- Przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów sporządza na dzień likwidacji spis z natury, a niezależnie od niego wykaz składników majątku pozostałych w firmie.
- Czynny podatnik VAT powinien odrębnie rozliczyć dla celów VAT towary, wyposażenie i środki trwałe, które pozostały na dzień zaprzestania działalności i przy których nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT.
- Samo pozostawienie środka trwałego po likwidacji działalności co do zasady nie powoduje powstania przychodu w PIT. Znaczenie podatkowe może mieć jego późniejsza sprzedaż.
- Spis PIT i spis VAT mają inny zakres, zasady wyceny i skutki. Nie należy traktować ich jako jednego dokumentu tylko dlatego, że oba są potocznie nazywane remanentem likwidacyjnym.
- Po likwidacji trzeba dopilnować ostatnich rozliczeń bieżących oraz zeznania rocznego. PIT-28, PIT-36 i PIT-36L nie są automatycznie akceptowane w usłudze Twój e-PIT.
Likwidacja działalności gospodarczej wymaga rozliczenia kilku odrębnych obowiązków podatkowych. Najwięcej pomyłek powstaje wtedy, gdy przedsiębiorca utożsamia remanent dla PIT z remanentem dla VAT albo zakłada, że po wykreśleniu firmy z CEIDG nie musi już składać żadnych deklaracji.
W praktyce najpierw trzeba ustalić formę opodatkowania dochodu, sposób prowadzenia ewidencji, status podatnika VAT oraz to, jakie składniki majątku pozostają w firmie na dzień jej zamknięcia. Dopiero na tej podstawie można prawidłowo ustalić dokumenty, podatki i terminy.
Likwidacja działalności – kiedy temat ma znaczenie w praktyce?
Opisane obowiązki dotyczą przede wszystkim osoby fizycznej kończącej jednoosobową działalność gospodarczą oraz – w odpowiednim zakresie – wspólników spółek niebędących osobami prawnymi. Likwidacja spółki kapitałowej, na przykład spółki z o.o., wymaga odrębnego rozliczenia rachunkowego i podatkowego i nie powinna być rozliczana według schematu właściwego dla jednoosobowej firmy.
Przed zamknięciem działalności odpowiedz na cztery pytania:
- czy rozliczasz dochód według skali podatkowej, podatkiem liniowym, ryczałtem czy w innej formie,
- czy prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów,
- czy w dniu zakończenia działalności jesteś czynnym podatnikiem VAT,
- czy w firmie pozostaną towary, materiały, wyposażenie, samochody, maszyny, nieruchomości albo inne składniki majątku.
Formalności rejestrowe, ZUS i kolejność zgłoszeń zostały szerzej opisane w poradniku zamknięcie działalności gospodarczej krok po kroku. W tym artykule koncentrujemy się na podatkowym zamknięciu firmy.
Jeżeli w majątku firmowym znajduje się nieruchomość, samo przesunięcie jej do majątku prywatnego i późniejsza sprzedaż wymagają osobnej analizy. Szerzej opisujemy to w artykule wycofanie nieruchomości z firmy. Osobne zasady mogą mieć również znaczenie przy aucie po leasingu – zobacz sprzedaż samochodu wykupionego z leasingu.
Podstawa prawna i najważniejsze pojęcia
Spis z natury dla celów PIT
Od 1 stycznia 2026 r. zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz sporządzania spisu z natury wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z § 20 rozporządzenia spis sporządza się między innymi w razie likwidacji działalności.
Spis obejmuje towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Nie jest więc wykazem wszystkich rzeczy należących do przedsiębiorcy. Typowy środek trwały, taki jak używana maszyna, komputer lub samochód wpisany do ewidencji środków trwałych, nie trafia do remanentu PIT tylko dlatego, że pozostaje w firmie.
Spis powinien zawierać między innymi dane przedsiębiorcy, datę, kolejny numer pozycji, opis składnika, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową, wartość poszczególnych pozycji, łączną wartość, klauzulę o zakończeniu spisu oraz podpis właściciela albo wspólników. W aktualnym od 2026 r. rozporządzeniu nie ma już obowiązku zamieszczania podpisów wszystkich osób sporządzających spis, znanego ze starszych wzorów i opracowań.
Wyceny należy dokonać najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu. Towary handlowe i materiały wycenia się zasadniczo według cen zakupu lub nabycia, a jeżeli ich ceny rynkowe w dniu spisu są niższe – według tych niższych cen rynkowych. Dla produkcji w toku, wyrobów własnych, braków i odpadów obowiązują szczególne reguły wynikające z § 22 rozporządzenia.
Wykaz składników majątku
Remanent PIT nie zastępuje wykazu składników majątku. Zgodnie z art. 24 ust. 3a ustawy o PIT w razie likwidacji działalności sporządza się na dzień likwidacji wykaz składników majątku. Powinien on obejmować co najmniej nazwę składnika, datę nabycia, wydatki na jego nabycie, część tych wydatków zaliczoną do kosztów, wartość początkową, metodę amortyzacji i sumę odpisów amortyzacyjnych.
To właśnie w tym wykazie szczególne znaczenie mają środki trwałe, również całkowicie zamortyzowane. Dokument pozwala później ustalić skutki podatkowe sprzedaży majątku po zamknięciu firmy.
Spis z natury dla celów VAT
Odrębny obowiązek wynika z art. 14 ustawy o VAT. W przypadku czynnego podatnika VAT będącego osobą fizyczną zaprzestającą wykonywania czynności opodatkowanych spisem obejmuje się pozostałe towary, w stosunku do których przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Pojęcie to jest szersze niż remanent PIT. W praktyce mogą znaleźć się w nim nie tylko niesprzedane towary handlowe i materiały, ale również wyposażenie i środki trwałe, jeżeli spełniają przesłanki art. 14 ustawy o VAT. Nie ma przy tym decydującego znaczenia, czy przedsiębiorca faktycznie skorzystał z odliczenia – istotne jest, czy prawo do odliczenia mu przysługiwało.
Podstawę opodatkowania ustala się zgodnie z art. 14 ust. 8 w związku z art. 29a ust. 2 ustawy o VAT. Jest nią cena nabycia towarów lub towarów podobnych, a gdy ceny nabycia nie ma – koszt wytworzenia, określone w momencie powstania obowiązku podatkowego. Z tego powodu wieloletniego środka trwałego nie należy automatycznie wyceniać według historycznej kwoty z faktury zakupu.
Remanent PIT, wykaz majątku i spis VAT – najważniejsze różnice
| Dokument | Co obejmuje | Czy wysyłasz do urzędu | Główny skutek |
|---|---|---|---|
| Spis z natury PIT przy KPiR | Towary, materiały, półwyroby, produkcja w toku, wyroby gotowe, braki i odpady | Nie – należy go przechowywać i okazać na żądanie | Jest ostatnim wpisem w KPiR, a jego wartość służy do ustalenia różnicy remanentowej |
| Wykaz składników majątku | Składniki pozostające na dzień likwidacji, w tym istotne środki trwałe | Co do zasady nie – trzeba go posiadać w dokumentacji | Pozwala ustalić skutki późniejszego zbycia majątku |
| Spis z natury VAT | Pozostałe towary, wyposażenie i środki trwałe, jeżeli przy ich nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT | Informację o spisie, jego wartości i VAT przekazuje się właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego | Powstaje VAT należny wykazywany w ostatnim JPK_VAT z deklaracją |
Warunki, przesłanki i wyjątki
Kiedy remanent PIT jest obowiązkowy?
Jeżeli na dzień likwidacji prowadzisz KPiR, sporządzasz spis z natury także wtedy, gdy jego wartość wynosi zero. Spis powinien zostać wpisany do księgi jako ostatnia pozycja.
Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorcy rozliczającego ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Nie prowadzi on KPiR, więc nie rozlicza różnicy remanentowej w taki sposób jak przedsiębiorca opodatkowany skalą lub podatkiem liniowym. Przy likwidacji powinien jednak sporządzić wymagany wykaz składników majątku i dopilnować rozliczenia ostatniego ryczałtu oraz PIT-28.
Kiedy spis VAT nie jest wymagany?
Art. 14 ustawy o VAT nie ma zastosowania do podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego wskazanego w art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1 ustawy. Ponadto do spisu VAT nie włącza się towarów, w stosunku do których przy nabyciu nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT.
Przykładowo rzecz kupiona od osoby prywatnej bez VAT albo nabyta w sytuacji, w której ustawa wyłączała prawo do odliczenia, nie powinna być automatycznie opodatkowana w remanencie VAT. Każdy składnik trzeba jednak ocenić na podstawie jego historii nabycia i sposobu wykorzystania.
Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i likwiduje działalność. Pozostaje mu laptop wprowadzony kilka lat wcześniej do ewidencji środków trwałych. Przy zakupie przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT. Laptop nie jest typowym składnikiem remanentu PIT obejmującego towary i materiały, ale powinien zostać uwzględniony w wykazie składników majątku. Dla VAT trzeba natomiast sprawdzić obowiązek objęcia go spisem z art. 14 oraz ustalić prawidłową podstawę opodatkowania na dzień likwidacji. Sam fakt, że laptop został już całkowicie zamortyzowany w PIT, nie oznacza, że jego wartość dla VAT wynosi zero.
Kończysz działalność gospodarczą i musisz rozliczyć majątek oraz podatki?
Prawnik pomoże przygotować remanent i wykaz majątku, rozliczyć VAT, PIT i środki trwałe oraz ocenić skutki ich późniejszej sprzedaży.
Wyślij sprawę do bezpłatnej wyceny ›Opisanie sprawy i wycena są bezpłatne • Dopiero później decydujesz, czy zamawiasz poradę
Co dzieje się ze środkiem trwałym pozostawionym po likwidacji?
Samo zakończenie działalności i pozostawienie środka trwałego w majątku byłego przedsiębiorcy nie powoduje co do zasady przychodu z jego odpłatnego zbycia w PIT, ponieważ nie dochodzi jeszcze do sprzedaży. Składnik powinien natomiast znaleźć się w wykazie majątku, jeżeli spełnia warunki ustawowe.
Jeżeli zostanie później odpłatnie zbyty, sprzedaż składnika pozostałego na dzień likwidacji może stanowić przychód z działalności gospodarczej. Zasada ta przestaje mieć zastosowanie, jeżeli od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji do sprzedaży upłynęło sześć lat i sprzedaż nie następuje w wykonaniu działalności gospodarczej. Dla niektórych składników, w szczególności nieruchomości mieszkalnych, trzeba dodatkowo sprawdzić przepisy szczególne.
Procedura albo sposób postępowania krok po kroku
Krok 1. Ustal rzeczywistą datę zakończenia działalności
Data likwidacji powinna odpowiadać faktycznemu zaprzestaniu wykonywania działalności. Jest ona punktem odniesienia dla spisu PIT, wykazu składników majątku i – u czynnego podatnika VAT – spisu dla VAT. Nie należy najpierw dowolnie sporządzać remanentu, a dopiero później dopasowywać do niego daty likwidacji.
Krok 2. Zamknij ewidencję i policz składniki objęte remanentem PIT
Jeżeli prowadzisz KPiR, na dzień likwidacji zinwentaryzuj składniki wskazane w § 20 aktualnego rozporządzenia. Policz je w sposób pozwalający później wykazać, jak ustalono ilość i wartość. Przy towarach uszkodzonych lub przestarzałych zachowaj dokumentację uzasadniającą przyjęcie niższej wartości.
Krok 3. Sporządź wykaz składników majątku
Oddzielnie przygotuj wykaz wymagany przez art. 24 ust. 3a ustawy o PIT. Wykorzystaj ewidencję środków trwałych, dokumenty zakupu, informacje o amortyzacji oraz dane dotyczące wydatków, które wcześniej zostały zaliczone do kosztów.
Krok 4. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, przygotuj odrębny spis VAT
Przejrzyj pozostałe towary, materiały, wyposażenie i środki trwałe. Przy każdym ustal, czy przy nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Dla składników objętych art. 14 określ podstawę opodatkowania na moment likwidacji i zastosuj stawkę właściwą dla danego towaru.
Jeżeli wszystkie składniki podlegające remanentowi zostały rzeczywiście sprzedane przed likwidacją, spis może mieć wartość zerową. Nie oznacza to jednak, że można pominąć dokumentację ostatniego rozliczenia.
Krok 5. Rozlicz ostatni okres VAT
VAT wynikający ze spisu wykazuje się w JPK_VAT z deklaracją za ostatni okres rozliczeniowy. Najpóźniej w dniu złożenia deklaracji za okres obejmujący zaprzestanie działalności należy także przekazać naczelnikowi urzędu skarbowego informację o dokonanym spisie, jego wartości i kwocie VAT należnego.
Zgłoszenie zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych składa się na formularzu VAT-Z. Należy to zrobić w ciągu 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania tych czynności.
Krok 6. Sprawdź ewentualną korektę VAT
Przy środkach trwałych i innych zakupach, dla których nie upłynął jeszcze okres korekty, trzeba przeanalizować art. 91 ustawy o VAT. Dla środków trwałych o wartości początkowej przekraczającej 15 000 zł okres korekty wynosi zasadniczo 5 lat, a dla nieruchomości i praw wieczystego użytkowania gruntów – 10 lat.
Korekta nie powinna być naliczana mechanicznie tylko dlatego, że zamykasz firmę. Znaczenie ma między innymi sposób opodatkowania danego składnika przy likwidacji. Jeżeli składnik jest opodatkowany zgodnie z art. 14, ustawa przyjmuje dla potrzeb korekty dalsze wykorzystywanie go do czynności opodatkowanych do końca okresu korekty. Dlatego wyliczenie trzeba przeprowadzić dla konkretnego środka trwałego.
Krok 7. Rozlicz ostatnią zaliczkę PIT albo ryczałt
Przy rozliczeniach miesięcznych ostatnią zaliczkę na PIT albo ryczałt wpłaca się zasadniczo do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji. Przy rozliczeniu kwartalnym termin przypada co do zasady na 20. dzień miesiąca następującego po kwartale, w którym działalność została zakończona. Jeżeli likwidacja następuje w grudniu albo w IV kwartale, według aktualnych zasad termin przypada na 20 stycznia następnego roku.
Krok 8. Złóż zeznanie roczne
Zamknięcie działalności w trakcie roku nie oznacza złożenia od razu rocznego PIT. Zeznanie składa się po zakończeniu roku, w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia kolejnego roku. Przedsiębiorca opodatkowany skalą składa PIT-36, podatkiem liniowym – PIT-36L, a ryczałtem – PIT-28.
Nie należy zakładać, że zeznanie przedsiębiorcy zostanie samo wysłane przez Twój e-PIT. PIT-28, PIT-36 i PIT-36L nie podlegają automatycznej akceptacji – podatnik musi je uzupełnić i zaakceptować albo złożyć w inny prawidłowy sposób.
Przedsiębiorca rozliczający PIT i VAT miesięcznie faktycznie kończy działalność 10 lipca 2026 r. Na ten dzień ustala wymagane spisy i wykaz majątku. Jako czynny podatnik VAT składa VAT-Z w ciągu 7 dni, czyli najpóźniej 17 lipca 2026 r. Ostatnią miesięczną zaliczkę PIT wpłaca co do zasady do 20 sierpnia 2026 r., a JPK_V7M za lipiec – do 25 sierpnia 2026 r. Zeznanie roczne za 2026 r. składa, zgodnie z przepisami obowiązującymi w dniu publikacji artykułu, między 15 lutego a 30 kwietnia 2027 r.
- Ustal jedną prawidłową datę faktycznego zakończenia działalności i używaj jej konsekwentnie w dokumentacji.
- Sprawdź, czy na dzień likwidacji prowadzisz KPiR – jeżeli tak, sporządź spis z natury nawet wtedy, gdy jego wartość wynosi zero.
- Przygotuj odrębny wykaz składników majątku z danymi wymaganymi przez art. 24 ust. 3a ustawy o PIT.
- Dla każdego pozostającego środka trwałego ustal datę nabycia, wartość początkową, dotychczasową amortyzację i dokument potwierdzający zakup.
- Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, sprawdź dla każdego pozostałego składnika, czy przy jego nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT.
- Nie kopiuj wartości środka trwałego z historycznej faktury do remanentu VAT bez sprawdzenia zasad z art. 29a ust. 2 ustawy o VAT.
- Sprawdź, czy w związku z likwidacją powstaje korekta podatku naliczonego na podstawie art. 91 ustawy o VAT.
- Dopilnuj VAT-Z, ostatniego JPK_VAT z deklaracją oraz informacji o spisie VAT.
- Oblicz i wpłać ostatnią zaliczkę PIT albo ryczałt w terminie właściwym dla miesięcznego lub kwartalnego sposobu rozliczeń.
- Zachowaj remanenty, wykazy, faktury, ewidencje i potwierdzenia wysłania deklaracji oraz pamiętaj o późniejszym zeznaniu rocznym.
Dokumenty, dowody i rozliczenia
Przy likwidacji firmy część dokumentów jest obowiązkowa, a część ma przede wszystkim znaczenie dowodowe. Nie warto ograniczać dokumentacji tylko do samych formularzy podatkowych. W razie kontroli problemem najczęściej jest nie brak samego arkusza remanentu, lecz brak możliwości wykazania, skąd wzięły się ilości, wartości i sposób rozliczenia konkretnych składników.
| Dokument | Znaczenie | Co powinno z niego wynikać |
|---|---|---|
| Spis z natury PIT | Obowiązkowy przy KPiR | Stan i wartość towarów, materiałów oraz innych składników wymienionych w rozporządzeniu |
| Wykaz składników majątku | Obowiązkowy w przypadkach wskazanych w przepisach | Historia nabycia, koszty, wartość początkowa i amortyzacja majątku pozostającego po likwidacji |
| Spis VAT i informacja do urzędu | Obowiązkowe dla podatnika objętego art. 14 ustawy o VAT | Składniki, ich wartość, stawka i kwota należnego VAT |
| Faktury i umowy | Podstawowy dowód źródłowy | Data i sposób nabycia, cena, VAT, zakres prawa do odliczenia |
| Ewidencja środków trwałych | Podstawa rozliczenia środków trwałych | Wartość początkowa, data przyjęcia, amortyzacja, ewentualne ulepszenia |
| JPK_VAT, VAT-Z i roczne PIT | Dokumenty rozliczeniowe | Prawidłowe zamknięcie obowiązków deklaracyjnych |
Przydatne są również potwierdzenia przelewów, korespondencja z kontrahentami i urzędem, dokumentacja techniczna, zdjęcia uszkodzonych albo przestarzałych towarów oraz wydruki lub oferty pozwalające obronić wartość przyjętą dla składnika majątku. Jeżeli przedsiębiorca posiada interpretację indywidualną dotyczącą konkretnego sposobu rozliczenia, powinna zostać zachowana razem z dokumentami, których dotyczy.
W sprawie spornej najważniejsza jest spójność dowodów. Przykładowo, jeżeli podatnik obniża wartość towarów z powodu ich uszkodzenia, sam wpis w remanencie jest znacznie słabszym dowodem niż protokół uszkodzenia, dokumentacja zdjęciowa, historia nieskutecznych prób sprzedaży i dane wskazujące na rzeczywistą utratę wartości.
Terminy, koszty i najważniejsze ryzyka
14 dni na wycenę spisu PIT
Aktualne rozporządzenie w sprawie KPiR wymaga dokonania wyceny spisu z natury najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu. Nie oznacza to jednak, że sam spis można przesuwać na dowolny dzień – stan składników ustala się na dzień likwidacji.
7 dni na VAT-Z
Podatnik zaprzestający wykonywania czynności podlegających VAT zgłasza ten fakt właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego na formularzu VAT-Z w ciągu 7 dni od zaprzestania wykonywania tych czynności.
Ostatni JPK_VAT z deklaracją
JPK_VAT przesyła się według zasad właściwych dla danego sposobu rozliczeń. Przy rozliczeniu miesięcznym termin przypada co do zasady do 25. dnia następnego miesiąca. Podatnik rozliczający VAT kwartalnie powinien zastosować zasady właściwe dla JPK_V7K, pamiętając, że część ewidencyjna jest przekazywana miesięcznie, a część deklaracyjna według okresu kwartalnego.
Nie później niż w dniu składania deklaracji obejmującej dzień zaprzestania działalności należy przekazać także informację o spisie VAT, jego wartości i kwocie należnego podatku.
20. dzień miesiąca – ostatnia zaliczka PIT albo ryczałt
Przy miesięcznym sposobie rozliczeń ostatnią zaliczkę lub ryczałt wpłaca się zasadniczo do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji. Przy rozliczeniach kwartalnych termin wiąże się z końcem kwartału. Jeżeli ustawowy termin wypada w dzień powodujący jego przesunięcie zgodnie z Ordynacją podatkową, należy stosować regułę przesunięcia na właściwy dzień roboczy.
15 lutego – 30 kwietnia na zeznanie roczne
Roczne PIT-28, PIT-36 lub PIT-36L składa się w okresie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku, w którym działalność była prowadzona. Likwidacja firmy w styczniu, lipcu czy listopadzie nie zwalnia z tego obowiązku.
Sześć lat przy sprzedaży majątku po likwidacji
Przy odpłatnym zbyciu składników majątku pozostałych po likwidacji szczególne znaczenie ma sześciolatni okres liczony od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji. Jeżeli do dnia sprzedaży sześć lat jeszcze nie upłynęło, przychód może nadal być kwalifikowany jako przychód z działalności gospodarczej. Po upływie tego okresu wyłączenie ma zastosowanie pod warunkiem, że sprzedaż nie następuje w wykonaniu działalności gospodarczej.
Działalność zostaje zlikwidowana 18 sierpnia 2026 r., a w majątku pozostaje firmowa maszyna. Sześcioletni okres istotny dla art. 14 ust. 3 pkt 12 ustawy o PIT zaczyna biec 1 września 2026 r. Jeżeli sprzedaż nastąpi przed jego upływem, trzeba rozliczyć ją według zasad dotyczących majątku pozostałego po likwidacji. Dopiero sprzedaż po upływie pełnych sześciu lat może korzystać z wyłączenia z przychodów z działalności, jeżeli nie jest dokonywana w ramach działalności gospodarczej.
Ile kosztuje likwidacja od strony podatkowej?
Samo wykreślenie jednoosobowej działalności z CEIDG jest bezpłatne. Najważniejszym obciążeniem nie jest więc opłata za remanent, lecz ewentualny podatek wynikający z rozliczeń końcowych – zwłaszcza VAT należny od majątku objętego spisem, skutki korekty VAT, ostatnia zaliczka na podatek oraz późniejsze opodatkowanie sprzedaży składników majątku.
Dodatkowo mogą pojawić się prywatne koszty obsługi księgowej, doradcy podatkowego, rzeczoznawcy albo prawnika, jeżeli majątek wymaga bardziej złożonej wyceny lub kwalifikacji.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Dokumentacji podatkowej nie należy niszczyć wraz z zamknięciem firmy. Co do zasady przechowuje się ją do czasu upływu okresu przedawnienia właściwego zobowiązania podatkowego. Podstawowy termin przedawnienia wynikający z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W konkretnej sprawie termin może jednak ulec zawieszeniu lub przerwaniu, dlatego przy postępowaniu lub sporze z organem nie należy niszczyć dokumentacji wyłącznie na podstawie prostego odliczenia pięciu lat.
Najczęstsze błędy
- Traktowanie remanentu PIT i VAT jako jednego spisu. Zakres obu dokumentów jest różny. Środek trwały może nie znaleźć się w spisie PIT, a jednocześnie podlegać rozliczeniu w spisie VAT.
- Pominięcie środków trwałych w wykazie majątku. Całkowita amortyzacja nie oznacza, że składnik przestaje mieć znaczenie podatkowe.
- Wpisywanie do spisu VAT wszystkich rzeczy pozostających w firmie. Trzeba ustalić, czy przy ich nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT.
- Przyjmowanie historycznej ceny z faktury jako automatycznej podstawy VAT. Ustawa nakazuje ustalenie wartości według zasad art. 29a ust. 2 na moment opodatkowania.
- Założenie, że wartość środka trwałego dla VAT wynosi zero, bo został zamortyzowany w PIT. Amortyzacja podatku dochodowego nie ustala podstawy opodatkowania remanentu VAT.
- Pominięcie spisu PIT, ponieważ na magazynie nic nie zostało. Przy KPiR spis likwidacyjny powinien być sporządzony i wpisany do księgi również przy wartości zerowej.
- Wysyłanie remanentu PIT zamiast przechowania go w dokumentacji albo niewysłanie wymaganej informacji o spisie VAT. Obowiązki dotyczące przekazania dokumentów są inne w PIT i VAT.
- Pominięcie VAT-Z albo ostatniego JPK_VAT z deklaracją. Wykreślenie firmy z CEIDG nie zastępuje wszystkich obowiązków podatnika VAT.
- Brak analizy art. 91 ustawy o VAT. Przy drogich środkach trwałych likwidacja może wymagać dodatkowego sprawdzenia okresu korekty i sposobu rozliczenia konkretnego składnika.
- Przekonanie, że sprzedaż majątku po zamknięciu firmy jest od razu sprzedażą prywatną bez PIT. Dla składników pozostałych na dzień likwidacji obowiązuje między innymi reguła sześciu lat.
- Oczekiwanie na automatyczne wysłanie rocznego PIT. PIT-28, PIT-36 i PIT-36L nie są automatycznie akceptowane w usłudze Twój e-PIT.
- Korzystanie ze starych wzorów KPiR bez sprawdzenia przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2026 r. Aktualne zasady spisu z natury określają § 20–22 rozporządzenia z 6 września 2025 r.
FAQ
Czy przy likwidacji firmy zawsze trzeba zrobić remanent dla PIT?
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi KPiR, na dzień likwidacji sporządza spis z natury obejmujący składniki wskazane w aktualnym rozporządzeniu. Dotyczy to również sytuacji, gdy spis ma wartość zero. Przy ryczałcie nie występuje taki remanent KPiR, ale trzeba pamiętać o wykazie składników majątku.
Czy samochód albo komputer będący środkiem trwałym wpisuję do remanentu PIT?
Nie tylko z tego powodu, że są środkami trwałymi pozostającymi w firmie. Remanent PIT obejmuje kategorie wskazane w § 20 rozporządzenia dotyczącego KPiR. Środki trwałe mają natomiast znaczenie dla wykazu składników majątku. U czynnego podatnika VAT mogą również podlegać odrębnej analizie na potrzeby spisu VAT.
Czy od pozostawionego środka trwałego trzeba od razu zapłacić PIT?
Samo pozostawienie środka trwałego po likwidacji co do zasady nie tworzy przychodu z jego odpłatnego zbycia. PIT może pojawić się przy późniejszej sprzedaży. Trzeba wtedy uwzględnić między innymi regułę sześciu lat i przepisy dotyczące konkretnego rodzaju składnika.
Czy czynny podatnik VAT musi opodatkować przy likwidacji każdy samochód, laptop lub maszynę?
Nie automatycznie każdy. Trzeba ustalić, czy dany składnik jest objęty art. 14 ustawy o VAT, a w szczególności czy przy jego nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Następnie należy prawidłowo ustalić podstawę opodatkowania na moment likwidacji.
Czy podatnik zwolniony z VAT robi remanent VAT?
Art. 14 ust. 2 ustawy o VAT wyłącza stosowanie remanentu likwidacyjnego z art. 14 ust. 1 wobec podatników korzystających ze wskazanych w tym przepisie zwolnień podmiotowych. Nie należy jednak mylić tego z remanentem dla PIT – są to odrębne obowiązki.
Czy remanent likwidacyjny trzeba wysłać do urzędu skarbowego?
Spisu z natury sporządzanego dla KPiR co do zasady nie przesyła się do urzędu. Należy go przechowywać i udostępnić na żądanie. Inaczej jest przy VAT: podatnik objęty art. 14 ustawy o VAT przekazuje informację o sporządzonym spisie, jego wartości i kwocie VAT należnego nie później niż w dniu złożenia deklaracji za właściwy okres.
Kiedy po likwidacji trzeba złożyć PIT roczny?
Zeznanie roczne składa się od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Forma zależy od sposobu opodatkowania działalności: najczęściej będzie to PIT-36, PIT-36L albo PIT-28. Zeznań tych nie należy pozostawiać bez działania w Twój e-PIT, ponieważ nie podlegają automatycznej akceptacji.
Czy można sprzedać towary już po likwidacji działalności?
Tak, ale trzeba ustalić skutki zarówno w PIT, jak i w VAT. W PIT znaczenie mają przepisy dotyczące sprzedaży składników pozostałych na dzień likwidacji. W VAT art. 14 ust. 7 przewiduje przez 12 miesięcy zwolnienie dla późniejszej dostawy towarów objętych spisem, pod warunkiem rozliczenia podatku od tych towarów przy likwidacji.
Podsumowanie
Przy zamykaniu działalności nie zaczynaj od samego formularza CEIDG. Najpierw ustal, jakie towary i środki trwałe pozostaną na dzień likwidacji oraz jakie obowiązki wynikają z Twojej formy opodatkowania i statusu VAT.
Przy KPiR sporządź prawidłowy spis z natury i wykaz składników majątku. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, oddzielnie ustal składniki podlegające art. 14 ustawy o VAT, ich aktualną podstawę opodatkowania, kwotę należnego podatku oraz ewentualną korektę z art. 91. Następnie dopilnuj VAT-Z, ostatniego JPK, ostatniej zaliczki albo ryczałtu oraz zeznania rocznego. Dokumentację zachowaj także po wykreśleniu firmy, szczególnie jeśli planujesz później sprzedać pozostawiony majątek.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 1 godziny
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Źródła
- Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – w szczególności art. 14 i art. 24.
- Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – w szczególności art. 14, art. 29a ust. 2, art. 91 i art. 96 ust. 6.
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz.U. z 2025 r. poz. 1299 – w szczególności § 20–22, obowiązujące od 1 stycznia 2026 r.
- Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – w szczególności art. 70.
- Oficjalne informacje Ministerstwa Finansów w serwisie podatki.gov.pl dotyczące likwidacji działalności, VAT, PIT i JPK_VAT – stan zweryfikowany na dzień 15 sierpnia 2026 r.
