Zmiany w KRS po sprzedaży udziałów w spółce z o.o.

Wprowadzenie zmian w KRS i zwrot wniosku

Po sprzedaży udziałów w spółce z o.o. trzeba odróżnić trzy rzeczy: skuteczność samej umowy między stronami, skuteczność przejścia udziałów wobec spółki oraz wpis albo złożenie dokumentów w KRS. Zmiany danych podlegających wpisowi zgłasza się co do zasady w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o KRS. Zbycie udziałów powinno nastąpić w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, chyba że chodzi o szczególny tryb elektroniczny przewidziany dla spółek korzystających z wzorca umowy. Przed zgłoszeniem zmian warto też sprawdzić, czy sprzedaż udziałów nie naruszała takich postanowień jak ograniczenia zbycia udziałów w umowie spółki, np. prawa pierwszeństwa, prawa pierwokupu albo wymogu zgody spółki.

Wobec spółki przejście udziałów jest skuteczne od chwili, gdy spółka otrzyma od jednej z zainteresowanych stron zawiadomienie wraz z dowodem przejścia udziałów. W praktyce takim dowodem jest najczęściej umowa sprzedaży udziałów albo jej odpowiednio przygotowany wyciąg. Dopiero po otrzymaniu tych dokumentów zarząd powinien wpisać zmianę do księgi udziałów, a następnie złożyć do sądu rejestrowego nową listę wspólników.

Jeżeli dane wspólników podlegają ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców, trzeba złożyć wniosek zmianowy w KRS. Dotyczy to w szczególności wspólników posiadających samodzielnie albo łącznie z innymi co najmniej 10% kapitału zakładowego oraz sytuacji, w której spółka staje się spółką jednoosobową albo przestaje nią być. Niezależnie od tego nowa lista wspólników trafia do akt rejestrowych po aktualizacji księgi udziałów.

Jeżeli sąd zwrócił wniosek z powodu braków, trzeba sprawdzić, czy było to zarządzenie o zwrocie, czy wezwanie do uzupełnienia braków. Przy zwrocie wniosku art. 19 ust. 10 ustawy o KRS pozwala ponownie złożyć poprawiony wniosek w terminie 7 dni od doręczenia zarządzenia o zwrocie. Jeżeli poprawiony wniosek nie ma braków, zachowuje skutek od daty pierwotnego wniesienia. Kolejny zwrot co do zasady pozbawia tego skutku, chyba że dotyczy braków wcześniej niewskazanych.

Brak listy obejmującej adresy do doręczeń nie musi oznaczać, że sąd oczekuje wyłącznie zwykłej listy wspólników. W spółkach kapitałowych składa się także listę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu, obejmującą imię, nazwisko i adres do doręczeń albo firmę, nazwę i siedzibę. Jeżeli wspólnikiem jest osoba prawna, trzeba podać również imiona, nazwiska i adresy do doręczeń członków organu uprawnionego do jej reprezentowania. W praktyce, gdy nowi wspólnicy wykonują uprawnienie do powołania zarządu, sąd może wymagać aktualnej listy takich osób.

Jakie dokumenty dołączyć po sprzedaży udziałów?

Do ponownego wniosku warto dołączyć komplet dokumentów, a nie tylko brakujący załącznik, jeżeli system lub zarządzenie sądu wymaga ponownego złożenia całego wniosku. Najczęściej potrzebne będą: umowa sprzedaży udziałów lub inny dowód przejścia udziałów, zawiadomienie spółki o przejściu udziałów, aktualna lista wspólników podpisana przez wszystkich członków zarządu, dokument potwierdzający zmianę adresu spółki, a także lista adresów do doręczeń osób, których dotyczy obowiązek z ustawy o KRS.

Wniosek zmianowy w rejestrze przedsiębiorców składany przez Portal Rejestrów Sądowych podlega obecnie opłacie stałej 250 zł. Jeżeli zmiana dotycząca spółki z o.o. jest dokonywana przy wykorzystaniu wzorca uchwały w systemie teleinformatycznym, opłata wynosi 200 zł. System zwykle prowadzi przez płatność elektroniczną, ale przed wysłaniem wniosku warto sprawdzić, czy opłata została faktycznie zaksięgowana.

To, że za sprzedane udziały zapłacono gotówką, nie przekreśla skuteczności transakcji. Dla KRS ważna jest jednak cała procedura sprzedaży udziałów, w szczególności zachowanie właściwej formy umowy, zawiadomienie spółki i wykazanie przejścia udziałów. Jeżeli umowa wskazuje, że cena została zapłacona gotówką przy podpisaniu, zwykle jest to istotny dowód. Gdy sąd żąda dodatkowego potwierdzenia zapłaty, można dołączyć pokwitowanie, dokument KP, oświadczenie sprzedawcy o otrzymaniu ceny albo inne wiarygodne potwierdzenie.

Zapłata podatku PCC nie zastępuje dowodu sprzedaży udziałów ani dowodu zapłaty ceny. Przy sprzedaży udziałów podatek od czynności cywilnoprawnych co do zasady obciąża kupującego, a deklarację PCC-3 i podatek należy złożyć oraz zapłacić w terminie 14 dni od powstania obowiązku podatkowego. Potwierdzenie PCC może być pomocne dokumentacyjnie, ale samo w sobie nie przesądza, że udziały skutecznie przeszły na nabywcę.

Zmiana adresu spółki a zmiana siedziby

Zmiana adresu spółki i zmiana siedziby spółki to nie to samo. Adres to konkretna ulica, numer lokalu i miejscowość. Siedziba to miejscowość wskazana w umowie spółki. Jeżeli zmienia się tylko adres w tej samej miejscowości, zwykle wystarcza uchwała właściwego organu albo decyzja zarządu, zależnie od treści umowy spółki, oraz zgłoszenie zmiany do KRS.

Jeżeli zmienia się miejscowość będąca siedzibą spółki, zazwyczaj konieczna jest zmiana umowy spółki. Taka zmiana wymaga uchwały wspólników oraz aktu notarialnego, a następnie zgłoszenia do KRS. Podobnie trzeba postąpić, gdy przy okazji zmiany adresu wprowadzane są inne zmiany w spółce wymagające aktu notarialnego, np. zmiany umowy spółki przez notariusza dotyczące obowiązków wspólników, uprzywilejowania udziałów albo zasad reprezentacji.

Aktualizacja danych w KRS może mieć także skutki poza samym rejestrem. Część danych podstawowych jest przekazywana automatycznie do innych rejestrów, ale dane uzupełniające nadal mogą wymagać zgłoszenia na formularzu NIP-8. Warto też sprawdzić, czy sprzedaż udziałów nie zmieniła danych beneficjentów rzeczywistych w CRBR.

Czy były wspólnik może pozostać prezesem zarządu?

Tak. Członek zarządu spółki z o.o. nie musi być wspólnikiem. Kodeks spółek handlowych wyraźnie dopuszcza powołanie do zarządu osoby spośród wspólników albo spoza ich grona. Sprzedaż wszystkich udziałów przez dotychczasowego wspólnika nie powoduje automatycznie wygaśnięcia jego mandatu członka zarządu.

Oznacza to, że osoba, która sprzedała udziały, może nadal działać jako prezes zarządu, o ile nie została odwołana, jej mandat nie wygasł z innej przyczyny i zgodnie z KRS oraz umową spółki jest uprawniona do reprezentowania spółki. Nowi wspólnicy mogą oczywiście podjąć uchwałę o zmianie zarządu, chyba że umowa spółki przewiduje inny tryb powoływania i odwoływania członków zarządu.

Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, prezes zwykle podpisuje umowy samodzielnie. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, trzeba sprawdzić sposób reprezentacji w umowie spółki i w KRS. W braku odmiennych postanowień oświadczenia w imieniu spółki składa dwóch członków zarządu albo jeden członek zarządu łącznie z prokurentem.

Sprzedaż mieszkania przez spółkę

Sprzedaż mieszkania należącego do spółki jest czynnością spółki, a nie czynnością prywatną wspólnika. Umowę sprzedaży podpisuje osoba albo osoby uprawnione do reprezentacji spółki, czyli najczęściej zarząd. Sam fakt, że prezes nie jest już wspólnikiem, nie odbiera mu prawa do podpisania aktu notarialnego, jeżeli nadal pełni funkcję i jest prawidłowo umocowany do reprezentowania spółki.

Trzeba jednak oddzielić reprezentację spółki od zgody wspólników na dokonanie czynności. Zgodnie z art. 228 pkt 4 Kodeksu spółek handlowych uchwały wspólników wymaga nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego albo udziału w nieruchomości, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Notariusz przy sprzedaży mieszkania spółki zazwyczaj będzie oczekiwał takiej uchwały albo jednoznacznego postanowienia umowy spółki wyłączającego obowiązek jej podjęcia.

Postanowienie umowy spółki, że prezes zarządu jest uprawniony do sprzedaży nieruchomości, może opisywać wyłącznie sposób reprezentacji. Nie zawsze oznacza ono automatyczne wyłączenie wymogu uchwały wspólników z art. 228 pkt 4 KSH. Decydujące jest dokładne brzmienie umowy spółki. Jeżeli zapis jest nieprecyzyjny, bezpieczniej jest uzyskać uchwałę aktualnych wspólników przed wizytą u notariusza.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak te zasady działają w typowych sytuacjach po sprzedaży udziałów i przy zmianach zgłaszanych do KRS.

FAQ

Czy po sprzedaży udziałów zawsze trzeba zmieniać wpis wspólników w KRS?

Nie zawsze w takim samym zakresie. W rejestrze przedsiębiorców ujawnia się określone dane wspólników, w szczególności tych posiadających co najmniej 10% kapitału zakładowego oraz jedynego wspólnika. Niezależnie od ujawnienia w odpisie KRS zarząd powinien zaktualizować księgę udziałów i złożyć aktualną listę wspólników do akt rejestrowych.

Czy brak potwierdzenia zapłaty ceny za udziały blokuje wpis w KRS?

To zależy od treści umowy. Jeżeli przejście udziałów było uzależnione od zapłaty ceny, potwierdzenie zapłaty może być kluczowe. Jeżeli umowa potwierdza zapłatę ceny przy podpisaniu, sąd często opiera się na tej treści, ale może żądać dodatkowego dokumentu, gdy ma wątpliwości co do skuteczności przejścia udziałów.

Czy prezes zarządu musi być wspólnikiem spółki z o.o.?

Nie. Prezes zarządu może być osobą spoza grona wspólników. Sprzedaż udziałów nie pozbawia go automatycznie funkcji w zarządzie. O tym, czy nadal może reprezentować spółkę, decydują mandat, ewentualna uchwała o odwołaniu, umowa spółki i aktualny sposób reprezentacji.

Czy do sprzedaży mieszkania przez spółkę wystarczy podpis prezesa?

Podpis prezesa może wystarczyć do reprezentacji spółki, jeżeli zarząd jest jednoosobowy albo umowa spółki tak określa reprezentację. Osobno trzeba jednak sprawdzić, czy wymagana jest uchwała wspólników na zbycie nieruchomości. Co do zasady taka uchwała jest potrzebna, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Ile jest czasu na ponowne złożenie zwróconego wniosku do KRS?

Termin wynosi 7 dni od doręczenia zarządzenia o zwrocie. W tym czasie trzeba złożyć poprawiony wniosek bez braków. Jeżeli termin minie albo wniosek zostanie ponownie zwrócony z tych samych powodów, spółka może utracić skutek od daty pierwotnego wniesienia.

Podsumowanie

Po sprzedaży udziałów w spółce z o.o. należy zadbać nie tylko o samą umowę, ale też o zawiadomienie spółki, aktualizację księgi udziałów, listę wspólników i prawidłowe zgłoszenie zmian do KRS. Jeżeli sąd zwrócił wniosek, najważniejsze jest szybkie ustalenie, jakiego dokumentu brakuje, i ponowne złożenie kompletnego wniosku w terminie 7 dni.

Były wspólnik może nadal pełnić funkcję prezesa zarządu i reprezentować spółkę, jeżeli nie został odwołany i jego mandat nadal trwa. Przy sprzedaży nieruchomości należącej do spółki trzeba jednak sprawdzić nie tylko sposób reprezentacji, ale także wymóg uchwały wspólników z art. 228 pkt 4 KSH. W wielu przypadkach to właśnie brak uchwały, a nie brak statusu wspólnika po stronie prezesa, jest najważniejszym ryzykiem przy akcie notarialnym.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769
3. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - Dz.U. 2005 nr 167 poz. 1398
4. Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych - Dz.U. 2000 nr 86 poz. 959