- Dokument złożony do USC jako podstawa sporządzenia aktu stanu cywilnego trafia do akt zbiorowych i co do zasady nie podlega zwrotowi.
- Przy zagranicznym dokumencie stanu cywilnego można jednak żądać wydania oryginału, jeżeli nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.
- Przed wydaniem oryginału kierownik USC powinien sporządzić kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem.
- Jeżeli urząd odmawia, warto zażądać pisemnego rozstrzygnięcia z podstawą prawną i pouczeniem o środkach zaskarżenia.
- W sprawach spadkowych często wystarczający może być odpis zupełny polskiego aktu po transkrypcji albo kopia dokumentu poświadczona przez USC, ale zależy to od wymagań sądu, notariusza lub instytucji zagranicznej.
Odmowa wydania oryginału dokumentu przez USC
Jeżeli złożył Pan w urzędzie stanu cywilnego oryginał zagranicznego aktu urodzenia, urząd mógł włączyć go do akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego albo podstawę późniejszych wpisów stanowią właśnie akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego.
Istotna jest jednak druga część przepisu. Art. 26 ust. 2 stanowi, że dokumenty zgromadzone w aktach zbiorowych co do zasady nie podlegają zwrotowi, ale na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika USC, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.
Oznacza to, że odmowa nie zawsze jest prawidłowa. Urząd powinien ocenić, czy chodzi o zagraniczny dokument stanu cywilnego, czy dokument jest rzeczywiście potrzebny w oryginale oraz czy może Pan ponownie uzyskać taki dokument w kraju jego wystawienia. Jeżeli ponowne uzyskanie aktu w Kamerunie jest niemożliwe albo wiąże się z realnymi, poważnymi trudnościami, należy wyraźnie powołać się na art. 26 ust. 2 ustawy i złożyć pisemny wniosek o wydanie oryginału po sporządzeniu przez USC kopii poświadczonej.
Jak napisać wniosek o wydanie oryginału zagranicznego aktu?
Wniosek powinien być konkretny. Warto wskazać, kiedy i do jakiej sprawy dokument został złożony, jaki akt został na jego podstawie sporządzony lub transkrybowany, do czego oryginał jest obecnie potrzebny oraz dlaczego nie może Pan uzyskać kolejnego odpisu z państwa pochodzenia dokumentu.
We wniosku można zażądać:
- wydania oryginału zagranicznego aktu urodzenia na podstawie art. 26 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego,
- sporządzenia przez kierownika USC kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przed wydaniem dokumentu,
- ewentualnie wydania kopii lub wydruku dokumentu z akt zbiorowych poświadczonych za zgodność z oryginałem na podstawie art. 26 ust. 4, jeżeli urząd nie wyda oryginału,
- doręczenia pisemnej odmowy z podaniem podstawy prawnej i pouczeniem o środkach zaskarżenia, jeżeli urząd nadal odmawia.
Do wniosku warto dołączyć dowody potwierdzające, że dokument jest potrzebny w oryginale, np. wezwanie sądu, pismo notariusza, pismo organu zagranicznego albo informację z postępowania spadkowego. Jeżeli twierdzi Pan, że nie może uzyskać kolejnego aktu z Kamerunu, dobrze jest dołączyć korespondencję z właściwym urzędem, konsulatem, ambasadą albo inną instytucją, z której wynika brak możliwości lub szczególna trudność w uzyskaniu nowego odpisu. Oryginał aktu może być potrzebny między innymi w postępowaniu dotyczącym odrzucenia zadłużonego spadku.
Transkrypcja zagranicznego aktu a zwrot oryginału
Jeżeli zagraniczny akt urodzenia został przeniesiony do polskiego rejestru stanu cywilnego, mamy do czynienia z transkrypcją. Zgodnie z art. 104 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do polskiego rejestru. Po dokonaniu transkrypcji kierownik USC wydaje odpis zupełny polskiego aktu.
W wielu sprawach prowadzonych w Polsce odpis zupełny aktu po transkrypcji powinien być wystarczający, ponieważ polski akt stanu cywilnego jest dokumentem urzędowym potwierdzającym zdarzenie wpisane do rejestru. Jeżeli jednak oryginał zagranicznego aktu jest wymagany w konkretnej sprawie spadkowej, zwłaszcza za granicą, należy wykazać tę okoliczność we wniosku do USC.
Warto też odróżnić trzy sytuacje:
- transkrypcję – gdy istnieje zagraniczny akt stanu cywilnego i jego treść jest przenoszona do polskiego rejestru,
- rejestrację zdarzenia zagranicznego – gdy zdarzenie nastąpiło za granicą, ale nie zostało tam zarejestrowane albo w danym państwie nie prowadzi się rejestracji stanu cywilnego,
- odtworzenie treści zagranicznego dokumentu – gdy dokument stanowi akt stanu cywilnego według prawa miejsca jego sporządzenia, ale uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe albo wiąże się z poważnymi trudnościami.
USC odmawia zwrotu oryginału zagranicznego aktu urodzenia?
Prawnik przeanalizuje tryb złożenia dokumentu, podstawę odmowy i dostępne procedury oraz pomoże odzyskać oryginał albo uzyskać potrzebne potwierdzenie.
Wyślij sprawę do bezpłatnej wyceny ›Opisanie sprawy i wycena są bezpłatne • Dopiero później decydujesz, czy zamawiasz poradę
Nie należy więc automatycznie zakładać, że po odmowie wydania oryginału trzeba iść do sądu o odtworzenie aktu. Obecnie art. 109 ustawy przewiduje odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przez kierownika USC, w formie czynności materialno-technicznej, jeżeli spełnione są ustawowe warunki. Droga sądowa może pojawić się w innych, szczególnych stanach faktycznych, ale nie jest podstawowym trybem odzyskania oryginału dokumentu z akt USC.
Co zrobić po odmowie urzędu?
W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy odmowa ma formę decyzji administracyjnej, zwykłego pisma informacyjnego czy wyłącznie ustnej odpowiedzi pracownika urzędu. Jeżeli odmowa jest ustna, warto złożyć pisemny wniosek i zażądać pisemnej odpowiedzi z podstawą prawną.
Jeżeli urząd wyda decyzję administracyjną odmawiającą dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, co do zasady można wnieść odwołanie do właściwego wojewody za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję. Standardowy termin na wniesienie odwołania od decyzji administracyjnej wynosi 14 dni od doręczenia decyzji, chyba że przepis szczególny przewiduje inny termin.
Jeżeli urząd nie załatwia sprawy w terminie, można rozważyć ponaglenie w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego. Sprawy powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, a sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego zasadniczo nie później niż w ciągu miesiąca, natomiast szczególnie skomplikowane – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy. Terminy mogą jednak ulec wydłużeniu w przypadkach przewidzianych w przepisach, np. gdy opóźnienie wynika z konieczności uzupełnienia dokumentów przez stronę.
Czy art. 109 pomoże w odzyskaniu dokumentu?
Art. 109 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego dotyczy odtworzenia treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, a nie prostego zwrotu dokumentu złożonego w USC. Przepis ten ma znaczenie wtedy, gdy według prawa państwa, w którym dokument został sporządzony, dokument jest aktem stanu cywilnego, a uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe albo wiąże się z poważnymi trudnościami.
Wniosek o odtworzenie może złożyć osoba, której dokument dotyczy, albo inna osoba mająca interes prawny. Odtworzenie odbywa się na podstawie dokumentu potwierdzającego zdarzenie za granicą albo jego uwierzytelnionej kopii. Jeżeli ma Pan już polski akt urodzenia sporządzony na podstawie zagranicznego dokumentu, praktycznie ważniejsze może być żądanie wydania oryginału na podstawie art. 26 ust. 2 albo wydania poświadczonej kopii z akt zbiorowych na podstawie art. 26 ust. 4.
Oryginał aktu do sprawy spadkowej
W sprawach spadkowych akt urodzenia jest zwykle potrzebny do wykazania pokrewieństwa, tożsamości albo następstwa prawnego. Jeżeli sprawa toczy się w Polsce, często wystarczający jest aktualny odpis aktu stanu cywilnego wydany z polskiego rejestru. Jeżeli sprawa toczy się za granicą, instytucja zagraniczna może wymagać dokumentu w określonej formie, np. oryginału zagranicznego aktu, odpisu, kopii poświadczonej, tłumaczenia przysięgłego albo legalizacji.
W przypadku dokumentów pochodzących z państwa, które nie uczestniczy w systemie apostille, może być wymagana legalizacja dokumentu, a nie apostille. Zawsze trzeba sprawdzić wymagania konkretnej instytucji, ponieważ urząd w Polsce, sąd spadkowy, notariusz i organ zagraniczny mogą mieć różne oczekiwania co do formy dokumentu.
Dlatego przed ponownym wystąpieniem do USC warto uzyskać od sądu, notariusza albo organu prowadzącego sprawę spadkową pisemną informację, że potrzebny jest właśnie oryginał dokumentu, a nie odpis zupełny polskiego aktu lub kopia poświadczona przez USC. Takie pismo może istotnie wzmocnić wniosek o wydanie oryginału.
Przykłady
Poniższe przykłady pokazują, jak różnie może wyglądać sytuacja osoby, która potrzebuje zagranicznego aktu urodzenia po złożeniu dokumentu w USC.
Pan Jean złożył w polskim USC oryginał zagranicznego aktu urodzenia, a na jego podstawie dokonano transkrypcji. Po kilku latach akt okazał się potrzebny do postępowania spadkowego za granicą. Urząd początkowo odmówił zwrotu, wskazując, że dokument znajduje się w aktach zbiorowych. Pan Jean złożył ponowny pisemny wniosek, powołał się na art. 26 ust. 2 ustawy, dołączył pismo od notariusza zagranicznego oraz dokumenty potwierdzające, że nie może uzyskać kolejnego aktu. W takiej sytuacji USC powinien rozważyć wydanie oryginału po sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Pani Marie potrzebowała aktu urodzenia do polskiego postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. USC odmówił wydania oryginału, ale wydał jej odpis zupełny polskiego aktu urodzenia po transkrypcji. Sąd spadkowy uznał ten dokument za wystarczający do wykazania pokrewieństwa. W tej sytuacji odzyskanie oryginału zagranicznego aktu nie było konieczne, choć pani Marie nadal mogłaby żądać kopii dokumentu z akt zbiorowych, jeżeli miałaby w tym interes prawny.
Pan Joseph nie miał już oryginału zagranicznego aktu urodzenia, a urząd w państwie urodzenia nie wydawał kolejnych odpisów w praktycznie dostępnej procedurze. Nie chodziło więc o zwrot dokumentu z akt USC, lecz o odtworzenie treści zagranicznego aktu. Pan Joseph mógł złożyć do wybranego kierownika USC wniosek na podstawie art. 109 ustawy, załączając dokumenty potwierdzające zdarzenie za granicą albo ich uwierzytelnione kopie.
FAQ
Czy USC zawsze może zatrzymać oryginał zagranicznego aktu urodzenia?
Nie zawsze. Dokumenty zgromadzone w aktach zbiorowych co do zasady nie podlegają zwrotowi, ale art. 26 ust. 2 ustawy przewiduje wyjątek dla zagranicznego dokumentu stanu cywilnego. Można żądać jego wydania, jeżeli nie ma możliwości ponownego uzyskania dokumentu, a USC sporządzi wcześniej kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem.
Czy zamiast oryginału mogę dostać kopię z USC?
Tak. Dokumenty z akt zbiorowych mogą być wydawane w formie dokumentu elektronicznego, kopii albo wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika USC. Trzeba jednak wykazać, że jest się osobą, której akt dotyczy, albo że ma się interes prawny.
Co zrobić, gdy urząd odmawia tylko ustnie?
Należy złożyć pisemny wniosek i zażądać pisemnej odpowiedzi. We wniosku warto powołać art. 26 ust. 2 i ust. 4 ustawy oraz opisać, dlaczego dokument jest potrzebny i dlaczego nie można uzyskać kolejnego odpisu za granicą.
Czy od odmowy USC można się odwołać?
Jeżeli odmowa została wydana w formie decyzji administracyjnej, co do zasady przysługuje odwołanie do właściwego wojewody za pośrednictwem kierownika USC. Standardowy termin wynosi 14 dni od doręczenia decyzji. Jeżeli urząd nie wydaje decyzji i nie załatwia sprawy, należy rozważyć ponaglenie.
Czy art. 109 ustawy służy do odzyskania oryginału aktu?
Nie jest to podstawowy przepis o zwrocie dokumentu. Art. 109 dotyczy odtworzenia treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, gdy uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe albo wiąże się z poważnymi trudnościami. Przy dokumencie już złożonym w USC najpierw należy rozważyć art. 26 ust. 2 i ust. 4.
Podsumowanie
W opisanej sytuacji najważniejsze jest to, aby nie opierać się wyłącznie na ogólnej informacji, że dokumenty z akt zbiorowych nie podlegają zwrotowi. Ustawa przewiduje wyjątek dla zagranicznych dokumentów stanu cywilnego. Jeżeli potrzebuje Pan oryginału aktu urodzenia do spraw spadkowych i nie ma realnej możliwości uzyskania kolejnego dokumentu z Kamerunu, warto złożyć pisemny wniosek o wydanie oryginału na podstawie art. 26 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego.
Jeżeli urząd nie wyda oryginału, należy domagać się przynajmniej poświadczonej kopii dokumentu z akt zbiorowych oraz sprawdzić, czy w sprawie spadkowej nie wystarczy odpis zupełny polskiego aktu po transkrypcji. W razie formalnej odmowy trzeba pilnować terminów zaskarżenia, a w razie bezczynności urzędu można skorzystać z ponaglenia.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 1 godziny
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Źródła:
- Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego - Dz.U. 2014 poz. 1741, w szczególności art. 26, art. 99, art. 104, art. 107 i art. 109.
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168, w szczególności przepisy o terminach załatwiania spraw, ponagleniu i odwołaniu od decyzji administracyjnej.
- Informacje gov.pl dotyczące transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia w polskim rejestrze stanu cywilnego.
