Kontrola podatkowa a kontrola celno-skarbowa – różnice i prawa podatnika

Gdy urząd zapowiada kontrolę albo kontrolujący pojawiają się w firmie, pierwsze pytanie brzmi: z jaką procedurą mamy do czynienia. Od tego zależy, czy podatnik powinien oczekiwać zawiadomienia, jaki dokument kończy kontrolę, czy może składać zastrzeżenia, kiedy można korygować deklarację i jakie ryzyko grozi po zakończeniu czynności.

W praktyce podobne dokumenty i pytania urzędu mogą dotyczyć zupełnie innej procedury. Dlatego już na początku trzeba sprawdzić nazwę organu, podstawę prawną, zakres kontroli, okres objęty kontrolą oraz pouczenia o prawach i terminach.

Czym jest problem: kontrola podatkowa a kontrola celno-skarbowa – różnice i prawa podatnika

Kontrola podatkowa to procedura uregulowana głównie w Ordynacji podatkowej. Służy sprawdzeniu, czy podatnik, płatnik, inkasent albo następca prawny wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów podatkowych. Najczęściej prowadzi ją organ podatkowy pierwszej instancji, na przykład naczelnik urzędu skarbowego, ale w zależności od podatku może to być także inny właściwy organ.

Kontrola celno-skarbowa jest procedurą przewidzianą w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej. Prowadzi ją naczelnik urzędu celno-skarbowego. W praktyce częściej pojawia się przy sprawach ocenianych jako bardziej ryzykowne, dotyczących między innymi VAT, akcyzy, ceł, obrotu towarami, rozliczeń transgranicznych, nierzetelnych faktur albo innych obszarów objętych zakresem działania KAS.

Najważniejsza praktyczna różnica polega więc nie tylko na nazwie procedury. Chodzi o tempo działania organu, zakres uprawnień, sposób zakończenia kontroli i to, na jakim etapie podatnik może najskuteczniej przedstawić dowody. Podatnik może też działać przez przedstawiciela; zakres umocowania zależy od tego, czy chodzi o pełnomocnictwo podatkowe ogólne, szczególne czy do doręczeń.

Kiedy ten temat ma znaczenie w praktyce?

Różnica między kontrolą podatkową a kontrolą celno-skarbową ma znaczenie już w dniu doręczenia pierwszego pisma albo rozpoczęcia czynności przez kontrolujących. Podatnik powinien wtedy ustalić, czy ma czas na przygotowanie dokumentów, czy kontrola została wszczęta bez zawiadomienia, czy organ działa w granicach wskazanego zakresu oraz kto faktycznie prowadzi sprawę.

Temat jest szczególnie ważny, gdy urząd sprawdza rozliczenia VAT, koszty uzyskania przychodów, faktury, transakcje z kontrahentami, rozliczenia gotówkowe, ewidencje, ulgi, stratę podatkową, wybór formy opodatkowania albo ceny stosowane między podmiotami powiązanymi lub współpracującymi przedsiębiorcami.

Jeżeli kontrola dotyczy transakcji między firmami, organ może badać, czy cena nie została ustalona w sposób sztuczny albo nierynkowy. Taki wątek warto analizować osobno, bo szerzej omawia go artykuł: cena między przedsiębiorcami a kontrola fiskusa.

Podobnie, gdy spór dotyczy rozliczenia straty z poprzednich lat, trzeba odróżnić samą procedurę kontroli od materialnych zasad rozliczania straty. Szczegółowe omówienie tego zagadnienia znajduje się w tekście: strata podatkowa.

Jakie przepisy i zasady trzeba sprawdzić?

W pierwszej kolejności trzeba ustalić, czy pismo powołuje przepisy Ordynacji podatkowej dotyczące kontroli podatkowej, czy przepisy ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej dotyczące kontroli celno-skarbowej. Sama nazwa dokumentu ma duże znaczenie, ale nie wystarczy. Trzeba przeczytać podstawę prawną, zakres kontroli, okres objęty czynnościami, pouczenia oraz wskazanie osób upoważnionych do kontroli.

W kontroli podatkowej istotne są między innymi przepisy o zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli, upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, protokole kontroli oraz zastrzeżeniach do protokołu. W kontroli celno-skarbowej kluczowe znaczenie mają przepisy o wszczęciu kontroli, czynnościach kontrolnych, wyniku kontroli, korekcie deklaracji i przekształceniu kontroli w postępowanie podatkowe.

Jeżeli podatnik działał na podstawie indywidualnej interpretacji albo otrzymał interpretację, której urząd nie uwzględnia w praktyce, trzeba osobno zbadać ochronę wynikającą z interpretacji. W tym zakresie pomocny może być artykuł: interpretacja podatkowa.

Najważniejsze warunki

Przy kontroli podatkowej trzeba sprawdzić przede wszystkim, czy organ prawidłowo zawiadomił o zamiarze wszczęcia kontroli. Co do zasady kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Jeżeli kontrola ma rozpocząć się wcześniej, wymaga to zgody lub wniosku kontrolowanego, chyba że przepisy przewidują wyjątek od zawiadomienia.

Następnie należy sprawdzić upoważnienie do kontroli. Powinno ono wskazywać między innymi organ, kontrolowanego, podstawę prawną, zakres kontroli, okres objęty kontrolą, osoby kontrolujące oraz przewidywany termin zakończenia. Kontrolujący powinni także okazać legitymację służbową.

W kontroli celno-skarbowej również trzeba zweryfikować upoważnienie, zakres czynności i osoby prowadzące kontrolę. Trzeba jednak pamiętać, że ta procedura może być bardziej dynamiczna, a w sytuacjach wymagających niezwłocznego działania kontrola może zostać wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej. Dlatego nie należy zakładać, że brak wcześniejszego zawiadomienia automatycznie oznacza wadliwość kontroli.

Podatnik ma prawo działać przez pełnomocnika, składać wyjaśnienia, przedstawiać dowody, żądać potwierdzenia czynności, kontrolować zakres żądanych dokumentów i pilnować, aby organ nie wychodził poza przedmiot kontroli bez podstawy prawnej. Jednocześnie podatnik ma obowiązek współpracować w granicach prawa, udostępniać wymagane dokumenty i nie utrudniać czynności.

Terminy, dokumenty i dowody

Najważniejszy termin w kontroli podatkowej pojawia się po doręczeniu protokołu. Jeżeli podatnik nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w ciągu 14 dni złożyć zastrzeżenia lub wyjaśnienia i wskazać wnioski dowodowe. Organ powinien te zastrzeżenia rozpatrzyć i zawiadomić podatnika o sposobie ich załatwienia.

W kontroli celno-skarbowej trzeba szczególnie uważnie przeczytać wynik kontroli. Jeżeli wynik wskazuje nieprawidłowości, podatnik powinien niezwłocznie ustalić, czy składa korektę deklaracji, deklarację w zakresie objętym kontrolą albo przygotowuje argumenty na wypadek przekształcenia sprawy w postępowanie podatkowe. W wielu przypadkach termin na reakcję po doręczeniu wyniku kontroli wynosi 14 dni, ale należy każdorazowo sprawdzić pouczenie i zakres sprawy. Jeżeli po kontroli zostanie wydana niekorzystna decyzja, dalszym etapem może być odwołanie od decyzji podatkowej; jego termin i zarzuty ocenia się już według zasad postępowania podatkowego.

Do najważniejszych dokumentów należą: zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, upoważnienie do kontroli, protokoły z czynności, wezwania, korespondencja z organem, księgi podatkowe, ewidencje VAT, JPK, deklaracje, faktury, umowy, potwierdzenia zapłaty, korespondencja z kontrahentami, dokumenty magazynowe, dokumenty transportowe, interpretacje podatkowe i wcześniejsze wyjaśnienia składane do urzędu. Sposób zgłaszania i oceny takich materiałów opisuje poradnik dowody w postępowaniu podatkowym.

Co zrobić krok po kroku?

Pierwszym krokiem jest ustalenie rodzaju kontroli. Sprawdź, czy pismo pochodzi z urzędu skarbowego albo innego organu podatkowego, czy z urzędu celno-skarbowego. Następnie sprawdź podstawę prawną, nazwę dokumentu, zakres kontroli i okres, którego dotyczy sprawa.

Drugim krokiem jest zabezpieczenie dokumentów. Nie należy porządkować sprawy dopiero po pierwszym wezwaniu. Warto od razu przygotować deklaracje, ewidencje, faktury, umowy, potwierdzenia płatności, korespondencję i dokumenty potwierdzające wykonanie usług lub dostawę towarów.

Trzecim krokiem jest analiza, czy urząd działa w granicach zakresu kontroli. Jeżeli kontrola dotyczy VAT za określony okres, żądania organu powinny mieć związek z tym zakresem. Nie oznacza to, że organ nie może pytać o okoliczności pomocnicze, ale podatnik powinien rozumieć, po co dany dokument jest wymagany.

Czwartym krokiem jest uporządkowanie komunikacji z organem. Wyjaśnienia najlepiej składać spokojnie, rzeczowo i na podstawie dokumentów. Jeżeli sprawa jest złożona, warto przygotować pisemne stanowisko, zamiast udzielać niepełnych odpowiedzi pod presją czasu.

Piątym krokiem jest reakcja na dokument końcowy. W kontroli podatkowej trzeba przeanalizować protokół i zdecydować, czy składać zastrzeżenia w terminie 14 dni. W kontroli celno-skarbowej trzeba przeanalizować wynik kontroli, termin z pouczenia oraz skutki ewentualnej korekty albo braku korekty.

Najczęstsze błędy i ryzyka

Najczęstszy błąd polega na traktowaniu każdej kontroli tak samo. Podatnik, który myli kontrolę podatkową z kontrolą celno-skarbową, może przegapić właściwy termin albo złożyć niewłaściwe pismo. Inaczej reaguje się na protokół kontroli podatkowej, a inaczej na wynik kontroli celno-skarbowej.

Drugim błędem jest brak reakcji na dokument końcowy. Protokół kontroli podatkowej nie jest decyzją podatkową, ale może mieć duże znaczenie dla dalszego postępowania. Jeżeli podatnik nie złoży zastrzeżeń i nie przedstawi dowodów, organ może później korzystać z ustaleń kontroli jako punktu wyjścia do określenia zobowiązania podatkowego.

Trzecim ryzykiem jest zbyt szybka korekta deklaracji bez oceny skutków. Czasem korekta porządkuje sprawę i ogranicza spór, ale w innej sytuacji może oznaczać przyznanie określonych nieprawidłowości, konieczność zapłaty zaległości, odsetek albo dalszą analizę odpowiedzialności karnej skarbowej. Przed korektą trzeba więc sprawdzić fakty, dowody i ryzyka.

Czwartym ryzykiem jest problem z formą opodatkowania. Jeżeli urząd bada, czy podatnik prawidłowo stosował podatek liniowy, nie należy rozwijać tego wątku wyłącznie w ramach ogólnej analizy kontroli. Szerzej omawia go osobny artykuł: utrata prawa do podatku liniowego w trakcie roku.

Piątym ryzykiem jest zabezpieczenie zaległości. Jeżeli organ uzna, że istnieje obawa niewykonania zobowiązania podatkowego, może pojawić się temat zabezpieczenia na majątku. Nie jest to zwykły element każdej kontroli, ale przy większych kwotach warto znać zasady opisane szerzej w artykule: zabezpieczenie majątku podatnika przez urząd.

W praktyce ryzykowne jest także udzielanie nieprzemyślanych ustnych wyjaśnień, przekazywanie niekompletnych dokumentów, brak kopii tego, co zostało przekazane organowi, ignorowanie korespondencji elektronicznej i zakładanie, że skoro urząd jeszcze nie wydał decyzji, to sprawa nie wymaga działania.

FAQ

Czy kontrola podatkowa i kontrola celno-skarbowa to to samo?

Nie. Kontrola podatkowa jest uregulowana w Ordynacji podatkowej i co do zasady kończy się protokołem kontroli. Kontrola celno-skarbowa wynika z ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, prowadzi ją naczelnik urzędu celno-skarbowego i kończy się wynikiem kontroli.

Czy urząd zawsze musi wcześniej zawiadomić o kontroli?

Nie zawsze. Przy kontroli podatkowej zasadą jest zawiadomienie i rozpoczęcie kontroli między 7. a 30. dniem od jego doręczenia, ale przepisy przewidują wyjątki. Kontrola celno-skarbowa może być wszczęta bardziej dynamicznie, a w określonych przypadkach nawet po okazaniu legitymacji służbowej.

Co zrobić po otrzymaniu protokołu kontroli podatkowej?

Trzeba sprawdzić ustalenia, porównać je z dokumentami i zdecydować, czy składać zastrzeżenia lub wyjaśnienia. Termin wynosi 14 dni od doręczenia protokołu. W piśmie warto wskazać konkretne błędy, dowody i wnioski dowodowe.

Co zrobić po otrzymaniu wyniku kontroli celno-skarbowej?

Należy niezwłocznie sprawdzić pouczenie, zakres stwierdzonych nieprawidłowości i termin na ewentualną korektę albo inną reakcję. Jeżeli podatnik nie podejmie skutecznych działań, sprawa może przekształcić się w postępowanie podatkowe zakończone decyzją.

Czy można złożyć korektę deklaracji w trakcie kontroli?

To zależy od rodzaju kontroli, etapu sprawy i zakresu korekty. W kontroli podatkowej prawo do korekty w zakresie objętym kontrolą jest ograniczone w czasie trwania kontroli. W kontroli celno-skarbowej szczególne znaczenie mają terminy i zasady wskazane w ustawie o KAS oraz w pouczeniu organu.

Czy warto ustanowić pełnomocnika do kontroli?

W prostych sprawach podatnik może działać samodzielnie, ale przy wysokiej kwocie sporu, podejrzeniu nierzetelnych faktur, rozliczeniach VAT, transakcjach z wieloma kontrahentami albo ryzyku odpowiedzialności karnej skarbowej pełnomocnik może pomóc uporządkować dowody i uniknąć błędów proceduralnych.

Czy wynik kontroli celno-skarbowej można zaskarżyć jak decyzję?

Wynik kontroli nie jest typową decyzją podatkową. Jeżeli sprawa przejdzie do postępowania podatkowego i organ wyda decyzję, podatnik może korzystać ze środków zaskarżenia przewidzianych dla decyzji. Dlatego ważne jest, aby już po wyniku kontroli przygotować argumenty i dowody.

Podsumowanie

Kontrola podatkowa i kontrola celno-skarbowa różnią się nie tylko nazwą. Inny jest organ, tryb wszczęcia, dokument końcowy i sposób reakcji podatnika. W kontroli podatkowej szczególnie ważny jest protokół i 14 dni na zastrzeżenia. W kontroli celno-skarbowej kluczowy jest wynik kontroli, pouczenie, możliwość korekty oraz ryzyko przekształcenia sprawy w postępowanie podatkowe.

Po otrzymaniu zawiadomienia, upoważnienia, protokołu albo wyniku kontroli najlepiej od razu zapisać daty doręczeń, ustalić zakres sprawy, zabezpieczyć dokumenty i przygotować stanowisko oparte na dowodach. Im wcześniej podatnik uporządkuje fakty, tym łatwiej ocenić, czy warto składać korektę, zastrzeżenia, wyjaśnienia albo przygotować się do dalszego sporu z organem.

Źródła

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, w szczególności przepisy o kontroli podatkowej, zawiadomieniu, wszczęciu kontroli, protokole i zastrzeżeniach do protokołu.
• Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, w szczególności przepisy o kontroli celno-skarbowej, wyniku kontroli i przekształceniu kontroli w postępowanie podatkowe.
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w szczególności przepisy o ograniczeniach kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy.