifikacji?

Zgodnie z art. 103⁴ Kodeksu pracy pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowę zawiera się na piśmie. Nie ma jednak obowiązku zawierania takiej umowy, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji.

Oznacza to, że sama zgoda pracodawcy na szkolenie nie zawsze wymaga rozbudowanej umowy. Jeżeli jednak pracodawca chce, aby pracownik po szkoleniu nie odchodził z pracy przez rok, dwa lata albo inny okres, musi to zostać jasno uzgodnione. Maksymalny okres odpracowania nie może przekroczyć 3 lat.

Umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. Nieważne albo bezskuteczne mogą być więc postanowienia, które przewidują np. zwrot pełnych kosztów bez proporcjonalnego rozliczenia, okres odpracowania dłuższy niż 3 lata albo obowiązek zwrotu kosztów w sytuacji, w której Kodeks pracy go nie przewiduje.

Czy pracownik musi podpisać umowę po odbyciu szkolenia?

Pracownik nie ma obowiązku podpisania umowy lojalnościowej dopiero po odbyciu szkolenia, jeżeli wcześniej nie zaakceptował takiego zobowiązania. Szczególnie istotne jest to wtedy, gdy pracodawca dopiero po szkoleniu chce wprowadzić obowiązek pozostawania w pracy albo zwrotu kosztów w razie odejścia.

Jeżeli pracodawca przed szkoleniem poinformował jedynie, że szkolenie jest opłacone przez firmę, ale nie przedstawił warunków lojalnościowych, późniejsze podpisanie takiej umowy wymaga odrębnej zgody pracownika. Pracownik może negocjować treść umowy, żądać wskazania kosztów, okresu odpracowania, zasad proporcjonalnego zwrotu oraz sytuacji, w których zwrot nie będzie należny.

Nie oznacza to jednak, że każdy spór pracownik wygra automatycznie. Jeżeli z korespondencji, regulaminów, wcześniejszych ustaleń albo praktyki w firmie wynikało, że szkolenie jest finansowane pod warunkiem podpisania umowy, pracodawca może próbować wykazywać, że pracownik znał warunki i zaakceptował je co najmniej w podstawowym zakresie. Dlatego w takich sprawach znaczenie mają dokumenty i przebieg rozmów przed szkoleniem.

Jakie koszty szkolenia można objąć zwrotem?

Pracodawca może przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Przy szkoleniu zagranicznym mogą to być również uzasadnione koszty podróży, noclegu, udziału w kursie, egzaminu albo materiałów, jeżeli zostały przewidziane w umowie lub wynikają z uzgodnionych zasad finansowania.

Zwrot kosztów nie obejmuje wszystkiego, co pracodawca wydał w związku z nieobecnością pracownika w pracy. Kodeks pracy mówi o kosztach poniesionych z tytułu dodatkowych świadczeń. Co do zasady pracownik nie zwraca wynagrodzenia wypłaconego za urlop szkoleniowy ani za zwolnienie z całości lub części dnia pracy, które przysługuje na obowiązkowe zajęcia.

Umowa powinna możliwie konkretnie określać koszty albo sposób ich ustalenia. Nie zawsze da się wskazać pełną kwotę przed wyjazdem, zwłaszcza przy szkoleniu zagranicznym, ale pracownik powinien znać co najmniej rodzaje kosztów, które mogą być rozliczane, przewidywany zakres świadczeń oraz zasady późniejszego wyliczenia kwoty.

Odrębność zobowiązań i zwrot kosztów szkolenia

Art. 103⁵ Kodeksu pracy przewiduje zamknięty katalog sytuacji, w których pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń. Chodzi przede wszystkim o przypadki, gdy pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie albo przerwie podnoszenie kwalifikacji, zostanie zwolniony dyscyplinarnie w czasie szkolenia albo w okresie odpracowania, rozwiąże umowę o pracę za wypowiedzeniem w okresie wskazanym w umowie albo rozwiąże umowę bez wypowiedzenia, powołując się na art. 55 lub art. 94³ Kodeksu pracy, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Zwrot powinien być proporcjonalny. Jeżeli umowa przewiduje roczny okres pozostawania w zatrudnieniu po szkoleniu, a pracownik przepracował po szkoleniu 6 miesięcy, pracodawca nie powinien żądać całej kwoty, lecz odpowiednio pomniejszonej części kosztów. Konkretne wyliczenie zależy od treści umowy i udokumentowanych wydatków.

Wyjątkiem od obowiązku zwrotu jest między innymi rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika za wypowiedzeniem z powodu mobbingu. Pracownik nie powinien też ponosić kosztów, gdy rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, których nie można przypisać pracownikowi, albo gdy pracodawca nie ma ważnej podstawy umownej do żądania zwrotu.

Odmowa podpisania umowy tuż przed wyjazdem

Jeżeli pracodawca dopiero na kilka dni przed szkoleniem przedstawia umowę lojalnościową, pracownik może odmówić jej podpisania albo zaproponować zmianę warunków. Sama odmowa podpisania dodatkowej umowy nie powinna być traktowana jak automatyczne naruszenie obowiązków pracowniczych, bo obowiązek odpracowania szkolenia wymaga zgody.

Pracodawca może natomiast uznać, że bez podpisanej umowy nie wyśle pracownika na kosztowne szkolenie. Może też analizować, czy wcześniejsze przygotowania spowodowały realną szkodę. Roszczenie o zwrot kosztów poniesionych przed podpisaniem umowy nie jest jednak oczywiste i wymagałoby wykazania konkretnej podstawy prawnej, wysokości szkody oraz związku między zachowaniem pracownika a poniesionymi kosztami.

Inaczej należy oceniać szkolenia obowiązkowe wynikające z przepisów prawa, polecenia służbowego albo wymagań niezbędnych do wykonywania pracy. Jeżeli szkolenie mieści się w obowiązkach pracowniczych i odbywa się w czasie pracy, nieuzasadniona odmowa udziału może mieć konsekwencje porządkowe lub pracownicze. Nie jest to jednak to samo co zgoda na lojalnościowy obowiązek zwrotu kosztów po odejściu z pracy.

Czy pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę za odmowę?

Pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę, jeżeli ma rzeczywistą i uzasadnioną przyczynę, a przy umowie na czas określony lub nieokreślony powinien ją wskazać w oświadczeniu o wypowiedzeniu. Sama odmowa podpisania niekorzystnej albo przedstawionej w ostatniej chwili umowy lojalnościowej nie zawsze będzie wystarczającą przyczyną wypowiedzenia.

Ocena zależy od stanowiska pracownika, znaczenia szkolenia dla pracy, kosztów poniesionych przez pracodawcę, wcześniejszych ustaleń oraz tego, czy pracownik działał lojalnie i komunikował swoje zastrzeżenia. Jeżeli szkolenie było kluczowe dla dalszego wykonywania obowiązków, a pracownik bez racjonalnego powodu odmawia udziału, ryzyko wypowiedzenia rośnie.

W sporze sąd pracy badałby, czy przyczyna wypowiedzenia była konkretna, prawdziwa i uzasadniona. Pracownik może kwestionować wypowiedzenie, zwłaszcza jeżeli pracodawca próbuje ukarać go za odmowę podpisania zobowiązania, które nie było wcześniej uzgodnione.

Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy?

Przed podpisaniem umowy lojalnościowej warto sprawdzić przede wszystkim: dokładny zakres szkolenia, daty, koszt kursu, koszty przejazdu i zakwaterowania, okres odpracowania, sposób proporcjonalnego liczenia zwrotu, przypadki wyłączające zwrot kosztów oraz to, czy umowa nie obejmuje kosztów, których zgodnie z prawem nie powinien ponosić pracownik.

Dobrze jest poprosić pracodawcę o zestawienie kosztów albo przynajmniej wskazanie ich kategorii. Jeżeli całkowita kwota będzie znana dopiero po powrocie, umowa powinna jasno opisywać, jakie wydatki będą rozliczane i na podstawie jakich dokumentów.

Pracownik nie powinien podpisywać pustego albo nieprecyzyjnego zobowiązania do zwrotu wszystkich kosztów, bez limitu i bez zasad proporcjonalnego zmniejszania. Takie postanowienia mogą prowadzić do sporu, a w części sprzecznej z Kodeksem pracy nie powinny być stosowane.

FAQ

Podsumowanie

Pracownik nie powinien być zaskakiwany umową lojalnościową dopiero po odbyciu szkolenia albo tuż przed wyjazdem, bez realnej możliwości zapoznania się z jej warunkami. Jeżeli pracodawca chce zabezpieczyć zwrot kosztów szkolenia lub zobowiązać pracownika do pozostania w pracy, powinien ustalić to z pracownikiem w pisemnej umowie.

Najważniejsze są konkretne zapisy: okres odpracowania, kategorie kosztów, zasady proporcjonalnego zwrotu i sytuacje, w których zwrot nie będzie należny. W razie sporu znaczenie mają nie tylko przepisy Kodeksu pracy, ale także treść umowy, korespondencja i to, co pracownik wiedział przed szkoleniem.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 17 oraz art. 103¹-103⁶.

2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. 2025 poz. 277.