Miejsce wykonywania pracy a podwyższone koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu pracownika: 250 zł albo 300 zł

Pracownicze koszty uzyskania przychodów są określone ryczałtowo w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Co do zasady przy jednym stosunku pracy pracodawca jako płatnik stosuje koszty podstawowe w wysokości 250 zł miesięcznie, nie więcej niż 3000 zł rocznie.

Podwyższone koszty wynoszą 300 zł miesięcznie, nie więcej niż 3600 zł rocznie przy jednym stosunku pracy. Stosuje się je, gdy łącznie spełnione są trzy warunki:

1. miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
2. pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę,
3. pracownik złożył pracodawcy oświadczenie pozwalające płatnikowi stosować podwyższone koszty.

Jeżeli pracownik uzyskuje przychody równocześnie z kilku stosunków pracy, obowiązują odrębne roczne limity: 4500 zł dla kosztów podstawowych i 5400 zł dla kosztów podwyższonych. Miesięczna kwota stosowana przez danego pracodawcę nadal wynosi odpowiednio 250 zł albo 300 zł.

Miejsce pracy określone jako teren województwa

Szerokie określenie miejsca pracy w umowie, np. jako teren województwa małopolskiego, nie rozstrzyga samo przez się o rodzaju kosztów podatkowych. Dla podwyższonych kosztów istotne jest to, czy pracownik mieszka w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy, czyli miejsce, do którego w praktyce dojeżdża i w którym wykonuje pracę.

W opisanej sytuacji pracownik mieszka w Krakowie. Jeżeli przez cały miesiąc wykonuje pracę wyłącznie w Krakowie, należy zasadniczo zastosować koszty podstawowe 250 zł. Jeżeli natomiast w danym miesiącu wykonuje pracę choćby przez część miesiąca w zakładzie lub miejscu pracy poza Krakowem, a spełnia pozostałe warunki, pracodawca może stosować podwyższone koszty 300 zł.

Takie podejście potwierdza także interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 30 stycznia 2014 r., sygn. IBPBII/1/415-988/13/ASz. Wynika z niej, że przy pracy wykonywanej w różnych miejscowościach decydujące znaczenie ma faktyczne spełnienie przesłanek z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT, a nie sam adres siedziby pracodawcy.

Praca poza województwem a delegacja

Jeżeli umowa wskazuje jako miejsce pracy teren województwa małopolskiego, a pracownik ma wykonać zadanie poza tym województwem, trzeba oddzielić dwie kwestie: koszty uzyskania przychodu oraz rozliczenie podróży służbowej. Osobnym problemem jest praca na czarno bez umowy i jej konsekwencje, bo wtedy brakuje prawidłowej podstawy zatrudnienia i dokumentacji rozliczeń.

Wyjazd poza stałe lub umówione miejsce pracy może być podróżą służbową w rozumieniu art. 77⁵ Kodeksu pracy. Wtedy pracownikowi mogą przysługiwać należności na pokrycie kosztów podróży, np. dieta, zwrot kosztów przejazdu czy noclegu, zgodnie z przepisami i zasadami obowiązującymi u danego pracodawcy.

Sam fakt wyjazdu poza województwo nie oznacza automatycznie, że za cały miesiąc zawsze należy zastosować podwyższone koszty. Jeżeli jednak pracownik faktycznie wykonuje pracę poza miejscowością zamieszkania, nie otrzymuje dodatku za rozłąkę i nie zachodzi wyłączenie związane ze zwrotem kosztów dojazdu, zastosowanie kosztów podwyższonych za dany miesiąc jest uzasadnione.

Ryczałt za jazdy lokalne i zwrot kosztów dojazdu

Ryczałt za jazdy lokalne nie jest tym samym co dodatek za rozłąkę. Samo wypłacanie takiego ryczałtu nie powinno więc automatycznie wykluczać podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Trzeba jednak sprawdzić, za co dokładnie wypłacany jest ryczałt. Art. 22 ust. 13 ustawy o PIT przewiduje, że podwyższonych kosztów z art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 oraz rozliczenia faktycznych wydatków na dojazd z art. 22 ust. 11 nie stosuje się, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Jeżeli więc ryczałt dotyczy jazd lokalnych wykonywanych w interesie pracodawcy, np. przejazdów między zakładami, kontrahentami lub miejscami realizacji zleceń, a nie zwrotu kosztów dojazdu z domu do zakładu pracy, nie powinien sam z siebie blokować podwyższonych kosztów. W razie wątpliwości warto opisać w regulaminie, umowie albo poleceniu wyjazdu, czego dokładnie dotyczy wypłacana kwota.

Oświadczenie pracownika i obowiązki pracodawcy

Pracodawca powinien stosować podwyższone koszty na podstawie oświadczenia pracownika, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i że pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę. W praktyce takie oświadczenie może być złożone w ramach formularza PIT-2 albo w odrębnym dokumencie kadrowo-płacowym.

Pracownik powinien poinformować pracodawcę o zmianie okoliczności, np. o przeprowadzce do miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, albo o rozpoczęciu pobierania dodatku za rozłąkę. Pracodawca powinien natomiast weryfikować te informacje w granicach dokumentów, którymi dysponuje, oraz stosować koszty zgodnie z rzeczywistym stanem faktycznym.

Przy pracy wykonywanej w różnych zakładach praktycznie przydatne są: ewidencja miejsc wykonywania pracy, harmonogramy, polecenia wyjazdów, dokumentacja kontraktów oraz jasne zasady rozliczania przejazdów. Znaczenie ma też prawidłowa dokumentacja innych ustaleń pracowniczych, takich jak szkolenie pracodawcy i umowa lojalnościowa. Dzięki temu łatwiej wykazać, dlaczego w danym miesiącu zastosowano koszty podstawowe albo podwyższone.

Rozliczenie roczne i imienne bilety okresowe

Jeżeli roczne ryczałtowe koszty pracownicze są niższe niż faktyczne wydatki na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego albo komunikacji miejskiej, pracownik może w zeznaniu rocznym przyjąć koszty faktycznie poniesione. Muszą być one udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Ta możliwość nie dotyczy sytuacji, w której pracownik otrzymał zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, chyba że taki zwrot został zaliczony do jego opodatkowanych przychodów. Nie wystarczą zwykłe paragony, bilety jednorazowe ani nieimienne potwierdzenia przejazdu.

FAQ

Podsumowanie

W opisanej sprawie podstawowe znaczenie ma to, gdzie pracownik faktycznie wykonuje pracę w danym miesiącu oraz czy spełnia ustawowe warunki do podwyższonych kosztów. Jeżeli mieszka w Krakowie i cały miesiąc pracuje w Krakowie, stosuje się koszty 250 zł. Jeżeli wykonuje pracę poza Krakowem, nie otrzymuje dodatku za rozłąkę i złożył wymagane oświadczenie, można stosować koszty 300 zł.

Praca poza województwem powinna być dodatkowo oceniona pod kątem podróży służbowej i należności delegacyjnych. Ryczałt za jazdy lokalne wymaga analizy jego charakteru: co innego przejazdy służbowe w interesie pracodawcy, a co innego zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 22 ust. 2, 11 i 13 - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
2. Art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 77⁵ - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
4. Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 30 stycznia 2014 r., sygn. IBPBII/1/415-988/13/ASz.
5. Informacja gov.pl: uzyskanie podatkowej interpretacji indywidualnej.