Najem okazjonalny — umowa, zgłoszenie, kaucja i wypowiedzenie

Najem okazjonalny został uregulowany w ustawie o ochronie praw lokatorów. W porównaniu z typowym najmem wprowadza większy formalizm, ale w zamian daje właścicielowi lokalu realnie silniejsze zabezpieczenie na wypadek, gdyby najemca po zakończeniu umowy nie chciał dobrowolnie opuścić mieszkania.

W praktyce najem okazjonalny jest najczęściej wybierany przez osoby prywatne wynajmujące mieszkanie, dom albo część lokalu na cele mieszkaniowe. Nie zastępuje on wszystkich form najmu — w stosunku do zwykłego najmu regulowanego przez przepisy Kodeksu cywilnego i opisywanego szerzej jako klasyczna umowa najmu mieszkania przewiduje dodatkowe warunki, których niedochowanie może spowodować utratę najważniejszych korzyści dla właściciela.

Najem okazjonalny — czym jest i kto może z niego skorzystać?

Zgodnie z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów umową najmu okazjonalnego lokalu jest umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel, będący osobą fizyczną, nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Z tej definicji wynikają cztery podstawowe warunki:

• przedmiotem umowy musi być lokal mieszkalny, a nie lokal użytkowy, biuro, magazyn czy lokal handlowy,
• właścicielem wynajmującym lokal musi być osoba fizyczna,
• właściciel nie może wynajmować lokalu w ramach działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali,
• umowa musi być zawarta na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat.

Jeżeli wynajmującym jest spółka, fundacja, inna osoba prawna albo przedsiębiorca wynajmujący lokale w ramach działalności gospodarczej, najem okazjonalny co do zasady nie będzie właściwą konstrukcją. W takich przypadkach należy rozważyć inną podstawę prawną, w szczególności najem instytucjonalny albo zwykłą umowę najmu.

Umowa najmu okazjonalnego — forma i obowiązkowe załączniki

Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Nie wystarczy więc ustne porozumienie stron ani wymiana wiadomości, z których ogólnie wynika zgoda na wynajem. Dokument powinien jasno określać strony, lokal, czas trwania umowy, wysokość czynszu, zasady płatności, kaucję, obowiązki stron i przypadki wcześniejszego wypowiedzenia.

Do umowy najmu okazjonalnego trzeba dołączyć następujące dokumenty:

1. oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela,
2. wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu,
3. oświadczenie właściciela tego innego lokalu albo osoby mającej do niego tytuł prawny, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących; na żądanie wynajmującego podpis pod takim oświadczeniem powinien być notarialnie poświadczony.

Najważniejszym zabezpieczeniem właściciela jest akt notarialny najemcy o poddaniu się egzekucji. Dzięki niemu, po wygaśnięciu lub skutecznym rozwiązaniu umowy, właściciel nie musi prowadzić klasycznego procesu o eksmisję. Jeżeli najemca nie opuści lokalu, właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Samo podpisanie umowy i zebranie załączników nie wystarcza, aby właściciel mógł korzystać z pełnej ochrony przewidzianej dla najmu okazjonalnego. Właściciel ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania.

Termin na zgłoszenie wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od dnia podpisania umowy, jeżeli te daty są różne. Najemca może zażądać od właściciela potwierdzenia dokonania takiego zgłoszenia.

Brak zgłoszenia jest dla właściciela bardzo ryzykowny. Umowa może nadal wiązać strony jako umowa najmu, ale właściciel traci szczególne uprawnienia związane z najmem okazjonalnym, w tym ułatwioną procedurę opróżnienia lokalu na podstawie aktu notarialnego.

Długoterminowy wynajem okazjonalny

Najem okazjonalny zawsze zawiera się na czas oznaczony. Ustawa wskazuje maksymalny okres 10 lat. Oznacza to, że strony mogą podpisać umowę na kilka miesięcy, rok, trzy lata albo dziesięć lat, ale nie mogą skutecznie zawrzeć umowy najmu okazjonalnego na czas nieoznaczony.

Po upływie okresu umowy strony mogą zawrzeć kolejną umowę, o ile nadal spełnione są warunki ustawowe. W praktyce trzeba wtedy ponownie zadbać o dokumenty i aktualność wskazanego przez najemcę lokalu zastępczego, ponieważ sytuacja najemcy oraz osoby udzielającej zgody na jego przyjęcie może się zmienić.

Okazjonalny najem mieszkania, domu albo pokoju

Najem okazjonalny dotyczy lokalu służącego celom mieszkaniowym. Może więc obejmować mieszkanie, dom jednorodzinny albo część lokalu, na przykład pokój, jeżeli umowa jest skonstruowana zgodnie z przepisami i dotyczy zaspokajania potrzeb mieszkaniowych najemcy.

Nie należy stosować najmu okazjonalnego do lokali użytkowych, powierzchni handlowych, magazynów, biur ani innych przestrzeni przeznaczonych do działalności gospodarczej. W takich przypadkach trzeba dobrać inną umowę i inny model zabezpieczeń.

Wypowiedzenie umowy najmu okazjonalnego

Umowa najmu okazjonalnego wygasa z upływem czasu, na jaki została zawarta. Może też zostać rozwiązana wcześniej, jeżeli przepisy albo sama umowa przewidują podstawę wypowiedzenia. Ponieważ najem okazjonalny jest umową na czas oznaczony, warto bardzo precyzyjnie opisać w niej przypadki, w których każda ze stron może ją wypowiedzieć przed terminem.

Właściciel może mieć podstawę do wypowiedzenia m.in. wtedy, gdy najemca:

• używa lokalu w sposób sprzeczny z umową albo niezgodny z jego przeznaczeniem i mimo upomnienia nie zmienia zachowania,
• zaniedbuje lokal do tego stopnia, że naraża go na uszkodzenie,
• wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu, czyniąc korzystanie z innych lokali uciążliwym,
• zalega z czynszem lub innymi należnościami za co najmniej trzy pełne okresy płatności, po uprzednim pisemnym uprzedzeniu i wyznaczeniu dodatkowego miesięcznego terminu do zapłaty zaległości,
• wynajął, podnajął albo oddał lokal lub jego część do bezpłatnego używania bez wymaganej zgody właściciela.

Najemca również może wypowiedzieć umowę, ale przy umowie na czas oznaczony jego uprawnienie zależy przede wszystkim od postanowień umowy oraz od szczególnych przepisów. Dlatego w interesie obu stron jest jasne wskazanie, czy i w jakich sytuacjach wcześniejsze wypowiedzenie jest dopuszczalne.

Wcześniejsze rozwiązanie umowy z powodu wad lokalu

Niezależnie od postanowień umowy najemca może mieć podstawę do rozwiązania najmu, jeżeli lokal ma wady uniemożliwiające przewidziane w umowie używanie albo wady zagrażające zdrowiu najemcy lub jego domowników. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy wada istniała już w chwili wydania lokalu albo powstała później, a wynajmujący mimo zawiadomienia nie usunął jej w odpowiednim czasie.

Przykładem może być poważne zawilgocenie lokalu, niesprawna instalacja elektryczna, brak możliwości bezpiecznego ogrzewania albo inne usterki, które realnie uniemożliwiają mieszkanie. Każdą taką sytuację trzeba jednak oceniać indywidualnie, najlepiej z dokumentacją zdjęciową, korespondencją stron i protokołami.

Utrata możliwości zamieszkania w lokalu wskazanym przez najemcę

Najemca powinien przez cały czas trwania najmu dysponować realnym adresem, pod który może się wyprowadzić w razie wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Jeżeli straci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym w załączniku do umowy, powinien poinformować o tym właściciela i wskazać inny lokal wraz z wymaganą zgodą osoby mającej do niego tytuł prawny.

Brak aktualnego lokalu zastępczego może mieć poważne konsekwencje. W określonych przypadkach właściciel może wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia.

Opróżnienie lokalu po zakończeniu najmu okazjonalnego

Jeżeli umowa wygasła albo została skutecznie rozwiązana, najemca powinien opróżnić i wydać lokal właścicielowi. Jeżeli tego nie zrobi, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu. Termin wskazany w żądaniu nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia żądania najemcy.

Żądanie powinno precyzyjnie wskazywać właściciela, najemcę, umowę, przyczynę ustania najmu oraz termin opróżnienia lokalu. Jeżeli najemca nadal nie wyda lokalu, właściciel może złożyć do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji.

To właśnie ta procedura jest jedną z najważniejszych przewag najmu okazjonalnego nad zwykłym najmem. Właściciel nie musi zaczynać od procesu o eksmisję, ale powinien wykazać, że umowa spełniała wymogi najmu okazjonalnego, była zgłoszona do urzędu skarbowego i prawidłowo się zakończyła.

Kaucja w umowie najmu okazjonalnego

Zawarcie umowy najmu okazjonalnego może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji. Kaucja zabezpiecza należności właściciela z tytułu najmu istniejące w dniu opróżnienia lokalu oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.

Wysokość kaucji nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Strony mogą więc ustalić kaucję niższą, np. jednomiesięczną, dwumiesięczną albo trzymiesięczną, ale nie mogą przekroczyć ustawowego limitu.

Dla bezpieczeństwa warto w umowie określić:

• wysokość kaucji,
• termin jej wpłaty,
• rachunek bankowy albo sposób zapłaty,
• zakres należności, które mogą zostać z niej potrącone,
• zasady rozliczenia po opróżnieniu lokalu.

Potrącenie z kaucji za zniszczenia i zaległości

Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela. Właściciel może potrącić m.in. niezapłacony czynsz, opłaty obciążające najemcę, koszty usunięcia zniszczeń przekraczających normalne zużycie lokalu oraz uzasadnione koszty związane z egzekucją obowiązku opróżnienia lokalu.

Potrącenie nie powinno być dowolne. Właściciel powinien wskazać, jakie należności potrąca, w jakiej wysokości i z czego wynikają. W sporach o kaucję bardzo ważne znaczenie ma protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony przy wydaniu i zwrocie lokalu, dokumentacja fotograficzna oraz korespondencja stron.

Normalne zużycie lokalu, wynikające z prawidłowego korzystania z mieszkania, co do zasady nie powinno być traktowane jak szkoda. Inaczej należy oceniać uszkodzenia mebli, wybite szyby, zniszczone drzwi, zalanie podłogi albo samowolne przeróbki wykonane bez zgody właściciela.

Najem czy wynajem — kto jest najemcą, a kto wynajmującym?

W praktyce często myli się określenia „najemca” i „wynajmujący”. Najemcą jest osoba, która bierze lokal w najem i płaci czynsz. Wynajmującym jest właściciel albo inna osoba uprawniona do oddania lokalu do używania. Najemca korzysta z rzeczy jako posiadacz zależny, natomiast wynajmujący zachowuje tytuł prawny do lokalu.

Warto też odróżnić najem od dzierżawy. Najem polega na oddaniu rzeczy do używania za czynsz, natomiast dzierżawa obejmuje używanie rzeczy i pobieranie z niej pożytków. Przy lokalach mieszkalnych najczęściej mamy do czynienia z najmem, a nie dzierżawą.

Podatek od najmu okazjonalnego

Najem okazjonalny jest najmem prywatnym, jeżeli właściciel nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Aktualnie przychody z najmu prywatnego są co do zasady opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Podstawowe stawki ryczałtu wynoszą:

• 8,5% przychodów do kwoty 100 000 zł rocznie,
• 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł rocznie.

Oznacza to, że w najmie prywatnym podatek liczy się od przychodu, a nie od dochodu. Właściciel nie rozlicza w tej formule kosztów remontu, wyposażenia, odsetek od kredytu czy amortyzacji mieszkania. Kwestie podatkowe warto jednak każdorazowo sprawdzić przy konkretnym stanie faktycznym, zwłaszcza gdy wynajmowanych jest kilka lokali albo wynajem ma charakter zorganizowany.

Najczęstsze błędy przy najmie okazjonalnym

Najem okazjonalny dobrze chroni właściciela tylko wtedy, gdy zostanie prawidłowo przygotowany. Do najczęstszych błędów należą:

• brak zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu,
• zawarcie umowy na czas nieoznaczony,
• brak aktu notarialnego najemcy o poddaniu się egzekucji,
• brak zgody właściciela lokalu, do którego najemca ma się wyprowadzić,
• nieaktualny albo fikcyjny adres lokalu wskazanego przez najemcę,
• nieprecyzyjne postanowienia dotyczące wypowiedzenia umowy,
• brak protokołu zdawczo-odbiorczego i dokumentacji stanu mieszkania.

Właściciel powinien pamiętać, że sama nazwa „umowa najmu okazjonalnego” nie przesądza jeszcze o skuteczności tej konstrukcji. Liczy się spełnienie ustawowych wymogów i zachowanie dokumentów, które później mogą być potrzebne w sądzie lub u komornika.

FAQ — najem okazjonalny

Czy najem okazjonalny trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Tak. Właściciel powinien zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia może pozbawić właściciela szczególnej ochrony wynikającej z najmu okazjonalnego.

Czy umowa najmu okazjonalnego musi być u notariusza?

Sama umowa najmu okazjonalnego wymaga formy pisemnej, ale nie musi być zawarta w akcie notarialnym. U notariusza składane jest natomiast oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu.

Na jak długo można zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?

Umowa najmu okazjonalnego może być zawarta wyłącznie na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Nie można zawrzeć skutecznej umowy najmu okazjonalnego na czas nieoznaczony.

Czy najemca może wypowiedzieć najem okazjonalny przed terminem?

Może, jeżeli wynika to z umowy albo z przepisów. Przy umowie na czas oznaczony warto dokładnie wpisać przypadki, w których najemca i właściciel mogą wypowiedzieć umowę przed upływem ustalonego terminu.

Ile może wynosić kaucja przy najmie okazjonalnym?

Kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za lokal, obliczonego według stawki z dnia zawarcia umowy. Niewykorzystana część kaucji powinna zostać zwrócona w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu.

Co się dzieje, gdy najemca nie opuści lokalu po zakończeniu umowy?

Właściciel doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z terminem nie krótszym niż 7 dni. Jeżeli najemca nadal nie wyda lokalu, właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy.

Podsumowanie

Najem okazjonalny jest korzystnym rozwiązaniem dla właścicieli prywatnych mieszkań, ale wymaga starannego przygotowania. Najważniejsze są: pisemna umowa na czas oznaczony, komplet wymaganych załączników, notarialne oświadczenie najemcy, aktualny lokal wskazany do ewentualnej wyprowadzki oraz terminowe zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego.

Dobrze sporządzona umowa najmu okazjonalnego ogranicza ryzyko sporu i ułatwia właścicielowi dochodzenie praw, gdy najemca zalega z płatnościami, narusza umowę albo nie chce opuścić lokalu po zakończeniu najmu. Z drugiej strony najemca powinien rozumieć, jakie oświadczenia podpisuje i jakie konsekwencje może mieć akt notarialny o poddaniu się egzekucji.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego — w szczególności art. 19a–19e.
• Internetowy System Aktów Prawnych — tekst jednolity ustawy o ochronie praw lokatorów.
• Podatki.gov.pl — informacje o opodatkowaniu dochodów z najmu.
• Kodeks cywilny — przepisy ogólne dotyczące najmu, w szczególności art. 659 i następne.