Ulga na złe długi w VAT i PIT/CIT – warunki i rozliczenie

Ulga na złe długi nie jest jednym wspólnym mechanizmem dla wszystkich podatków. W VAT chodzi o korektę podatku należnego po stronie wierzyciela i podatku naliczonego po stronie dłużnika. W PIT oraz CIT chodzi o zmianę podstawy opodatkowania albo straty w związku z nieuregulowaną wierzytelnością lub zobowiązaniem wynikającym z transakcji handlowej.

W praktyce najpierw trzeba ustalić termin płatności, sprawdzić, czy należność nadal jest nieuregulowana, a następnie osobno przejść warunki właściwe dla VAT i dla podatku dochodowego. Sam brak zapłaty nie oznacza jeszcze, że wszystkie korekty można zastosować automatycznie.

Ulga na złe długi w VAT i PIT/CIT – kiedy temat ma znaczenie w praktyce?

Temat pojawia się najczęściej wtedy, gdy przedsiębiorca wystawił fakturę, wykazał przychód i VAT należny, lecz kontrahent nie zapłacił w terminie. Po drugiej stronie może znajdować się nabywca, który ujął wydatek w kosztach i odliczył VAT, mimo że nadal nie uregulował zobowiązania.

Wierzyciel powinien rozdzielić dwa cele. Pierwszy to odzyskanie pieniędzy od kontrahenta. Drugi to ograniczenie podatkowego skutku nieściągalnej należności. Ulga podatkowa nie zastępuje windykacji i sama nie powoduje zapłaty. Przedsiębiorca może równolegle skierować do kontrahenta wezwanie do zapłaty, negocjować spłatę albo dochodzić roszczenia na drodze sądowej.

W VAT istotny jest również status podatnika oraz charakter transakcji. Jeżeli problem zaczyna się wcześniej i dotyczy tego, czy przedsiębiorca musi rejestrować się jako podatnik vat, najpierw trzeba prawidłowo ustalić status VAT, a dopiero później oceniać korekty konkretnej faktury.

Najważniejsze praktycznie jest więc ustalenie, w jakiej roli występujesz przy danej fakturze, kiedy upłynął termin płatności i czy po upływie 90 dni należność nadal pozostaje nieuregulowana. Trzeba też sprawdzić, czy nie występuje wyjątek właściwy dla danego podatku.

Podstawa prawna i najważniejsze pojęcia

W VAT podstawą ulgi są przede wszystkim art. 89a i art. 89b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Art. 89a reguluje sytuację wierzyciela, a art. 89b – korektę po stronie dłużnika. Nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną, gdy wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.

W PIT odpowiednikiem jest art. 26i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w CIT – art. 18f ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przepisy te odnoszą się do świadczeń pieniężnych wynikających z transakcji handlowych w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

To rozróżnienie ma znaczenie. Faktura może być istotna jednocześnie dla VAT i podatku dochodowego, ale warunki ulgi nie są identyczne. Przykładowo w VAT obowiązuje szczególny trzyletni limit liczony od końca roku wystawienia faktury, natomiast w PIT/CIT występuje odrębny dwuletni warunek odnoszący się do daty faktury, rachunku lub umowy. W PIT/CIT trzeba też badać m.in. powiązania między stronami oraz status dłużnika w zakresie restrukturyzacji, upadłości lub likwidacji.

Przez uregulowanie należności należy w praktyce rozumieć nie tylko zwykły przelew, lecz każdą prawnie skuteczną formę wygaśnięcia zobowiązania w zakresie, w jakim prowadzi do jego uregulowania. Jeżeli doszło np. do potrącenia, rozliczenia wzajemnych należności albo częściowej spłaty, dokumenty trzeba przeanalizować przed zastosowaniem ulgi. Skutki zależą od rzeczywistego zakresu wygaśnięcia długu.

Warunki, przesłanki i wyjątki

Warunki po stronie wierzyciela w VAT

W standardowej transakcji B2B wierzyciel może skorzystać z korekty, jeżeli wierzytelność pozostaje nieuregulowana i niezbyta przez 90 dni od terminu płatności, a pozostałe warunki z art. 89a są spełnione. Na dzień poprzedzający złożenie deklaracji, w której dokonuje się korekty, wierzyciel musi być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Dodatkowo od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie mogą upłynąć więcej niż 3 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym fakturę wystawiono. Korekty dokonuje się za okres, w którym nieściągalność została uprawdopodobniona, pod warunkiem że do dnia złożenia JPK_V7 za ten okres wierzytelność nadal nie została uregulowana ani zbyta.

Jeżeli sprzedaż była dokonana na rzecz podmiotu innego niż czynny podatnik VAT, art. 89a ust. 2a przewiduje dodatkowe warunki. Korekta jest wtedy możliwa, gdy spełniona jest co najmniej jedna ze wskazanych w ustawie przesłanek: wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, wierzytelność została wpisana do krajowego rejestru długów albo wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką.

Obowiązek po stronie dłużnika w VAT

Dłużnik, który odliczył VAT z faktury i nie uregulował należności, co do zasady ma obowiązek skorygować odliczony podatek w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności. Jeżeli należność zostanie uregulowana najpóźniej w ostatnim dniu tego okresu rozliczeniowego, korekta nie jest wymagana.

Przy częściowej zapłacie korekta obejmuje wyłącznie VAT przypadający na część pozostającą nieuregulowaną. Jeżeli po dokonaniu korekty dłużnik zapłaci, może odpowiednio zwiększyć podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym nastąpiło uregulowanie należności.

Warunki w PIT i CIT

W PIT i CIT wierzyciel może pomniejszyć podstawę obliczenia podatku o wartość wierzytelności zaliczonej wcześniej do przychodów należnych, jeżeli wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta. Korekta następuje w zeznaniu za rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni od terminu zapłaty. Jeżeli podatnik wykazuje stratę, przepisy pozwalają odpowiednio ją zwiększyć.

Dłużnik ma natomiast obowiązek zwiększyć podstawę opodatkowania o wartość zobowiązania zaliczonego wcześniej do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli zobowiązanie nie zostało uregulowane. Przy stracie odpowiednia kwota zmniejsza stratę. Mechanizm odnosi się do świadczeń pieniężnych wynikających z transakcji handlowych, a nie do każdej możliwej wierzytelności cywilnoprawnej.

Dla zastosowania art. 26i ustawy o PIT i art. 18f ustawy o CIT trzeba sprawdzić łącznie ustawowe warunki. Na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego dzień złożenia zeznania dłużnik nie może być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego ani likwidacji. Ponadto obowiązuje dwuletni warunek liczony od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę lub rachunek albo zawarto umowę dokumentującą wierzytelność; gdy te zdarzenia przypadają w różnych latach, znaczenie ma późniejszy z tych lat. Transakcja powinna też pozostawać związana z działalnością, z której dochody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym w Polsce.

Ulga w PIT/CIT nie ma zastosowania do transakcji handlowych dokonywanych między podmiotami powiązanymi w rozumieniu właściwych przepisów o cenach transferowych. Trzeba też uważać na zakaz podwójnego uwzględniania tej samej wierzytelności w kosztach lub innych mechanizmach podatkowych. Szczególnego sprawdzenia wymagają również przypadki, w których podatnik stosuje kasową metodę rozpoznawania przychodu przewidzianą w aktualnych przepisach PIT.

Procedura albo sposób postępowania krok po kroku

1. Ustal dokument i termin płatności. Zbierz fakturę, umowę, zamówienie lub inny dokument, z którego wynika wymagalność należności. Jeżeli strony zmieniały termin płatności, ustal, czy zmiana była skuteczna i kiedy nastąpiła.
2. Policz 90 dni. Liczenie rozpoczyna się od dnia następującego po terminie płatności. Sprawdź stan należności po upływie tego okresu.
3. Zweryfikuj zapłatę, potrącenie i zbycie. Ustal, czy dług nie został uregulowany w całości lub części albo czy wierzytelność nie została zbyta. Nie opieraj się wyłącznie na saldzie w programie księgowym.
4. Sprawdź osobno warunki VAT. Wierzyciel weryfikuje warunki art. 89a, w tym status VAT i trzyletni limit. Dłużnik sprawdza obowiązek wynikający z art. 89b. Przy kontrahencie niebędącym czynnym podatnikiem VAT trzeba dodatkowo przeanalizować art. 89a ust. 2a.
5. Sprawdź osobno warunki PIT/CIT. Zweryfikuj, czy chodzi o transakcję handlową, czy wierzytelność lub zobowiązanie było podatkowo ujęte, czy strony nie są podmiotami powiązanymi oraz czy spełniono warunki dotyczące statusu dłużnika i dwuletniego limitu.
6. Ujmij korektę we właściwym rozliczeniu. W VAT korekta jest wykazywana w JPK_V7 za właściwy okres. W ewidencji trzeba wykazać poszczególne faktury, z danymi kontrahenta i kwotami; dla tych korekt nie stosuje się oznaczenia dokumentu „WEW”. W PIT rozliczenie roczne jest wykazywane z informacją PIT/WZ, a w CIT z informacją CIT/WZ, zgodnie z aktualnym wzorem właściwym dla składanego zeznania.
7. Zachowaj dokumentację. Przygotuj nie tylko samą fakturę, ale także dowody terminu płatności, ewidencje, historię rozrachunków i dowody ewentualnych wpłat.
8. Monitoruj późniejszą zapłatę lub zbycie. Zastosowanie ulgi nie zamyka sprawy. Późniejsze uregulowanie długu może wymagać korekty odwrotnej w VAT i PIT/CIT.

W VAT nie składa się odrębnego wniosku o przyznanie ulgi i nie oczekuje na decyzję naczelnika urzędu skarbowego. Korekta jest elementem rozliczenia podatnika. Podobnie w PIT/CIT podatnik rozlicza skutki w zeznaniu i odpowiednich informacjach. Jeżeli jednak organ zakwestionuje warunki ulgi, podatnik powinien być w stanie wykazać je dokumentami.

Dokumenty, dowody i rozliczenia

Ustawy nie wymagają, aby do każdego rozliczenia ulgi dołączać komplet dowodów windykacyjnych. Dokumentacja musi jednak pozwalać odtworzyć podstawę korekty i wykazać jej prawidłowość w razie czynności sprawdzających, kontroli albo postępowania podatkowego.

Jeżeli sporna jest data wymagalności, kluczowe będą umowa, faktura, aneksy i korespondencja pokazująca ewentualne przesunięcie terminu. Jeżeli sporna jest zapłata, najważniejsze będą wyciągi bankowe, potwierdzenia potrącenia, dokumenty kompensaty i szczegółowe rozrachunki. Gdy organ pyta o status dłużnika albo powiązania stron, pomocne mogą być dokumenty rejestrowe, umowy korporacyjne i dane pozwalające ustalić stan na właściwy dzień.

Terminy, koszty i najważniejsze ryzyka

90 dni. To podstawowy termin wspólny dla omawianych mechanizmów. Liczy się go od dnia następującego po terminie płatności. Nie oznacza to jednak, że po 90 dniach w każdym podatku powstaje identyczna korekta.

VAT – limit 3 lat. Po stronie wierzyciela od daty wystawienia faktury nie mogą upłynąć więcej niż 3 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym fakturę wystawiono. Zbyt późne podjęcie działań może więc definitywnie pozbawić prawa do korekty konkretnej wierzytelności.

PIT/CIT – warunek 2 lat. Dla mechanizmu z art. 26i PIT i art. 18f CIT obowiązuje dwuletni warunek liczony według reguł odnoszących się do faktury, rachunku lub umowy. Jest to odrębny warunek od trzyletniego limitu VAT i nie wolno ich ze sobą mieszać.

PIT/CIT – niewykorzystana redukcja. Jeżeli wierzyciel nie może w pełni odliczyć kwoty z powodu zbyt niskiej podstawy opodatkowania, przepisy pozwalają rozliczać nieodliczoną część w kolejnych latach, nie dłużej niż przez 3 lata od końca roku podatkowego, za który powstało prawo do zmniejszenia, pod warunkiem że wierzytelność nadal nie została uregulowana ani zbyta.

Późniejsza zapłata. Po wcześniejszym skorzystaniu z ulgi trzeba kontrolować każdą wpłatę. Wierzyciel w VAT po uregulowaniu lub zbyciu wierzytelności zwiększa podstawę opodatkowania i VAT należny w odpowiednim zakresie. W PIT/CIT późniejsze uregulowanie albo zbycie także uruchamia ustawowe rozliczenie odwrotne. Przy częściowej zapłacie skutki ustala się proporcjonalnie.

Samo zastosowanie ulgi w deklaracji lub zeznaniu nie wiąże się z odrębną opłatą urzędową. Koszty mogą natomiast powstać niezależnie w związku z windykacją, postępowaniem sądowym, egzekucją, obsługą prawną lub księgową. Jeżeli podatnik bez podstawy obniży podatek albo dłużnik nie wykona wymaganej korekty, ryzykiem jest zaległość podatkowa, odsetki i konieczność skorygowania rozliczeń.

Jeżeli korekta VAT prowadzi do powstania lub zwiększenia nadwyżki podatku, osobnym zagadnieniem są zasady dotyczące zwrot vat terminy, kontrola i przyspieszenie. Sama ulga na złe długi nie gwarantuje, że urząd wypłaci zwrot w określonej sytuacji bez zastosowania zwykłych reguł weryfikacji zwrotu.

Najczęstsze błędy

• Traktowanie VAT i PIT/CIT jako jednej ulgi. Wspólny próg 90 dni nie oznacza wspólnych warunków ani tego samego momentu technicznego rozliczenia.
• Liczenie 90 dni od daty wystawienia faktury. Co do zasady punktem wyjścia jest termin płatności, a nie data sprzedaży czy wystawienia dokumentu.
• Pominięcie skutecznej zmiany terminu płatności. Aneks lub inne uzgodnienie może wpływać na moment rozpoczęcia biegu 90 dni, dlatego trzeba ocenić jego treść i datę.
• Brak sprawdzenia zapłaty przed złożeniem rozliczenia. Status wierzytelności trzeba oceniać w datach wymaganych przez konkretny przepis, nie tylko na dzień sporządzenia roboczego zestawienia.
• Nieuwzględnienie wyjątków w PIT/CIT. Szczególnie niebezpieczne jest pominięcie wyłączenia dla podmiotów powiązanych, dwuletniego warunku albo statusu dłużnika w zakresie restrukturyzacji, upadłości lub likwidacji.
• Zastosowanie zwykłych warunków VAT do dłużnika niebędącego czynnym podatnikiem VAT. Po stronie wierzyciela trzeba wtedy sprawdzić dodatkowe przesłanki z art. 89a ust. 2a.
• Ujęcie korekty VAT zbiorczo jako „WEW”. Przy uldze na złe długi w JPK_V7 wykazuje się poszczególne faktury z danymi kontrahenta i kwotami; oznaczenia „WEW” dla tej korekty się nie stosuje.
• Brak korekty po późniejszej zapłacie. Ulga nie jest definitywna, jeżeli należność zostanie następnie uregulowana albo wierzytelność zbyta.
• Korygowanie pełnej kwoty mimo częściowej zapłaty. W wielu sytuacjach korekta powinna dotyczyć wyłącznie nieuregulowanej części.
• Podwójne podatkowe rozliczenie tej samej wierzytelności. W PIT/CIT trzeba sprawdzić, czy ta sama kwota nie została już uwzględniona na podstawie innych przepisów dotyczących kosztów, rezerw lub odpisów.

FAQ

Czy wezwanie do zapłaty jest warunkiem ulgi na złe długi?

Nie w standardowym przypadku. Dla zwykłej transakcji B2B samo wysłanie wezwania nie jest ustawowym warunkiem korekty VAT ani PIT/CIT. Wezwanie ma jednak znaczenie windykacyjne i dowodowe. Wyjątkiem od prostego modelu VAT są m.in. wierzytelności wobec podmiotów innych niż czynni podatnicy VAT, gdzie art. 89a ust. 2a wymaga jednej z dodatkowych przesłanek ustawowych.

Czy wierzyciel musi skorzystać z ulgi w VAT po 90 dniach?

Nie. Po stronie wierzyciela art. 89a daje prawo do korekty po spełnieniu warunków. Inaczej wygląda sytuacja dłużnika: jeżeli odliczył VAT i należność pozostaje nieuregulowana, art. 89b co do zasady nakłada obowiązek korekty.

Czy ulgę można zastosować, gdy dłużnik jest w restrukturyzacji albo upadłości?

Trzeba rozdzielić podatki. W PIT/CIT jednym z warunków jest to, aby na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego złożenie zeznania dłużnik nie był w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego ani likwidacji. W VAT obecne warunki art. 89a dla standardowej transakcji nie powtarzają dawnego generalnego wymogu braku upadłości dłużnika; przy dłużniku niebędącym czynnym podatnikiem VAT obowiązują jednak szczególne przesłanki z art. 89a ust. 2a.

Czy ulga w PIT/CIT działa między podmiotami powiązanymi?

Nie w ramach mechanizmu z art. 26i PIT i art. 18f CIT. Przepisy wyłączają transakcje handlowe dokonywane między podmiotami powiązanymi. Powiązania trzeba ustalić według właściwych przepisów podatkowych, a nie wyłącznie na podstawie potocznego rozumienia relacji między firmami.

Co zrobić, jeśli kontrahent zapłacił tylko część faktury?

Korektę ustala się w zakresie części nieuregulowanej, zgodnie z regułami właściwego podatku. Trzeba przypisać zapłatę do konkretnej faktury i zachować dowód rozliczenia. Gdy później wpłynie kolejna część, należy ponownie ocenić obowiązek korekty odwrotnej.

Co się dzieje po zapłacie dokonanej już po zastosowaniu ulgi?

Wcześniejsze rozliczenie trzeba odpowiednio odwrócić. W VAT wierzyciel zwiększa podstawę i VAT należny w zakresie zapłaconej albo zbytej wierzytelności, a dłużnik po zapłacie może ponownie zwiększyć podatek naliczony. W PIT/CIT przepisy również przewidują rozliczenie późniejszego uregulowania lub zbycia wierzytelności.

Czy trzeba składać osobny wniosek do urzędu skarbowego?

Nie składa się odrębnego wniosku o przyznanie ulgi w standardowym rozliczeniu. W VAT korektę ujmuje się we właściwym JPK_V7, a w podatkach dochodowych w zeznaniu i właściwej informacji, np. PIT/WZ lub CIT/WZ. Podatnik powinien jednak posiadać dokumenty pozwalające wykazać spełnienie warunków.

Czy można skorzystać z ulgi VAT kilka lat po wystawieniu faktury?

Tylko w granicach ustawowego limitu. Po stronie wierzyciela od daty wystawienia faktury nie mogą upłynąć więcej niż 3 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją wystawiono. Dla PIT/CIT obowiązuje odrębny dwuletni warunek, dlatego każdą wierzytelność trzeba oceniać osobno dla każdego podatku.

Podsumowanie

Przy niezapłaconej fakturze zacznij od terminu płatności i dokładnego ustalenia, jaka część długu pozostaje nieuregulowana po 90 dniach. Następnie osobno sprawdź art. 89a–89b ustawy o VAT oraz art. 26i PIT albo art. 18f CIT. Nie przenoś warunków z jednego podatku do drugiego.

Przed wysłaniem rozliczenia zweryfikuj limity czasowe, status stron, ewentualne powiązania, częściowe wpłaty i dokumentację. Po zastosowaniu ulgi nadal obserwuj rozrachunek, bo późniejsza zapłata lub zbycie wierzytelności może wymagać korekty odwrotnej. Jeżeli stan faktyczny obejmuje kompensaty, spór o termin płatności, restrukturyzację albo nietypowy status kontrahenta, ocena powinna być oparta na konkretnych dokumentach.

Źródła

• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – w szczególności art. 89a i 89b; aktualne brzmienie zweryfikowane na 13 sierpnia 2026 r.
• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – w szczególności art. 26i; tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 592 z późniejszymi zmianami.
• Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – w szczególności art. 18f; tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 554 z późniejszymi zmianami.
• Ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych – w zakresie pojęcia transakcji handlowej i świadczenia pieniężnego.
• Ministerstwo Finansów, podatki.gov.pl – aktualne informacje o uldze na złe długi w VAT, zasadach wykazywania korekt w JPK_V7 oraz formularzach PIT/WZ i CIT/WZ.