Mediacja i ugoda cywilna – koszty, skutki i zatwierdzenie przez sąd

Masz podobny problem prawny?

Opisz sprawę i otrzymaj wycenę porady od prawnika. Samo zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.

Wycena zwykle w ciągu 1 godziny • Pracujemy 7 dni w tygodniu

Mediacja nie polega na rozstrzygnięciu sporu przez mediatora. Mediator organizuje rozmowę, pomaga stronom określić interesy i sformułować propozycje, ale to strony decydują, czy zawrą ugodę i jaka będzie jej treść. Dobrze przygotowana ugoda powinna zamykać spór w sposób jednoznaczny: wskazywać świadczenie, termin, sposób wykonania, rozliczenie kosztów oraz konsekwencje niewykonania.

Mediacja i ugoda cywilna – kiedy temat ma znaczenie w praktyce?

Mediacja ma znaczenie wtedy, gdy strony pozostają w sporze, ale istnieje przestrzeń do wzajemnych ustępstw. Dotyczy to zarówno sporów już skierowanych do sądu, jak i spraw, w których pozew nie został jeszcze wniesiony. Typowe przykłady to zaległa zapłata, wadliwe wykonanie usługi, rozliczenie umowy, szkoda w mieniu, konflikt między wspólnikami, spór sąsiedzki, podział rzeczy wspólnej albo ustalenie harmonogramu spłaty.

W sporze dotyczącym zapłaty lub naprawienia szkody punktem wyjścia jest ustalenie, czy zachodzi odpowiedzialność cywilna za niewykonanie umowy, jaka jest wysokość roszczenia i jakie zarzuty może podnieść druga strona. Jeżeli spór dotyczy uszkodzonej rzeczy, przed mediacją należy udokumentować odszkodowanie za zniszczenie mienia, w szczególności zakres szkody i koszt naprawy. Mediacja bywa też użyteczna, gdy strony chcą uzgodnić warunki związane ze zniesieniem współwłasności nieruchomości, chociaż czynności wymagające szczególnej formy mogą wymagać później aktu notarialnego lub orzeczenia sądu.

Mediacja jest szczególnie praktyczna, gdy strony chcą zachować relację gospodarczą, uniknąć długiego postępowania dowodowego albo ustalić rozwiązanie, którego sąd nie mógłby narzucić w wyroku, na przykład płatność w ratach połączoną z częściowym umorzeniem odsetek, dodatkową naprawą, wymianą rzeczy lub zmianą sposobu dalszej współpracy.

Podstawa prawna i najważniejsze pojęcia

Zasady mediacji cywilnej wynikają przede wszystkim z art. 183¹–183¹⁵ Kodeksu postępowania cywilnego. Ugoda jako czynność prawa materialnego jest uregulowana także w art. 917–918 Kodeksu cywilnego. Koszty mediacji sądowej określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12 lutego 2026 r., a zwrot opłat sądowych i zwolnienie wniosku o zatwierdzenie ugody z opłaty reguluje ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

• Mediacja pozasądowa jest prowadzona na podstawie umowy o mediację lub zgody drugiej strony wyrażonej po otrzymaniu wniosku.
• Mediacja sądowa rozpoczyna się po skierowaniu stron do mediacji przez sąd, przy czym nadal wymaga zgody stron.
• Ugoda mediacyjna jest porozumieniem zawierającym wzajemne ustępstwa i określającym sposób zakończenia sporu.
• Zatwierdzenie ugody oznacza kontrolę jej treści przez sąd. Ugoda podlegająca egzekucji jest zatwierdzana przez nadanie klauzuli wykonalności, a pozostała ugoda – postanowieniem.
• Tytuł wykonawczy to podstawa wszczęcia egzekucji komorniczej. Staje się nim ugoda mediacyjna zatwierdzona przez nadanie klauzuli wykonalności.

Zatwierdzona ugoda ma moc prawną ugody zawartej przed sądem, ale nie jest wyrokiem. Wiąże strony zgodnie z jej treścią, może uzasadniać zarzut, że dany spór został już ugodowo zakończony, a po nadaniu klauzuli wykonalności może być egzekwowana. Nie oznacza to jednak, że ugoda zastępuje formę szczególną wymaganą dla określonej czynności prawnej.

Postępowanie mediacyjne jest niejawne. Mediator, strony i inne osoby uczestniczące w mediacji mają obowiązek zachować w tajemnicy poznane fakty, chyba że zostaną z tego obowiązku zwolnione przez strony. W późniejszym procesie bezskuteczne jest powoływanie się na propozycje ugodowe, wzajemne ustępstwa i inne oświadczenia złożone podczas mediacji.

Warunki, przesłanki i wyjątki

Mediacja jest dopuszczalna w sprawach, w których strony mogą zawrzeć ugodę. Muszą więc mieć możliwość rozporządzania prawem lub roszczeniem objętym sporem. Nie można skutecznie zakończyć ugodą kwestii, które wymagają konstytutywnego orzeczenia sądu albo których strony nie mogą dowolnie kształtować.

Podstawowe warunki skutecznej mediacji to:

• zgoda obu stron na udział w mediacji;
• zdolność stron do zawarcia ugody, osobiście albo przez prawidłowo umocowanego pełnomocnika;
• dokładne określenie sporu i roszczeń objętych rozmowami;
• rzeczywiste, świadome i dobrowolne ustępstwa;
• treść zgodna z prawem, zasadami współżycia społecznego i niewprowadzająca sprzeczności;
• zachowanie formy szczególnej, jeżeli wymaga jej ustawa.

Szczególnej ostrożności wymagają ugody dotyczące nieruchomości, udziałów w spółkach, praw rzeczowych, praw konsumenta, roszczeń pracowniczych oraz świadczeń okresowych. Przykładowo samo zatwierdzenie ugody przez sąd nie zastąpi aktu notarialnego, jeżeli ustawa wymaga takiej formy dla przeniesienia własności nieruchomości. W relacji z konsumentem ugoda nie może legalizować postanowień sprzecznych z bezwzględnie obowiązującymi przepisami ochronnymi.

Pełnomocnik podpisujący ugodę powinien mieć umocowanie obejmujące zawarcie ugody. Samo ogólne pełnomocnictwo procesowe co do zasady obejmuje zawarcie ugody, jeżeli czynność nie została wyłączona, ale w sprawach o znacznej wartości lub obejmujących rozporządzenie szczególnym prawem bezpiecznie jest posługiwać się jednoznacznym umocowaniem.

Procedura albo sposób postępowania krok po kroku

1. Oceń roszczenie i cel mediacji

Przed kontaktem z mediatorem ustal, czego żądasz, z czego wynika roszczenie, jakie dowody je potwierdzają i na jakie ustępstwa możesz się zgodzić. Oddziel minimalny akceptowalny rezultat od propozycji wyjściowej. Sprawdź też terminy przedawnienia i ryzyko, że druga strona wyzbędzie się majątku.

2. Wybierz tryb mediacji i mediatora

Przed procesem możesz skontaktować się ze stałym mediatorem lub ośrodkiem mediacyjnym. Wniosek o przeprowadzenie mediacji powinien wskazywać strony, dokładnie określone żądanie, okoliczności uzasadniające żądanie, podpis i załączniki. Jeżeli istnieje pisemna umowa o mediację, dołącza się jej odpis. W sprawie sądowej możesz złożyć wniosek o skierowanie do mediacji albo zaakceptować propozycję sądu.

3. Przekaż dokumenty i stanowisko

Mediatorowi przekazuje się materiały potrzebne do zrozumienia sporu, niekoniecznie cały zbiór dowodów. Warto przygotować krótką chronologię, zestawienie kwot, kopie kluczowych umów i korespondencji oraz propozycję rozliczenia. Dokument przekazany mediatorowi nie staje się automatycznie dowodem w sądzie.

4. Negocjuj konkretne warunki

Uzgodnienia powinny obejmować nie tylko kwotę główną, lecz także odsetki, koszty, terminy, raty, rachunek bankowy, sposób wydania rzeczy, wykonania naprawy, odbioru prac lub złożenia oświadczenia. Przy świadczeniu w ratach trzeba rozstrzygnąć, co stanie się po opóźnieniu: czy cała pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna, czy naliczane są odsetki i od jakiej podstawy.

5. Podpisz ugodę i odbierz protokół

Ugoda może zostać zamieszczona w protokole mediacji albo dołączona do niego. Podpisują ją strony, a mediator podpisuje protokół. Protokół lub ugoda w postaci elektronicznej mogą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpisanie ugody oznacza zgodę stron na wystąpienie do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie.

6. Złóż wniosek do właściwego sądu

Po mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację wniosek składa się do sądu rejonowego właściwego ze względu na miejsce zawarcia ugody, chyba że strony wskazały w ugodzie inny sąd rejonowy. Jeżeli żadna z tych podstaw nie pozwala ustalić sądu, właściwy jest sąd rejonowy miejsca zamieszkania albo siedziby wnioskodawcy. Wniosek powinien oznaczać sąd i strony, zawierać żądanie zatwierdzenia ugody albo nadania jej klauzuli wykonalności, dane wymagane dla pierwszego pisma w sprawie, uzasadnienie, podpis i listę załączników. Dołącza się protokół mediacji i ugodę, jeżeli nie została zamieszczona w protokole.

W postępowaniu o zatwierdzenie ugody po mediacji prowadzonej na podstawie umowy adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej i prokurator wnoszą wniosek oraz dalsze pisma przez portal informacyjny. Dokumenty elektroniczne powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo złożone jako elektronicznie poświadczone odpisy.

Gdy do mediacji skierował sąd, mediator składa protokół i ugodę w sądzie prowadzącym sprawę. Jeżeli ugoda obejmuje roszczenia objęte kilkoma postępowaniami, powinna wymieniać te sprawy i wskazywać sąd, który przeprowadzi postępowanie zatwierdzające.

7. Poczekaj na kontrolę sądu

Sąd bada, czy ugoda może zostać zatwierdzona. Jeżeli świadczenie nadaje się do egzekucji, sąd nadaje ugodzie klauzulę wykonalności. Jeżeli ugoda dotyczy obowiązku, który nie podlega egzekucji, zatwierdza ją postanowieniem. Odmowa może dotyczyć całej ugody albo tylko jej części.

8. Wykonaj ugodę albo skieruj ją do egzekucji

Po dobrowolnym wykonaniu ugody warto zachować potwierdzenia płatności, protokoły odbioru i oświadczenia o rozliczeniu. Jeżeli obowiązek nie zostanie wykonany, wierzyciel dysponujący tytułem wykonawczym może złożyć wniosek egzekucyjny do komornika, wskazując świadczenie wynikające z ugody.

Dokumenty, dowody i rozliczenia

Zakres dokumentów zależy od rodzaju sporu. Nie wszystkie materiały są obowiązkowymi załącznikami do wniosku o zatwierdzenie ugody, ale powinny umożliwiać ocenę sytuacji i świadome negocjacje.

We wniosku do sądu nie trzeba ponownie udowadniać całego roszczenia tak jak w procesie. Sąd kontroluje przede wszystkim treść ugody i jej dopuszczalność. Dokumenty źródłowe są jednak ważne, gdy z ugody nie wynika dostatecznie jasno podstawa świadczenia, zakres wzajemnych ustępstw, umocowanie podpisujących albo zgodność z prawem.

Rozliczenie powinno obejmować także koszty mediatora, ewentualne wydatki, koszty pełnomocników i koszty procesu. W ugodzie należy wyraźnie wskazać, czy każda strona ponosi własne koszty, czy jedna z nich zwraca drugiej określoną kwotę.

Terminy, koszty i najważniejsze ryzyka

Najważniejsze terminy

• Sąd kierujący strony do mediacji wyznacza jej czas na okres do trzech miesięcy; termin może zostać przedłużony na zgodny wniosek stron lub z innych ważnych powodów.
• Strona może sprzeciwić się skierowaniu do mediacji w terminie tygodnia od ogłoszenia lub doręczenia postanowienia, chyba że wcześniej wyraziła zgodę.
• Jeżeli strona nie chce, aby mediator zapoznawał się z aktami sprawy, może nie wyrazić zgody w terminie tygodnia od ogłoszenia lub doręczenia postanowienia o skierowaniu do mediacji.
• Kodeks nie wyznacza ogólnego terminu na złożenie wniosku o zatwierdzenie ugody, ale zwlekanie może utrudnić egzekucję i ocenę biegu przedawnienia.
• Bieg przedawnienia roszczeń objętych umową o mediację nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu przez czas trwania mediacji. Nie należy mylić zawieszenia z przerwaniem przedawnienia.
• Jeżeli mediacja nie zostanie wszczęta z przyczyn wskazanych w art. 183⁶ § 2 Kodeksu postępowania cywilnego, skutki przewidziane dla czasu trwania mediacji mogą zostać zachowane, gdy pozew zostanie wniesiony w ustawowym terminie trzech miesięcy.

Koszt mediacji sądowej od 17 lutego 2026 r.

Wynagrodzenie procentowe zaokrągla się w górę do pełnego złotego. Przykładowo przy wartości sporu 50 000 zł wynagrodzenie wynosi 1000 zł, a przy wartości 500 000 zł – 7000 zł, przed doliczeniem ewentualnego VAT i wydatków.

Do wynagrodzenia mogą dojść udokumentowane i niezbędne wydatki mediatora: koszty przejazdu, najem pomieszczenia do 110 zł za jedno posiedzenie oraz korespondencja do 50 zł. Jeżeli mediator jest podatnikiem VAT, należności mogą zostać powiększone o podatek. W razie nieprzystąpienia stron do mediacji mediatorowi przysługuje zwrot poniesionych wydatków do 110 zł.

Nowe stawki stosuje się do spraw, w których sąd skierował strony do mediacji od 17 lutego 2026 r. Jeżeli skierowanie nastąpiło wcześniej, zastosowanie mają przepisy dotychczasowe. W mediacji pozasądowej koszt wynika z umowy z mediatorem lub cennika ośrodka, dlatego przed rozpoczęciem należy ustalić stawkę, VAT, koszty dodatkowe i zasady płatności w razie braku ugody.

Wniosek o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem w wyniku mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację jest wolny od opłaty sądowej. Jeżeli sprawa już toczy się przed sądem, zawarcie ugody może prowadzić do zwrotu opłaty: co do zasady całej opłaty, gdy postępowanie zakończyło się ugodą przed rozpoczęciem rozprawy przed sądem pierwszej instancji, albo trzech czwartych opłaty, gdy ugodę przed mediatorem zawarto po rozpoczęciu rozprawy. Kwota zwrotu podlega ustawowym zasadom pomniejszenia o opłatę minimalną.

Największe ryzyka to podpisanie ugody niewykonalnej, nieobjęcie nią wszystkich roszczeń, błędne rozliczenie odsetek, brak postanowień na wypadek opóźnienia, zrzeczenie się roszczeń szersze niż zamierzone oraz przyjęcie świadczenia, którego druga strona realnie nie będzie mogła wykonać. Przed ugodą ratalną warto ocenić sytuację majątkową dłużnika i rozważyć dodatkowe zabezpieczenie.

Ryzyko kosztowe może powstać także wtedy, gdy strona bez uzasadnionej przyczyny odmówi mediacji albo po wcześniejszym wyrażeniu zgody bez usprawiedliwienia nie stawi się na posiedzenie mediacyjne. Sąd może wówczas, niezależnie od wyniku sprawy, obciążyć ją kosztami w szerszym zakresie, a nawet w całości.

Najczęstsze błędy

1. Ogólny zapis o zakończeniu sporu. Sformułowanie, że strony nie mają do siebie roszczeń, może być zbyt szerokie albo niejasne. Lepiej wskazać konkretne umowy, zdarzenia, faktury i okresy objęte ugodą.
2. Brak dat i sposobu wykonania. Obowiązek zapłaty lub wydania rzeczy powinien zawierać termin, kwotę, walutę, rachunek albo miejsce spełnienia świadczenia.
3. Niespójne raty. Suma rat musi odpowiadać całemu zobowiązaniu, a zasady naliczania odsetek i wcześniejszej wymagalności powinny być jednoznaczne.
4. Brak umocowania pełnomocnika. Podpis osoby nieuprawnionej może podważyć skuteczność ugody i uniemożliwić jej zatwierdzenie.
5. Pomijanie formy szczególnej. Zatwierdzenie przez sąd nie zastępuje aktu notarialnego tam, gdzie wymaga go ustawa.
6. Założenie, że mediator rozstrzygnie spór. Mediator nie wydaje wyroku i nie gwarantuje, że proponowane rozwiązanie jest dla strony korzystne.
7. Mylenie podpisania ugody z możliwością egzekucji. Do wszczęcia egzekucji potrzebna jest ugoda zatwierdzona przez nadanie klauzuli wykonalności.
8. Brak analizy podatkowej. Umorzenie części długu, zapłata odszkodowania, przeniesienie składnika majątku lub rozliczenie przedsiębiorców może wywołać skutki podatkowe niezależne od zatwierdzenia ugody.

FAQ

Czy druga strona może zostać zmuszona do mediacji?

Nie. Mediacja jest dobrowolna. Sąd może skierować strony do mediacji, ale strona może w ustawowym terminie zgłosić sprzeciw, a każda ze stron może zrezygnować z dalszego udziału.

Czy mediator może narzucić treść ugody?

Nie. Mediator może wspierać negocjacje, a na zgodny wniosek stron wskazać niewiążące sposoby rozwiązania sporu. Ostateczna treść ugody zależy wyłącznie od stron.

Czy każda ugoda mediacyjna wymaga zatwierdzenia przez sąd?

Nie zawsze. Strony mogą dobrowolnie wykonać ugodę bez zatwierdzenia. Zatwierdzenie jest jednak potrzebne, gdy ugoda ma uzyskać moc ugody sądowej, a szczególnie wtedy, gdy wierzyciel chce mieć możliwość egzekucji komorniczej.

Do którego sądu złożyć wniosek po mediacji pozasądowej?

Co do zasady do sądu rejonowego właściwego dla miejsca zawarcia ugody. Strony mogą w ugodzie wskazać inny sąd rejonowy, a gdy tych podstaw nie można zastosować, właściwy jest sąd rejonowy miejsca zamieszkania albo siedziby wnioskodawcy.

Czy wniosek o zatwierdzenie ugody jest płatny?

Wniosek dotyczący ugody zawartej w mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację jest wolny od opłaty sądowej. Osobno mogą powstać koszty mediatora, pełnomocnika, odpisów lub późniejszej egzekucji.

Jak długo sąd zatwierdza ugodę?

Przepisy nakazują sądowi niezwłocznie przeprowadzić postępowanie zatwierdzające, ale nie określają konkretnej liczby dni. Czas zależy od obciążenia sądu, kompletności wniosku i tego, czy treść ugody wymaga wyjaśnień albo poprawienia braków formalnych.

Czy można zatwierdzić tylko część ugody?

Tak. Sąd może odmówić zatwierdzenia ugody w całości albo w części. Jest to możliwe, gdy wadliwy fragment daje się oddzielić od pozostałych postanowień, a reszta porozumienia zachowuje sens.

Czy po niewykonaniu ugody trzeba składać nowy pozew?

Jeżeli ugoda została zatwierdzona przez nadanie klauzuli wykonalności i obejmuje wymagalny obowiązek nadający się do egzekucji, co do zasady nie trzeba ponownie pozywać o to samo świadczenie. Można złożyć wniosek egzekucyjny do komornika.

Podsumowanie

Mediacja cywilna może szybko zakończyć spór, pod warunkiem że strony przygotują dokumenty, realnie ocenią roszczenia i zapiszą porozumienie w sposób jednoznaczny. Najważniejsze jest dokładne określenie świadczeń, terminów, kosztów i skutków niewykonania oraz sprawdzenie, czy ugoda nie wymaga formy szczególnej. Po mediacji pozasądowej należy złożyć kompletny wniosek do właściwego sądu rejonowego, jeżeli ugoda ma uzyskać moc ugody sądowej lub stać się podstawą egzekucji.

Źródła

• Ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 10, art. 98¹, art. 103–104¹ oraz art. 183¹–183¹⁵.
• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 121 pkt 5 oraz art. 917–918.
• Ustawa z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, w szczególności art. 79 i art. 95 ust. 1 pkt 9.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12 lutego 2026 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym.