Druk ERP-7 a obowiązki pracodawcy, co zrobić, gdy odmówi wydania zaświadczenia?

Mój były pracodawca nie chce wystawić mi druku ERP-7. Mówi, że wszystkie sprawy są już pozamykane i zakład jest zawieszony. Według niego i tak wszystko mają w ZUS-ie. Dodatkowo w zakładzie w latach 2011-2018 pracowały różne księgowe i obecnie żadna nie chce się podjąć tego wyliczenia. Co zrobić w tej sytuacji?

Kto ma obowiązek wystawić druk ERP-7?

Druk ERP-7 (dawniej RP-7), czyli zaświadczenia ZUS o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, wystawia pracodawca lub w przypadku jego likwidacji przechowawca dokumentacji.

Co w sytuacji, gdy firma została zlikwidowana?

Zgodnie z art. 51p ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach:

W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków finansowych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.

Tak więc przechowawca ma obowiązek, na żądanie osoby, której dokumentacja dotyczy, przekazać kopie lub odpisy tej dokumentacji drogą pocztową lub w inny wskazany przez żądającego sposób, pod wskazany przez niego adres.

Jakie dokumenty mogą zastąpić druk ERP-7?

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11.10.2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe: Środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia. Zaświadczenie pracodawcy dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia w praktyce jest wystawiane na formularzu ZUS ERP-7.

Kiedy pracodawca nie musi wydać zaświadczenia?

Pracodawca nie musi wystawiać pracownikowi zaświadczenia na druku ERP-7, jeżeli wydanie takiego zaświadczenia, w świetle obowiązujących przepisów prawa, nie jest niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i ich wysokości (np. konto ubezpieczonego prowadzone przez ZUS zawiera dane pozwalające na ustalenie prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i ich wysokości). Należy przy tym dodać, że niewywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku wydania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości może być uznane za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania uzasadniające odpowiedzialność odszkodowawczą pracodawcy na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego (wyrok SA w Katowicach z 14.05.2008 r., III APa 67/07).

Jeżeli dokumenty kadrowo-płacowe nadal są w posiadaniu pracodawcy, to ma on obowiązek wystawienia stosownego zaświadczenia, mimo że pozostaje w zawieszeniu. Przepisy wyraźnie wskazują inny podmiot właściwy do wystawienia zaświadczenia wyłącznie w sytuacji, gdy dokumenty trafiły do przechowawcy lub następcy prawnego.

Jak długo przechowywane są dokumenty kadrowe?

Na zakończenie dodam również, że w przypadku pracownika zatrudnionego między 1999 a 2018 rokiem wciąż, co do zasady, obowiązuje okres 50 lat przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Można jednak skrócić go do 10 lat. W tym celu pracodawca musi spełnić poniższe warunki: przekazać oświadczenia do ZUS OSW oraz przekazać raport informacyjny do ZUS RIA.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe - Dz.U. 2011 nr 237 poz. 1412
3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
4. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118