Wypłaty dla prezesa jednoosobowej spółki z o.o. a ZUS

Masz podobny problem prawny?

Opisz sprawę i otrzymaj wycenę porady od prawnika. Samo zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.

Wycena zwykle w ciągu 1 godziny • Pracujemy 7 dni w tygodniu

Zatrudnianie i wynagradzanie członków zarządu w spółkach

Członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może wykonywać swoje obowiązki na kilku podstawach prawnych. Najczęściej spotyka się pełnienie funkcji wyłącznie na podstawie powołania, wynagrodzenie przyznane uchwałą wspólników, umowę o pracę, umowę zlecenia, kontrakt menedżerski albo odrębne rozliczenia wspólnika ze spółką. Każda z tych form ma inne skutki w ZUS, podatku dochodowym i w zakresie odpowiedzialności za dokumentację spółki, a osobnym zagadnieniem pozostaje odpowiedzialność zarządu spółki.

Zgodnie z art. 203¹ Kodeksu spółek handlowych uchwała wspólników może ustalać zasady wynagradzania członków zarządu, w szczególności maksymalną wysokość wynagrodzenia oraz prawo do świadczeń dodatkowych. Jeżeli członek zarządu ma być zatrudniony na podstawie umowy o pracę albo innej umowy, wynagrodzenie określa organ albo osoba powołana uchwałą zgromadzenia wspólników do zawarcia umowy z członkiem zarządu.

W praktyce trzeba odróżnić dwa stosunki prawne: stosunek organizacyjny, wynikający z powołania do zarządu, oraz ewentualny dodatkowy stosunek prawny, np. pracowniczy albo cywilnoprawny. Samo powołanie do zarządu nie oznacza automatycznie zawarcia umowy o pracę ani umowy zlecenia. Alternatywą wobec odpłatnego wynagradzania pozostaje również nieodpłatne pełnienie funkcji w zarządzie, opisane szerzej w odrębnym artykule.

Wynagrodzenie z powołania a składki ZUS i składka zdrowotna

Jeżeli prezes zarządu otrzymuje wynagrodzenie wyłącznie z tytułu powołania, bez umowy o pracę, zlecenia ani kontraktu menedżerskiego, to takie powołanie nadal nie jest samodzielnym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Oznacza to brak składek emerytalnych, rentowych, chorobowych i wypadkowych od samego wynagrodzenia z powołania.

Od 1 stycznia 2022 r. trzeba jednak uwzględniać składkę zdrowotną. Art. 66 ust. 1 pkt 35a ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej obejmuje obowiązkowym ubezpieczeniem zdrowotnym osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które pobierają z tego tytułu wynagrodzenie. W przypadku członka zarządu oznacza to, że spółka powinna zgłosić taką osobę do ubezpieczenia zdrowotnego i rozliczać składkę zdrowotną od wypłacanego wynagrodzenia, nawet jeżeli składki społeczne nie są należne.

Wynagrodzenie z powołania jest również przychodem podatkowym, co do zasady kwalifikowanym u członka zarządu jako przychód z działalności wykonywanej osobiście. Spółka pełni wtedy funkcję płatnika podatku dochodowego i powinna prawidłowo dokumentować uchwałę, listę wypłat oraz rozliczenia wobec ZUS i urzędu skarbowego.

Jedyny wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jako tytuł do ubezpieczeń

Osobny problem dotyczy sytuacji, w której prezes zarządu jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki z o.o. Na gruncie art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest uznawany za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność. To status wspólnika, a nie samo pełnienie funkcji prezesa, tworzy obowiązek ubezpieczeniowy.

Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Obowiązek nie zależy od tego, czy spółka osiąga dochód, czy wypłaca dywidendę ani czy wspólnik pobiera wynagrodzenie z zarządu. W praktyce może więc dojść do sytuacji, w której ta sama osoba płaci składki jako jedyny wspólnik, a dodatkowo od wynagrodzenia z powołania naliczana jest składka zdrowotna.

Zgłoszenia do ZUS należy dokonać zasadniczo w terminie 7 dni od powstania tytułu do ubezpieczeń. Wątpliwości mogą dotyczyć konkretnej daty rozpoczęcia obowiązku, zwłaszcza przy nabyciu wszystkich udziałów w istniejącej spółce, zawieszeniu działalności albo przekształceniach. W takich przypadkach trzeba przeanalizować zmiany w KRS po sprzedaży, dokumenty rejestrowe, umowę spółki, daty uchwał i faktyczny przebieg zmian właścicielskich.

Umowa o pracę, zlecenie albo kontrakt menedżerski z prezesem

Jeżeli członek zarządu zawiera ze spółką umowę o pracę, zlecenia albo kontrakt menedżerski, podstawą rozliczeń nie jest już tylko powołanie. Umowa o pracę tworzy tytuł do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego jak u pracownika. Umowa zlecenia lub kontrakt menedżerski zwykle tworzą tytuł do składek według zasad właściwych dla umów cywilnoprawnych, z uwzględnieniem ewentualnych zbiegów tytułów.

W jednoosobowej spółce z o.o. szczególnie ostrożnie trzeba podchodzić do umowy o pracę zawieranej z jedynym wspólnikiem będącym jednocześnie jednoosobowym zarządem. Orzecznictwo Sądu Najwyższego od lat wskazuje, że w takim układzie brakuje realnego podporządkowania pracowniczego, ponieważ ta sama osoba faktycznie występuje po obu stronach relacji. Taka umowa może zostać zakwestionowana jako tytuł pracowniczy do ubezpieczeń.

Nie oznacza to, że członek zarządu nigdy nie może być pracownikiem spółki z o.o. Jest to możliwe zwłaszcza w spółkach wieloosobowych, przy realnym podporządkowaniu, wyodrębnionych obowiązkach i prawidłowej reprezentacji spółki. Przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu trzeba pamiętać o art. 210 K.s.h., zgodnie z którym spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Dywidenda, zaliczka na dywidendę i wypłaty ze spółki

Dywidenda jest udziałem wspólnika w zysku spółki, a nie zapłatą za prowadzenie spraw spółki. Sama wypłata dywidendy nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego. Jest natomiast opodatkowana zryczałtowanym podatkiem dochodowym od dochodów z udziału w zyskach osób prawnych.

Trzeba jednak pamiętać, że dywidenda może być wypłacona dopiero wtedy, gdy spółka ma zysk przeznaczony do podziału i podjęto odpowiednią uchwałę. Zaliczka na dywidendę również wymaga spełnienia warunków z Kodeksu spółek handlowych. Dywidenda nie zastąpi wynagrodzenia za bieżące czynności zarządcze, jeżeli w rzeczywistości spółka chce regularnie płacić prezesowi za prowadzenie spraw spółki. Prawo do dywidendy i kompetencja do jej wypłaty wynikają z odrębnych zasad niż bieżące prowadzenie spraw przez zarząd spółki z o.o.. Jeżeli wypłata wynika z umowy zawieranej z prezesem, trzeba także prawidłowo ustalić reprezentację spółki z o.o., ponieważ w takiej czynności nie zawsze spółkę może reprezentować jej zarząd.

Czy drugi wspólnik pozwala uniknąć ZUS w spółce z o.o.?

Co do zasady zwykły wspólnik wieloosobowej spółki z o.o. nie podlega ubezpieczeniom społecznym tylko z tego powodu, że posiada udziały. Dlatego w praktyce spotyka się rozwiązanie polegające na włączeniu do spółki drugiego wspólnika. Można to zrobić np. przez sprzedaż części udziałów drugiemu wspólnikowi, zmianę umowy spółki albo podwyższenie kapitału zakładowego.

Aktualna linia orzecznicza Sądu Najwyższego jest korzystniejsza dla wspólników dominujących niż wcześniejsza praktyka ZUS: sam fakt posiadania zdecydowanej większości udziałów nie powinien automatycznie oznaczać, że wspólnik większościowy jest jedynym wspólnikiem. Nadal jednak nie można traktować drugiego wspólnika wyłącznie jako papierowej fikcji. Jeżeli czynność jest pozorna, nie ma rzeczywistego przeniesienia praw korporacyjnych albo została przeprowadzona wyłącznie dla obejścia prawa, ZUS może kwestionować jej skutki.

Bezpieczniejsze jest takie ukształtowanie spółki, w którym drugi wspólnik rzeczywiście nabywa udziały, ma prawa korporacyjne, uczestniczy w decyzjach i istnieje ekonomiczne uzasadnienie jego udziału w spółce. Nie da się wskazać jednej magicznej proporcji udziałów, która zawsze zabezpiecza przed sporem z ZUS.

Jakie rozwiązania można rozważyć?

Wybór sposobu wypłacania pieniędzy prezesowi jednoosobowej spółki z o.o. powinien wynikać z rzeczywistego modelu działania spółki. Najczęściej analizuje się następujące warianty:

• przyznać wynagrodzenie z powołania uchwałą wspólnika, pamiętając o składce zdrowotnej i podatku dochodowym;
• pozostawić funkcję zarządu nieodpłatną, jeżeli jest to uzasadnione sytuacją spółki i nie dochodzi do ukrytych wypłat;
• wypłacać dywidendę albo zaliczki na dywidendę, jeżeli spółka spełnia warunki do podziału zysku;
• rozważyć wypłatę wynagrodzenia z art. 176 KSH, które dla wspólnika nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnych, o ile świadczenia są realne, powtarzające się, niepieniężne, prawidłowo opisane w umowie spółki i nie zastępują czynności zarządczych;
• włączyć do spółki drugiego wspólnika w sposób rzeczywisty i gospodarczo uzasadniony, zamiast tworzyć pozorną konstrukcję wyłącznie na potrzeby składek.

FAQ

Czy wynagrodzenie prezesa z powołania jest bez ZUS?

Jest bez składek społecznych, jeżeli prezes otrzymuje je wyłącznie na podstawie powołania i nie zawarto z nim umowy o pracę, zlecenia ani kontraktu menedżerskiego. Od takiego wynagrodzenia co do zasady trzeba jednak rozliczyć składkę zdrowotną.

Czy jedyny wspólnik spółki z o.o. płaci ZUS, gdy nie ma wypłat?

Tak. Obowiązek składkowy jedynego wspólnika wynika z samego statusu wspólnika jednoosobowej spółki z o.o., a nie z tego, czy spółka wypłaca mu wynagrodzenie albo dywidendę.

Czy można zatrudnić jedynego wspólnika jako prezesa na umowę o pracę?

To rozwiązanie jest co do zasady ryzykowne, zwłaszcza gdy jedyny wspólnik jest jednocześnie jednoosobowym zarządem. ZUS może zakwestionować tytuł pracowniczy z powodu braku realnego podporządkowania. Więcej o charakterystyce, zaletach i obowiązkach wspólnika przeczytasz w artykule: jednoosobowa spółka z o.o..

Czy dywidenda podlega składkom ZUS?

Sama dywidenda nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego. Jest jednak wypłatą z zysku, więc wymaga spełnienia warunków z Kodeksu spółek handlowych i podlega opodatkowaniu jako dochód z udziału w zyskach osób prawnych.

Czy drugi wspólnik zawsze usuwa obowiązek ZUS?

Nie zawsze. Spółka wieloosobowa co do zasady nie tworzy obowiązku ZUS z samego posiadania udziałów, ale transakcja z drugim wspólnikiem powinna być rzeczywista. Pozorne przeniesienie symbolicznych udziałów może prowadzić do sporu z ZUS.

Podsumowanie

Prezes jednoosobowej spółki z o.o. może otrzymywać pieniądze ze spółki na różne sposoby, ale każdy z nich trzeba oceniać osobno. Wynagrodzenie z powołania nie powoduje składek społecznych, lecz zwykle wymaga rozliczenia składki zdrowotnej. Jedyny wspólnik spółki z o.o. i tak podlega ubezpieczeniom jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność. Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy forma wypłaty albo struktura udziałów nie odpowiada rzeczywistości gospodarczej i służy wyłącznie uniknięciu składek.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz.U. 2004 nr 210 poz. 2135
4. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
5. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 kwietnia 2010 r., sygn. akt II UK 357/09
7. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 21 lutego 2024 r., sygn. akt III UZP 8/23
8. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 stycznia 2024 r., sygn. akt III USKP 73/23