- Polski USC zwykle nie wydaje „oryginału” aktu z rejestru, lecz odpis skrócony albo zupełny aktu stanu cywilnego.
- Zagraniczny dokument stanu cywilnego złożony do akt zbiorowych może zostać wydany osobie, która go przedłożyła, jeżeli nie ma możliwości ponownego uzyskania dokumentu.
- Wniosek warto oprzeć wprost na art. 26 ust. 2 Prawa o aktach stanu cywilnego i dołączyć dowody, że dokument jest potrzebny oraz trudno dostępny za granicą.
- Odtworzenie zagranicznego aktu z art. 109 ustawy nie służy odzyskaniu oryginału z USC, lecz odtworzeniu treści dokumentu, gdy uzyskanie odpisu za granicą jest niemożliwe albo bardzo utrudnione.
- Przy odmowie trzeba żądać rozstrzygnięcia na piśmie z podstawą prawną i pouczeniem o środkach zaskarżenia.
Czy USC musi wydać oryginał aktu urodzenia?
Najpierw trzeba rozróżnić dwie sytuacje. Jeżeli chodzi o polski akt urodzenia znajdujący się w rejestrze stanu cywilnego, urząd nie wydaje jego „oryginału”. Urzędowym dokumentem, którym posługujemy się w obrocie prawnym, jest odpis aktu stanu cywilnego: skrócony, zupełny albo wielojęzyczny, jeżeli przepisy pozwalają na jego wydanie.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy do USC złożono zagraniczny dokument stanu cywilnego, np. kameruński akt urodzenia, a dokument ten trafił do akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. Zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego dokumenty z akt zbiorowych co do zasady nie podlegają zwrotowi, ale na wniosek osoby, która przedłożyła zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument po sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika USC, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.
Dlatego samo żądanie „wydania oryginału aktu urodzenia” może być przez urząd potraktowane zbyt ogólnie. W piśmie należy wskazać, że chodzi o wydanie zagranicznego dokumentu z akt zbiorowych, a nie o wydanie oryginału polskiego aktu z rejestru. Tak jak przy sprawach o wypis i wyrys z ewidencji gruntów, znaczenie ma dokładne oznaczenie dokumentu, którego żąda wnioskodawca.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 1 godziny • Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Jak napisać wniosek o wydanie zagranicznego aktu z akt zbiorowych?
Wniosek najlepiej skierować do tego USC, w którym znajduje się akt zbiorowy związany z rejestracją, transkrypcją albo odtworzeniem aktu. W piśmie trzeba podać swoje dane, oznaczyć dokument, którego dotyczy sprawa, wskazać datę jego złożenia lub sprawę, w której był składany, oraz wyjaśnić, dlaczego potrzebny jest właśnie oryginał.
Najważniejsze jest wykazanie, że nie ma realnej możliwości ponownego uzyskania dokumentu w państwie pochodzenia albo że wiązałoby się to z poważnymi trudnościami. Mogą to potwierdzać np. informacja z ambasady lub konsulatu, korespondencja z urzędem zagranicznym, wymagania sądu lub notariusza prowadzącego sprawę spadkową, a także inne dokumenty pokazujące, że odpis lub duplikat aktu nie jest dostępny w zwykłym trybie.
Warto poprosić urząd, aby w razie odmowy wydał rozstrzygnięcie na piśmie z dokładną podstawą prawną i pouczeniem. Gdy organ nie chce merytorycznie rozpoznać wniosku albo wydaje odmowne postanowienie organu, trzeba sprawdzić, jaki środek zaskarżenia wskazano w pouczeniu i czy zachowano termin do jego wniesienia.
Odtworzenie zagranicznego aktu urodzenia z art. 109
Odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego jest inną procedurą niż zwrot dokumentu z akt zbiorowych. Stosuje się ją wtedy, gdy zagraniczny dokument według prawa miejsca sporządzenia jest aktem stanu cywilnego, ale uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe albo wiąże się z poważnymi trudnościami.
Zgodnie z art. 109 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego:
„1. Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego odtwarza się, jeżeli według prawa miejsca sporządzenia dokumentu stanowi on akt stanu cywilnego, a uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami.
2. Wniosek o odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego może złożyć do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego osoba, której dokument potwierdzający zdarzenie dotyczy, lub inna osoba ze względu na interes prawny, lub osoba, która wykaże interes faktyczny w odtworzeniu dokumentu potwierdzającego zgon.
3. Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego odtwarza się na podstawie przedłożonego przez osobę składającą wniosek dokumentu potwierdzającego zdarzenie za granicą lub jego uwierzytelnionej kopii, w formie czynności materialno-technicznej.
4. Dokonując odtworzenia treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, w formie czynności materialno-technicznej, pisownię do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie odtworzenia.
5. Nazwę miejscowości położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej”.
Jeżeli więc zagraniczny akt urodzenia istnieje, ale nie da się uzyskać jego odpisu w Kamerunie albo przez właściwą placówkę konsularną, można rozważyć wniosek o odtworzenie. Jeżeli natomiast dokument znajduje się już w aktach zbiorowych USC i problem polega na jego zwrocie, podstawową procedurą jest wniosek o wydanie tego konkretnego dokumentu z akt, a nie odtworzenie jego treści.
Transkrypcja, odtworzenie czy rejestracja zdarzenia?
W sprawach zagranicznych aktów urodzenia często mylą się trzy procedury. Ich wybór zależy od tego, czy dokument istnieje, czy można uzyskać jego odpis i czy zdarzenie zostało już zarejestrowane za granicą.
| Procedura | Kiedy ma zastosowanie | Praktyczny skutek |
|---|---|---|
| Transkrypcja | Gdy istnieje zagraniczny akt stanu cywilnego i można przedłożyć jego odpis. | Treść zagranicznego aktu zostaje przeniesiona do polskiego rejestru; po transkrypcji wydawany jest odpis zupełny polskiego aktu. |
| Odtworzenie | Gdy zagraniczny akt istnieje, ale uzyskanie jego odpisu jest niemożliwe lub bardzo utrudnione. | Kierownik USC odtwarza treść dokumentu na podstawie dostępnych dowodów. |
| Rejestracja zdarzenia | Gdy urodzenie, małżeństwo albo zgon nastąpiły za granicą, ale nie zostały tam zarejestrowane. | Polski akt może zostać sporządzony na podstawie dokumentu potwierdzającego zdarzenie. |
Co zrobić, gdy USC odmawia wydania dokumentu?
Przy odmowie najważniejsze jest uzyskanie pisma z uzasadnieniem. Ustna informacja z urzędu nie wystarcza, jeżeli chce Pan skutecznie kwestionować stanowisko organu. W piśmie powinny znaleźć się: podstawa prawna, uzasadnienie faktyczne oraz pouczenie o środku zaskarżenia.
Jeżeli problemem jest odmowa wydania oryginału dokumentu przez USC albo organ nie uwzględnia wniosku o wydanie zagranicznego dokumentu z akt zbiorowych, należy ocenić, czy sprawa została załatwiona decyzją, postanowieniem, czynnością materialno-techniczną czy bezczynnością. Od tego zależy dalsza droga prawna. W niektórych sprawach właściwe będzie odwołanie do wojewody, w innych ponaglenie, zażalenie albo po wyczerpaniu środków administracyjnych zaskarżenie odmowy USC do sądu administracyjnego.
Nie należy zwlekać, ponieważ terminy zaskarżenia wynikają z pouczenia i mogą być krótkie. Jeżeli pouczenia nie ma albo jest niejasne, warto jak najszybciej złożyć wniosek o jego uzupełnienie lub skonsultować treść pisma.
Dokument potrzebny do sprawy spadkowej
W sprawach spadkowych akt urodzenia bywa potrzebny do wykazania pokrewieństwa. Jeżeli sprawa toczy się w Polsce, sąd albo notariusz często może oprzeć się na odpisie aktu stanu cywilnego, zwłaszcza po transkrypcji lub odtworzeniu zagranicznego aktu. Warto więc najpierw ustalić, jaki dokładnie dokument jest wymagany w danym postępowaniu.
Jeżeli sprawa spadkowa toczy się za granicą i tamtejszy organ wymaga dokumentu pochodzącego z Kamerunu, polski odpis może okazać się niewystarczający. Wtedy trzeba równolegle sprawdzić możliwość uzyskania dokumentu w państwie pochodzenia, przez rodzinę, pełnomocnika, urząd zagraniczny albo placówkę konsularną. Dopiero gdy okaże się to niemożliwe lub bardzo utrudnione, argumenty za wydaniem oryginału z akt USC albo za odtworzeniem treści dokumentu będą silniejsze.
Przykłady
Poniższe przykłady pokazują, jak dobrać właściwe działanie w zależności od tego, gdzie znajduje się dokument i do czego jest potrzebny.
Pan Samuel złożył w USC oryginał kameruńskiego aktu urodzenia przy okazji transkrypcji. Po kilku latach dokument był mu potrzebny do sprawy spadkowej za granicą. Zamiast żądać „oryginału aktu z USC”, złożył wniosek o wydanie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego z akt zbiorowych, powołując się na art. 26 ust. 2 ustawy. Dołączył pismo z zagranicznego urzędu, że duplikat nie może zostać wydany. Taki wniosek odpowiada rzeczywistej podstawie prawnej sprawy.
Pani Amina nie miała już oryginału aktu urodzenia, a urząd w kraju pochodzenia potwierdził, że wydanie odpisu wymagałoby osobistego stawiennictwa i jest obecnie niewykonalne. W takiej sytuacji właściwe może być złożenie wniosku o odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego. Do wniosku trzeba dołączyć dostępne dowody potwierdzające urodzenie oraz trudności w uzyskaniu odpisu.
Pan David otrzymał z USC krótką informację, że „oryginałów się nie wydaje”. Nie było w niej podstawy prawnej ani pouczenia. W takiej sytuacji powinien złożyć pisemne żądanie rozpoznania wniosku i wskazać, że domaga się wydania zagranicznego dokumentu z akt zbiorowych. Dopiero formalna odpowiedź organu pozwoli ocenić, czy trzeba składać odwołanie, zażalenie, ponaglenie czy skargę do sądu administracyjnego.
Najczęstsze pytania
Czy USC wydaje oryginał polskiego aktu urodzenia?
Nie w takim znaczeniu, w jakim zwykle rozumie się oryginał dokumentu papierowego. Z polskiego rejestru stanu cywilnego wydaje się odpisy aktu: skrócone, zupełne albo w określonych przypadkach wielojęzyczne.
Czy można odzyskać zagraniczny akt urodzenia złożony kiedyś w USC?
Można o to wnioskować, jeżeli chodzi o zagraniczny dokument stanu cywilnego złożony do akt zbiorowych. Trzeba wykazać, że nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu. Urząd powinien wcześniej sporządzić kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem.
Czy art. 109 pozwala odzyskać oryginał aktu?
Nie bezpośrednio. Art. 109 dotyczy odtworzenia treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, gdy uzyskanie jego odpisu za granicą jest niemożliwe lub bardzo trudne. Do zwrotu dokumentu z akt zbiorowych właściwszy jest art. 26 ust. 2 ustawy.
Co zrobić, gdy urząd odmawia tylko ustnie?
Należy złożyć pisemny wniosek i poprosić o pisemne rozstrzygnięcie z podstawą prawną oraz pouczeniem. Bez pisemnego stanowiska trudno ocenić, jaki środek zaskarżenia przysługuje i od kiedy biegnie termin.
Czy do sprawy spadkowej zawsze potrzebny jest oryginał zagranicznego aktu?
Nie zawsze. W polskim postępowaniu spadkowym często wystarczający może być odpis aktu stanu cywilnego. Jeżeli jednak sprawa toczy się za granicą albo organ zagraniczny wymaga konkretnego dokumentu, trzeba sprawdzić wymagania tego organu.
Podsumowanie
Odmowa wydania „oryginału aktu urodzenia” nie zawsze oznacza, że urząd ma rację, ale wniosek musi być precyzyjny. Jeżeli chodzi o polski akt w rejestrze, właściwym dokumentem jest odpis. Jeżeli natomiast w USC znajduje się zagraniczny akt urodzenia złożony do akt zbiorowych, można żądać jego wydania na podstawie art. 26 ust. 2 Prawa o aktach stanu cywilnego, po wykazaniu braku możliwości ponownego uzyskania dokumentu.
Gdy uzyskanie zagranicznego odpisu jest niemożliwe lub bardzo utrudnione, należy rozważyć odtworzenie treści zagranicznego dokumentu na podstawie art. 109 ustawy. W przypadku odmowy trzeba zadbać o pisemne rozstrzygnięcie i pilnować terminów zaskarżenia.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 1 godziny
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
