Zgromadzenie wspólników i uchwały w spółce z o.o.

Masz podobny problem prawny?

Opisz sprawę i otrzymaj wycenę porady od prawnika. Samo zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.

Wycena zwykle w ciągu 1 godziny • Pracujemy 7 dni w tygodniu

Zgromadzenie wspólników jest organem właścicielskim spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Nie prowadzi na co dzień spraw spółki, ponieważ należy to do zarządu, lecz podejmuje decyzje zastrzeżone przez ustawę albo umowę spółki. Błąd proceduralny może wywołać spór między wspólnikami, utrudnić wpis do KRS, a w określonych sytuacjach doprowadzić do uchylenia uchwały lub stwierdzenia jej nieważności.

Przed przygotowaniem zgromadzenia trzeba zawsze sprawdzić dwa dokumenty: aktualny tekst Kodeksu spółek handlowych oraz umowę konkretnej spółki. Umowa może wprowadzać dodatkowe wymogi dotyczące miejsca zgromadzenia, kworum, większości głosów, sposobu powoływania organów albo zgody na określone transakcje.

Zgromadzenie wspólników i uchwały w spółce z o.o. – kiedy temat ma znaczenie w praktyce?

Uchwała wspólników jest potrzebna przede wszystkim wtedy, gdy decyzja wykracza poza bieżące prowadzenie spraw spółki albo ustawa zastrzega ją dla wspólników. Najczęściej chodzi o zatwierdzenie sprawozdania finansowego, podział zysku lub pokrycie straty, udzielenie absolutorium członkom organów, powołanie lub odwołanie członków zarządu, zmianę umowy spółki, podwyższenie albo obniżenie kapitału zakładowego, zbycie przedsiębiorstwa, rozwiązanie spółki lub zgodę na istotną transakcję.

Temat pojawia się także przy zmianach właścicielskich. Sama czynność dotycząca zbycia udziałów w spółce z o.o nie zawsze wymaga uchwały, ale umowa spółki może uzależniać sprzedaż od zgody spółki albo innego organu. Osobno trzeba przeanalizować prawo pierwszeństwa i prawo pierwokupu udziałów, ponieważ pominięcie uprawnionego może prowadzić do sporu o skuteczność transakcji lub odpowiedzialność odszkodowawczą. Z kolei umorzenie udziałów w spółce z o.o wymaga oceny postanowień umowy spółki, trybu umorzenia, wynagrodzenia i odpowiednich uchwał.

W praktyce zgromadzenie może być potrzebne również wtedy, gdy spółka ma poważną stratę. Jeżeli bilans wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd powinien niezwłocznie zwołać zgromadzenie w celu podjęcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki. Taka uchwała nie zastępuje jednak analizy przesłanek niewypłacalności i obowiązków wynikających z prawa upadłościowego lub restrukturyzacyjnego.

Podstawa prawna i najważniejsze pojęcia

Podstawowe zasady dotyczące zgromadzeń wspólników spółki z o.o. znajdują się w art. 227–254 Kodeksu spółek handlowych. Przepisy te określają między innymi sposób podejmowania uchwał, zwoływanie zgromadzeń, udział zdalny, pełnomocnictwo, większość głosów, protokołowanie oraz zaskarżanie uchwał.

Zwyczajne i nadzwyczajne zgromadzenie wspólników

Zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się po zakończeniu roku obrotowego. Jego obowiązkowy porządek obejmuje co do zasady:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, jeżeli spółka ma obowiązek je sporządzić,
• rozpatrzenie i zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego,
• podjęcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy tej nie wyłączono spod kompetencji zgromadzenia,
• udzielenie absolutorium osobom, które pełniły funkcje w organach spółki w ostatnim roku obrotowym.

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się wtedy, gdy wymaga tego ustawa, umowa spółki albo interes spółki. Może ono dotyczyć na przykład zmiany zarządu, wyrażenia zgody na transakcję, zmiany umowy spółki, podwyższenia kapitału lub rozwiązania pilnego konfliktu właścicielskiego.

Uchwała, kworum i większość głosów

Uchwała jest formalnym rozstrzygnięciem wspólników. Jeżeli ustawa lub umowa spółki nie stanowią inaczej, zgromadzenie jest zdolne do podejmowania uchwał bez względu na liczbę reprezentowanych udziałów. Umowa spółki może jednak ustanowić kworum, czyli minimalną część kapitału, która musi być reprezentowana.

Bezwzględna większość oznacza więcej niż połowę głosów oddanych. Do głosów oddanych zalicza się głosy „za”, „przeciw” i „wstrzymujące się”. Wstrzymanie się od głosu może zatem utrudnić uzyskanie bezwzględnej większości.

Uchwała poza zgromadzeniem

Uchwały mogą być podejmowane bez fizycznego odbycia zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na treść uchwały, która ma zostać podjęta, albo zgodę na głosowanie pisemne. Ten tryb jest użyteczny w małych spółkach, lecz wymaga zachowania warunków ustawowych i właściwej dokumentacji. Nie należy zakładać, że zastępuje on automatycznie wszystkie czynności związane ze zwyczajnym zgromadzeniem lub uchwałami wymagającymi szczególnej formy.

Warunki, przesłanki i wyjątki

Kto zwołuje zgromadzenie?

Co do zasady zgromadzenie zwołuje zarząd. Rada nadzorcza lub komisja rewizyjna mogą zwołać zwyczajne zgromadzenie, jeżeli zarząd nie zrobi tego w wymaganym terminie, oraz zgromadzenie nadzwyczajne, gdy uznają je za wskazane, a zarząd nie zwoła go w ciągu dwóch tygodni od zgłoszenia żądania. Umowa spółki może przyznać takie uprawnienie również innym osobom.

Wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia i umieszczenia określonych spraw w jego porządku obrad. Żądanie składa się zarządowi na piśmie najpóźniej miesiąc przed proponowanym terminem. Wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału mogą żądać uzupełnienia porządku obrad najbliższego zgromadzenia, składając żądanie najpóźniej trzy tygodnie przed jego terminem. Umowa spółki może obniżyć te progi.

Jeżeli zarząd nie podejmie wymaganych działań, uprawnieni wspólnicy mogą zwrócić się do sądu rejestrowego o upoważnienie do zwołania zgromadzenia. Wniosek powinien wskazywać wcześniejsze żądanie, proponowany porządek obrad i dowody jego doręczenia zarządowi.

Jak prawidłowo zawiadomić wspólników?

Zgromadzenie zwołuje się co do zasady listami poleconymi lub przesyłkami kurierskimi wysłanymi co najmniej dwa tygodnie przed terminem. Zawiadomienie może być wysłane na adres do doręczeń elektronicznych albo e-mailem, jeżeli wspólnik wcześniej wyraził na to pisemną zgodę i podał odpowiedni adres.

Zaproszenie powinno określać dzień, godzinę, miejsce i szczegółowy porządek obrad. Przy planowanej zmianie umowy spółki należy wskazać istotne elementy proponowanych zmian. Przy zgromadzeniu z udziałem zdalnym zaproszenie musi także opisywać sposób uczestnictwa, zabierania głosu, głosowania i zgłaszania sprzeciwu.

Kiedy można obradować mimo braku formalnego zwołania?

Uchwały można podjąć mimo braku formalnego zwołania, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie sprzeciwi się odbyciu zgromadzenia ani wniesieniu poszczególnych spraw do porządku obrad. Podobnie uchwała w sprawie nieobjętej porządkiem obrad jest dopuszczalna, gdy cały kapitał jest reprezentowany i nikt nie sprzeciwia się jej podjęciu.

Wyjątek ten powinien być stosowany ostrożnie. W protokole trzeba wyraźnie odnotować reprezentację całego kapitału oraz brak sprzeciwów. Sam fakt obecności wszystkich wspólników nie naprawia automatycznie każdego naruszenia, zwłaszcza gdy nie zachowano szczególnej formy uchwały.

Udział zdalny i pełnomocnik

Udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest dopuszczalny, chyba że umowa spółki go wyłącza. O zastosowaniu tego trybu decyduje zwołujący. Regulamin powinien zapewniać identyfikację wspólników, dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, możliwość wykonywania prawa głosu i zgłoszenia sprzeciwu.

Wspólnik może działać przez pełnomocnika, jeżeli ustawa lub umowa spółki nie wprowadzają ograniczeń. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności, a jego kopię dołącza się do księgi protokołów. Członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu.

Kiedy wspólnik nie może głosować?

Wspólnik nie może głosować osobiście ani przez pełnomocnika nad uchwałą dotyczącą jego odpowiedzialności wobec spółki, udzielenia mu absolutorium, zwolnienia go z zobowiązania wobec spółki albo sporu między nim a spółką. Głos oddany z naruszeniem tego zakazu może wpływać na ważność uchwały, jeżeli bez niego nie osiągnięto wymaganej większości.

Skutek braku wymaganej zgody wspólników

Jeżeli uchwała jest wymagana przez ustawę do dokonania czynności prawnej, czynność dokonana bez uchwały jest co do zasady nieważna. Zgoda może być udzielona także po złożeniu oświadczenia przez spółkę, nie później niż w ciągu dwóch miesięcy, i wywołuje skutek wsteczny.

Jeżeli wymóg zgody wynika wyłącznie z umowy spółki, czynność pozostaje ważna wobec kontrahenta, ale członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność wobec spółki za naruszenie umowy. Szczególne regulacje mogą przewidywać inny skutek. Przykładowo przy czynności przekraczającej dwukrotność kapitału zakładowego, o której mowa w art. 230 Kodeksu spółek handlowych, brak uchwały nie powoduje nieważności na podstawie art. 17 § 1, choć może rodzić konsekwencje wewnętrzne.

Procedura albo sposób postępowania krok po kroku

1. Ustal, czy uchwała jest potrzebna. Sprawdź ustawę, umowę spółki, wcześniejsze uchwały i treść planowanej czynności. Oceń, czy uchwała ma charakter zgody na transakcję, zmienia umowę spółki, dotyczy organów albo zatwierdza dokumenty roczne.
2. Określ organ lub osobę uprawnioną do zwołania. Najczęściej będzie to zarząd, ale znaczenie mogą mieć uprawnienia rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, wspólników mniejszościowych albo osoby wskazanej w umowie spółki.
3. Przygotuj projekty uchwał i uzasadnienie. Treść uchwały powinna jednoznacznie wskazywać decyzję, datę wejścia w życie, osobę odpowiedzialną za wykonanie, warunki finansowe i ewentualne upoważnienia.
4. Ustal większość, kworum i sposób głosowania. Sprawdź ustawę oraz umowę spółki. Zidentyfikuj wspólników wyłączonych od głosowania i sprawy wymagające głosowania tajnego.
5. Przygotuj szczegółowy porządek obrad. Nie używaj ogólnych sformułowań, jeżeli uchwała ma dotyczyć konkretnej transakcji, zmiany umowy, odwołania członka organu lub dochodzenia roszczeń.
6. Wyślij zaproszenia w odpowiednim terminie i formie. Zachowaj dowody nadania i treść wysłanych zawiadomień. Przy e-mailu sprawdź wcześniejszą pisemną zgodę wspólnika.
7. Przygotuj dokumenty na zgromadzenie. W zależności od sprawy będą to sprawozdania, projekty umów, wyceny, lista wspólników, pełnomocnictwa, opinie organów i projekty zgłoszeń rejestrowych.
8. Przeprowadź zgromadzenie. Wybierz przewodniczącego, sprawdź listę obecności, reprezentowany kapitał, zdolność do podejmowania uchwał i prawidłowość zwołania. Głosuj osobno nad każdą uchwałą.
9. Sporządź protokół. Wpisz uchwały, wyniki głosowania, sprzeciwy i istotne oświadczenia. Jeżeli potrzebna jest forma notarialna, zapewnij udział notariusza.
10. Wykonaj uchwałę. Złóż wniosek do KRS, zgłoszenie do CRBR, dokumenty finansowe do RDF, zawrzyj zatwierdzoną umowę albo zaktualizuj dokumentację wewnętrzną.

Jak sformułować uchwałę?

Dobra uchwała powinna zawierać co najmniej oznaczenie spółki, numer i datę, podstawę prawną lub umowną, precyzyjne rozstrzygnięcie oraz termin wejścia w życie. Jeżeli uchwała zatwierdza umowę lub transakcję, należy opisać jej strony, przedmiot, maksymalną wartość, podstawowe warunki i osobę upoważnioną do podpisania dokumentów.

Przy zmianie umowy spółki nie wystarczy ogólna zgoda na zmianę. Uchwała powinna wskazać dokładne nowe brzmienie zmienianych postanowień albo zawierać kompletny tekst zmian. Notariusz sporządza protokół, lecz odpowiedzialność za zgodność merytoryczną zmian z zamiarem wspólników wymaga wcześniejszego przygotowania projektu.

Jak liczyć głosy?

Co do zasady na każdy udział o równej wartości nominalnej przypada jeden głos, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, o ile ustawa lub umowa nie wprowadza surowszych wymagań.

Dokumenty, dowody i rozliczenia

Dokumenty obowiązkowe

Zakres dokumentów zależy od rodzaju zgromadzenia, ale podstawowy komplet obejmuje:

• zaproszenia wraz z dowodami ich wysłania,
• porządek obrad i projekty uchwał,
• listę obecności podpisaną przez uczestników, z uwzględnieniem zasad dla udziału zdalnego,
• pełnomocnictwa i dokumenty potwierdzające umocowanie przedstawicieli,
• protokół zgromadzenia z wynikami głosowań i zgłoszonymi sprzeciwami,
• uchwały wpisane do księgi protokołów,
• w przypadku zmiany umowy spółki – protokół notarialny i tekst jednolity umowy, jeżeli jest wymagany do zgłoszenia.

Protokół powinien stwierdzać prawidłowość zwołania zgromadzenia i jego zdolność do podejmowania uchwał. Trzeba wymienić podjęte uchwały, liczbę głosów za, przeciw i wstrzymujących się oraz zgłoszone sprzeciwy. Dowody zwołania zarząd dołącza do księgi protokołów.

Dokumenty roczne

Na zwyczajne zgromadzenie przygotowuje się roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie zarządu z działalności, jeżeli jest wymagane, sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie podlega badaniu, oraz dokumenty organu nadzoru. Wspólnik może od dnia zwołania zwyczajnego zgromadzenia żądać udostępnienia dokumentów odpowiadających treścią sprawozdaniom. Powinny zostać udostępnione niezwłocznie, nie później niż w ciągu dwóch dni powszednich, również elektronicznie na żądanie wspólnika.

Dokumenty pomocne przy transakcjach

Jeżeli uchwała dotyczy umowy gospodarczej, przydatne są projekt umowy, zestawienie ryzyk, wycena, opinia podatkowa, analiza płynności oraz dokumenty potwierdzające warunki rynkowe. Przy sporze o działanie na szkodę spółki znaczenie może mieć wykazanie, jakie informacje otrzymali wspólnicy przed głosowaniem.

Dokumenty KRS pozwalają potwierdzić skład zarządu, sposób reprezentacji i dane rejestrowe spółki. Dane CRBR pomagają ustalić beneficjentów rzeczywistych, ale nie zastępują księgi udziałów ani dokumentów nabycia udziałów. CEIDG nie jest rejestrem spółki z o.o.; może mieć znaczenie pomocnicze przy weryfikacji przedsiębiorcy będącego wspólnikiem, pełnomocnikiem lub kontrahentem. Sam wpis w CEIDG nie dowodzi prawa do reprezentowania spółki z o.o.

Jak wykazać okoliczności sporne?

W sporze o prawidłowość zgromadzenia kluczowe są dowody nadania zaproszeń, ich treść, potwierdzenia zgód na komunikację elektroniczną, lista obecności, pełnomocnictwa, nagranie lub logi techniczne zgromadzenia zdalnego, protokół i księga protokołów. Przy sporze o pokrzywdzenie wspólnika ważne mogą być dane finansowe, korespondencja, wyceny, historia wcześniejszych uchwał i porównanie sytuacji poszczególnych wspólników.

Protokół jest podstawowym dowodem przebiegu zgromadzenia, lecz nie zawsze ma charakter rozstrzygający. Jeżeli treść protokołu nie odpowiada rzeczywistemu przebiegowi posiedzenia, można posługiwać się również innymi legalnie uzyskanymi dowodami.

Terminy, koszty i najważniejsze ryzyka

Najważniejsze terminy

• Sześć miesięcy po zakończeniu roku obrotowego – termin odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Przy roku obrotowym pokrywającym się z kalendarzowym będzie to co do zasady 30 czerwca.
• Co najmniej dwa tygodnie przed zgromadzeniem – termin wysłania zaproszeń.
• Miesiąc przed proponowanym terminem – termin złożenia przez wspólników reprezentujących co najmniej 10% kapitału żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia.
• Trzy tygodnie przed zgromadzeniem – termin żądania uzupełnienia porządku obrad przez wspólników reprezentujących co najmniej 5% kapitału.
• Piętnaście dni od zatwierdzenia sprawozdania – termin złożenia rocznych dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
• Co do zasady siedem dni od zdarzenia – podstawowy termin zgłoszenia zmiany danych do KRS, o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej.
• Czternaście dni – termin aktualizacji danych w CRBR po zmianie informacji podlegających zgłoszeniu, liczony według szczególnych zasad ustawy AML.

Nie każda uchwała wywołuje zmianę rejestrową. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego, podział zysku czy absolutorium trafiają do dokumentacji spółki i odpowiednio do RDF, ale nie zawsze powodują zmianę danych ujawnionych w KRS. Powołanie lub odwołanie członka zarządu, zmiana sposobu reprezentacji, siedziby, kapitału lub umowy spółki zwykle wymaga odpowiedniego zgłoszenia.

Terminy zaskarżenia uchwały

Powództwo o uchylenie uchwały wnosi się w ciągu miesiąca od otrzymania wiadomości o uchwale, nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od jej podjęcia. Dotyczy to uchwał sprzecznych z umową spółki lub dobrymi obyczajami, które jednocześnie godzą w interes spółki albo mają na celu pokrzywdzenie wspólnika.

Powództwo o stwierdzenie nieważności uchwały sprzecznej z ustawą należy wnieść w ciągu sześciu miesięcy od otrzymania wiadomości o uchwale, nie później niż w ciągu trzech lat od jej podjęcia. Upływ tego terminu nie wyłącza możliwości podniesienia zarzutu nieważności w innym postępowaniu.

Pozew wnosi się przeciwko spółce. Sprawę rozpoznaje sąd okręgowy, a właściwość miejscowa jest związana z siedzibą spółki. Samo zaskarżenie uchwały nie wstrzymuje postępowania rejestrowego, lecz sąd rejestrowy może je zawiesić po przeprowadzeniu posiedzenia jawnego.

Kto może zaskarżyć uchwałę?

Uprawnienie przysługuje między innymi zarządowi, radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej i ich poszczególnym członkom, a także określonym wspólnikom. Wspólnik obecny na zgromadzeniu powinien głosować przeciwko uchwale i po jej podjęciu zażądać zaprotokołowania sprzeciwu. Brak żądania sprzeciwu może pozbawić go legitymacji do pozwu.

Uprawniony może być również wspólnik bezzasadnie niedopuszczony do udziału, a wspólnik nieobecny – gdy zgromadzenie zwołano wadliwie albo uchwałę podjęto w sprawie nieobjętej porządkiem obrad. Przy głosowaniu pisemnym ustawa przewiduje odrębne warunki, w tym dwutygodniowy termin na zgłoszenie sprzeciwu przez wspólnika głosującego przeciw.

Koszty

Podjęcie zwykłej uchwały wewnętrznej nie powoduje opłaty sądowej. Koszty pojawiają się, gdy potrzebny jest notariusz, wpis do KRS, ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, opinia biegłego albo postępowanie sądowe.

• Opłata sądowa za zmianę wpisu w KRS składanym przez Portal Rejestrów Sądowych wynosi co do zasady 250 zł, a w trybie S24 – 200 zł.
• Jeżeli wpis podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, doliczana jest opłata 100 zł.
• Wynagrodzenie notariusza zależy od rodzaju czynności i wartości przedmiotu, a do kosztów mogą dojść wypisy oraz podatki.
• Opłata stała od pozwu o uchylenie uchwały, stwierdzenie jej nieważności albo ustalenie istnienia lub nieistnienia uchwały wynosi 5000 zł.

Najważniejsze ryzyka

Najpoważniejsze ryzyka to wadliwe zawiadomienie wspólnika, zbyt ogólny porządek obrad, brak wymaganej większości, dopuszczenie do głosowania osoby wyłączonej, brak tajnego głosowania, błędne pełnomocnictwo, niezaprotokołowanie sprzeciwu, brak aktu notarialnego oraz niewykonanie obowiązków rejestrowych.

Oddzielnym ryzykiem jest rozbieżność między uchwałą a czynnością wykonaną przez zarząd. Jeżeli wspólnicy zatwierdzili umowę do określonej kwoty lub na oznaczonych warunkach, zarząd nie powinien przekraczać zakresu zgody bez ponownej uchwały.

Najczęstsze błędy

1. Oparcie się wyłącznie na Kodeksie spółek handlowych. Umowa spółki może przewidywać surowsze kworum, większość, dodatkowe zgody lub szczególny sposób powoływania organów.
2. Wysłanie zaproszenia zwykłym e-mailem bez wcześniejszej pisemnej zgody wspólnika. Może to prowadzić do zarzutu wadliwego zwołania zgromadzenia.
3. Zbyt ogólny porządek obrad. Hasło „sprawy różne” nie daje bezpiecznej podstawy do podjęcia uchwały o zmianie zarządu, istotnej transakcji lub zmianie umowy spółki.
4. Pomieszanie zwykłej i bezwzględnej większości. W spółce z o.o. ustawową regułą jest bezwzględna większość głosów, a nie przewaga głosów „za” nad „przeciw”.
5. Nieuwzględnienie głosów wstrzymujących się. Głosy te są głosami oddanymi i mają znaczenie przy obliczaniu bezwzględnej większości.
6. Głosowanie wspólnika nad własnym absolutorium. Taki wspólnik jest wyłączony od głosowania.
7. Brak tajnego głosowania w sprawach osobowych. Tajność jest obowiązkowa między innymi przy wyborach, odwołaniu członków organów i pociąganiu ich do odpowiedzialności.
8. Brak żądania zaprotokołowania sprzeciwu. Wspólnik głosujący przeciwko uchwale powinien zadbać o wyraźne wpisanie sprzeciwu do protokołu.
9. Założenie, że każda uchwała działa od chwili podjęcia. Zmiana umowy spółki wymaga wpisu do KRS, a niektóre uchwały wywołują skutek dopiero po spełnieniu dodatkowych warunków.
10. Brak dalszych zgłoszeń. Uchwała może powodować obowiązek aktualizacji KRS, CRBR, RDF, banku, rejestrów branżowych albo dokumentów kontraktowych.

FAQ

Czy wspólnik musi osobiście uczestniczyć w zgromadzeniu?

Nie. Może działać przez prawidłowo umocowanego pełnomocnika, o ile ustawa lub umowa spółki tego nie wyłącza. Pełnomocnictwo wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a jego kopię dołącza się do księgi protokołów.

Czy zgromadzenie może odbyć się całkowicie online?

Tak, jeżeli umowa spółki nie wyłącza udziału zdalnego, a zwołujący zdecyduje o tej formie. Trzeba zapewnić identyfikację uczestników, komunikację w czasie rzeczywistym, głosowanie i możliwość zgłoszenia sprzeciwu.

Czy można podjąć uchwałę w sprawie nieujętej w porządku obrad?

Tylko wyjątkowo – gdy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany i nikt z obecnych nie sprzeciwi się podjęciu uchwały. Wnioski porządkowe oraz wniosek o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia mogą być rozpatrywane na szczególnych zasadach.

Czy każda uchwała wymaga aktu notarialnego?

Nie. Akt notarialny jest potrzebny przede wszystkim przy zmianie umowy spółki oraz innych czynnościach, dla których ustawa przewiduje taką formę. Typowe uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania, podziale zysku czy absolutorium zapisuje się w zwykłym protokole.

Czy uchwała o powołaniu członka zarządu działa dopiero po wpisie do KRS?

Co do zasady powołanie jest skuteczne z chwilą podjęcia uchwały albo w terminie wskazanym w jej treści, a wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny. Mimo to zmianę należy niezwłocznie zgłosić, ponieważ nieaktualny rejestr powoduje ryzyka w obrocie.

Czy nieudzielenie absolutorium automatycznie oznacza odpowiedzialność członka zarządu?

Nie. Brak absolutorium jest ważnym sygnałem korporacyjnym, ale sam nie przesądza odpowiedzialności odszkodowawczej. Spółka musi wykazać podstawę roszczenia, naruszenie obowiązków, szkodę i związek przyczynowy.

Czy wspólnik może zaskarżyć uchwałę tylko dlatego, że jest dla niego niekorzystna?

Nie. Niekorzystny skutek sam w sobie nie wystarcza. Przy powództwie o uchylenie trzeba wykazać ustawową konfigurację przesłanek, na przykład sprzeczność z umową spółki lub dobrymi obyczajami oraz godzenie w interes spółki albo cel pokrzywdzenia wspólnika.

Czy pozew automatycznie blokuje wpis uchwały do KRS?

Nie. Zaskarżenie uchwały nie wstrzymuje z mocy prawa postępowania rejestrowego. Sąd rejestrowy może jednak zawiesić postępowanie po przeprowadzeniu posiedzenia jawnego.

Podsumowanie

Prawidłowa uchwała wymaga więcej niż samej większości głosów. Trzeba ustalić kompetencję zgromadzenia, prawidłowo zawiadomić wspólników, zachować porządek obrad, wymaganą większość, zasady tajności i właściwą formę protokołu.

Po zgromadzeniu należy sprawdzić, czy uchwała wymaga wykonania w określonym terminie, zgłoszenia do KRS lub CRBR, złożenia dokumentów do RDF albo dokonania czynności przez zarząd. W razie sporu o uchwałę nie należy zwlekać, ponieważ terminy do wniesienia pozwu są krótkie, a prawidłowo zgłoszony sprzeciw może decydować o możliwości jej zaskarżenia.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 17 oraz art. 227–256.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności przepisy o właściwości sądu w sprawach uchwał spółek.
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności przepisy o zatwierdzaniu i składaniu rocznych sprawozdań finansowych.
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.
• Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w zakresie zgłoszeń do CRBR.