Druk ERP-7 – obowiązki pracodawcy i odmowa wydania

Czym jest druk ERP-7?

Druk ERP-7, dawniej RP-7, to zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. ZUS wykorzystuje je przede wszystkim przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego. Aktualny formularz ERP-7 jest publikowany przez ZUS i powinien być wypełniany na podstawie dokumentacji kadrowo-płacowej, która może mieć znaczenie również przy innych roszczeniach pracowniczych, takich jak odszkodowanie za wypadek przy pracy, zwłaszcza list płac, kart wynagrodzeń, umów, świadectw pracy oraz innych dokumentów pozwalających ustalić okres zatrudnienia i wysokość zarobków.

Dokument może mieć znaczenie także wtedy, gdy ubezpieczony występuje o ponowne przeliczenie emerytury przez ZUS na podstawie wcześniej nieuwzględnionych okresów zatrudnienia lub zarobków.

W praktyce ERP-7 bywa szczególnie ważny przy starszych okresach zatrudnienia, kiedy dane zapisane na koncie ubezpieczonego w ZUS są niepełne albo wymagają potwierdzenia. Jeżeli chodzi o nowsze okresy, ZUS często dysponuje już informacjami przekazywanymi przez płatnika składek, ale nie oznacza to automatycznie, że były pracodawca może odmówić współpracy.

Kto ma obowiązek wystawić ERP-7?

Podstawą jest art. 125 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawcy mają obowiązek współdziałać z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia oraz wydawać pracownikowi albo organowi rentowemu zaświadczenia potrzebne do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Jeżeli więc ERP-7 jest potrzebny do sprawy emerytalnej lub rentowej, pracodawca powinien go wystawić na podstawie posiadanych danych.

Zaświadczenie może wystawić przede wszystkim pracodawca, a w zależności od sytuacji także następca prawny pracodawcy, likwidator, syndyk, podmiot upoważniony przez płatnika składek albo przechowawca dokumentacji. Sam fakt, że w firmie zmieniały się księgowe, nie jest podstawą odmowy. Pracodawca odpowiada za prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, a nie konkretna księgowa.

Jak złożyć wniosek o ERP-7?

Najbezpieczniej złożyć wniosek pisemnie, nawet jeżeli wcześniej sprawa była omawiana telefonicznie. We wniosku warto podać swoje dane, okres zatrudnienia, stanowisko, numer PESEL, adres do korespondencji oraz jasno wskazać, że chodzi o wystawienie zaświadczenia ERP-7 na potrzeby postępowania przed ZUS. Dobrze jest zachować potwierdzenie nadania listu albo potwierdzenie złożenia wniosku w firmie.

Jeżeli pracodawca odmawia, warto równolegle zawnioskować o kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej, w szczególności dokumentów płacowych. Zgodnie z art. 94¹² Kodeksu pracy pracodawca wydaje kopię dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika, złożony w postaci papierowej albo elektronicznej. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej przewiduje, że kopia powinna zostać wydana nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania wniosku.

Przy kompletowaniu dokumentów warto pilnować także innych okresów pracy i ubezpieczenia, ponieważ w praktyce zaliczanie okresów do stażu zależy od tego, jakie dowody uda się przedłożyć w ZUS lub w sądzie.

Co w sytuacji, gdy firma została zlikwidowana?

Jeżeli dawny zakład pracy został zlikwidowany, najpierw trzeba ustalić, kto przejął dokumentację. Może to być następca prawny, likwidator, syndyk masy upadłości albo podmiot przechowujący dokumentację. Informacji można szukać w KRS, CEIDG, aktach rejestrowych, w archiwach państwowych oraz w bazach podmiotów przechowujących dokumentację osobową i płacową.

Zgodnie z art. 51p ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach:

W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków finansowych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.

Po ustaleniu przechowawcy należy złożyć do niego wniosek o odpisy, kopie albo zaświadczenie na podstawie przechowywanych dokumentów. Jeżeli problem dotyczy zamknięcia zakładu, przydatne może być także omówienie, jakie są obowiązki pracodawcy w likwidacji, bo część obowiązków wobec pracowników istnieje niezależnie od zakończenia działalności.

Jakie dokumenty mogą zastąpić ERP-7?

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11.10.2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe: Środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia.

Oznacza to, że ERP-7 jest bardzo ważnym i najczęściej najwygodniejszym dokumentem, ale nie zawsze jedynym możliwym dowodem. W zależności od sprawy można przedłożyć m.in. legitymację ubezpieczeniową z wpisami o zarobkach, listy płac, karty wynagrodzeń, angaże, umowy o pracę, świadectwa pracy, paski wynagrodzeń, zaświadczenia z archiwum, dokumenty z akt osobowych oraz dokumentację uzyskaną od następcy prawnego lub przechowawcy. Jeżeli część pracy była wykonywana bez formalnej umowy, trzeba dodatkowo ocenić konsekwencje pracy na czarno, ale w sprawie ZUS nadal najważniejsze będą dowody potwierdzające okres pracy i wysokość wynagrodzenia.

Kiedy pracodawca może odmówić wystawienia ERP-7?

Pracodawca nie powinien odmawiać wystawienia ERP-7, jeżeli posiada dokumentację i zaświadczenie jest potrzebne do ustalenia prawa do świadczenia lub jego wysokości. Odmowa typu „zakład jest zawieszony”, „nie ma księgowej” albo „wszystko jest w ZUS” zwykle nie wystarczy, jeżeli pracownik realnie potrzebuje zaświadczenia, a dokumenty są w dyspozycji pracodawcy.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy ZUS potwierdza, że posiada komplet danych i nie wymaga zaświadczenia ERP-7, bo wysokość świadczenia może zostać ustalona na podstawie informacji znajdujących się na koncie ubezpieczonego. Wtedy uzyskanie ERP-7 może być praktycznie zbędne, choć były pracownik nadal może wystąpić o kopię dokumentacji pracowniczej, jeżeli chce zabezpieczyć dowody na przyszłość.

Jeżeli odmowa pracodawcy powoduje szkodę, np. zaniżenie świadczenia albo konieczność prowadzenia długiego postępowania, w grę może wchodzić odpowiedzialność odszkodowawcza na zasadach ogólnych, w szczególności na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego. W orzecznictwie wskazywano, że niewydanie zaświadczeń potrzebnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości może uzasadniać odpowiedzialność pracodawcy, jeżeli spełnione są przesłanki odpowiedzialności odszkodowawczej, w tym szkoda i związek przyczynowy.

Co zrobić, gdy pracodawca nadal odmawia?

W pierwszej kolejności należy wysłać ponaglenie, powołując się na art. 125 ustawy o emeryturach i rentach z FUS oraz wskazując, że dokument jest potrzebny do sprawy w ZUS. Warto wyznaczyć rozsądny termin odpowiedzi i poprosić o pisemne wskazanie przyczyny odmowy.

Jeżeli pracodawca nie reaguje, można zwrócić się do ZUS z informacją, że pracodawca odmawia wystawienia ERP-7, i poprosić o wskazanie, jakie dokumenty zastępcze będą wystarczające. W niektórych sprawach ZUS może sam wystąpić o informacje albo oprzeć się na innych dowodach. Przy poważniejszym sporze warto rozważyć zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie naruszeń dotyczących dokumentacji pracowniczej, a także przygotować się do odwołania od decyzji ZUS, jeżeli świadczenie zostanie ustalone nieprawidłowo.

Jeżeli sprawa dotyczy nie tylko samego druku, lecz także tego, czy dany okres pracy powinien zostać uznany przy ustalaniu uprawnień, problem może przybrać postać sporu dowodowego. W takiej sytuacji pomocne może być przeanalizowanie, jak wygląda spór o staż pracy i jakie dokumenty mogą mieć znaczenie w postępowaniu przed ZUS lub sądem.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty kadrowo-płacowe?

Okres przechowywania zależy od daty zatrudnienia i rodzaju dokumentacji. Obecnie Kodeks pracy przewiduje co do zasady 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu albo wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres.

Dla starszych okresów zatrudnienia szczególne znaczenie ma art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty były zasadniczo przechowywane przez 50 lat. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., okres ten mógł zostać skrócony do 10 lat, jeżeli pracodawca złożył do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. W razie wątpliwości warto zapytać ZUS, czy za dany okres został złożony raport informacyjny.

Praktyczny plan działania

W opisanej sytuacji były pracownik powinien działać równolegle na kilku poziomach. Po pierwsze, złożyć do pracodawcy pisemny wniosek o ERP-7 i kopię dokumentacji płacowej. Po drugie, sprawdzić w ZUS, czy dane za lata 2011-2018 są wystarczające do ustalenia świadczenia. Po trzecie, jeżeli pracodawca nie odpowie lub odmówi bez podstawy, zebrać dowody korespondencji i rozważyć dalsze kroki: ponaglenie, zawiadomienie PIP, wniosek do ZUS o uwzględnienie dokumentów zastępczych albo odwołanie od decyzji ZUS.

Warto unikać wyłącznie ustnych ustaleń. W sprawach emerytalno-rentowych liczą się dokumenty, daty i potwierdzenia. Nawet krótki pisemny wniosek z potwierdzeniem nadania może później mieć znaczenie dowodowe.

FAQ

Podsumowanie

Jeżeli były pracodawca posiada dokumentację kadrowo-płacową, powinien wystawić ERP-7, gdy dokument jest potrzebny do ustalenia prawa do świadczenia lub jego wysokości. Nie może skutecznie zasłaniać się zawieszeniem działalności, zmianą księgowych albo ogólnym twierdzeniem, że „wszystko jest w ZUS”. Jednocześnie w konkretnej sprawie warto sprawdzić, czy ZUS rzeczywiście potrzebuje ERP-7, czy wystarczą dane z konta ubezpieczonego lub inne dokumenty.

Najlepszym rozwiązaniem jest działanie pisemne: wniosek o ERP-7, wniosek o kopię dokumentacji, kontakt z ZUS i zabezpieczenie korespondencji. Jeżeli firma została zlikwidowana, kluczowe jest ustalenie przechowawcy dokumentacji lub następcy prawnego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności art. 125 i art. 125a - Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe, w szczególności § 21 - Dz.U. 2011 nr 237 poz. 1412
3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 94 pkt 9a, art. 94 pkt 9b i art. 94¹² - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
4. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. 2018 poz. 2369
5. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w szczególności art. 51p - Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173
6. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 471 - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
7. Formularz ZUS ERP-7 - zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu - ZUS
8. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 14 maja 2008 r., III APa 67/07.