Spółka cywilna czy spółka jawna – co wybrać i jakie są różnice?

Masz podobny problem prawny?

Opisz sprawę i otrzymaj wycenę porady od prawnika. Samo zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.

Wycena zwykle w ciągu 1 godziny • Pracujemy 7 dni w tygodniu

Najczęstszy błąd polega na traktowaniu wyboru między spółką cywilną a jawną wyłącznie jako decyzji o kosztach rejestracji. W praktyce ważniejsze są: kto będzie właścicielem majątku, kto podpisuje umowy, jak wierzyciel może dochodzić zapłaty, co stanie się po odejściu jednego wspólnika oraz czy biznes ma pozostać prostą współpracą dwóch osób, czy działać jako wyodrębniona organizacja.

Spółka cywilna czy spółka jawna – na czym polega wybór?

Spółka cywilna jest umową uregulowaną w Kodeksie cywilnym. Wspólnicy zobowiązują się dążyć do wspólnego celu gospodarczego, w szczególności przez wniesienie wkładów. Sama spółka cywilna nie ma odrębnej od wspólników podmiotowości cywilnoprawnej. To wspólnicy nabywają prawa, zaciągają zobowiązania i są właścicielami majątku objętego wspólnością łączną.

Spółka jawna jest osobową spółką handlową. Nie ma osobowości prawnej, lecz ustawa przyznaje jej zdolność prawną: może we własnym imieniu nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, posiadać majątek, pozywać i być pozywana. Powstaje dopiero po wpisaniu do rejestru przedsiębiorców KRS.

Żadna z tych form nie wymaga ustawowego kapitału zakładowego. Nie oznacza to jednak, że można pominąć wkłady i finansowanie. Umowa powinna wyraźnie wskazywać, kto wnosi pieniądze, rzeczy, prawa, pracę lub usługi, kiedy wkład ma być wydany i jak zostanie rozliczony przy odejściu wspólnika.

Kiedy ten temat ma znaczenie w praktyce?

Wybór ma największe znaczenie przed rozpoczęciem działalności, przy przyjmowaniu nowego wspólnika, zakupie nieruchomości lub drogiego sprzętu, zaciąganiu finansowania, zatrudnianiu pracowników oraz zawieraniu długoterminowych umów. Im większy majątek i ryzyko kontraktowe, tym ważniejsze staje się oddzielenie majątku spółki od majątku wspólników pod względem organizacyjnym i dowodowym.

Spółka cywilna może być wystarczająca, gdy wspólnicy osobiście wykonują usługi, znają się od lat, skala obrotu jest umiarkowana, a działalność nie wymaga rozbudowanej struktury. Trzeba jednak pamiętać, że prostota formalna nie usuwa ryzyka osobistej odpowiedzialności. Jeżeli jeden wspólnik zaciągnie zobowiązanie w granicach umocowania, skutki mogą dotknąć także pozostałych.

Spółka jawna jest zwykle bardziej czytelna dla kontrahentów, banków i pracowników, ponieważ posiada własną firmę, majątek i wpis w KRS. Może być właściwsza, gdy biznes ma rozwijać się niezależnie od bieżących zmian osobowych, zawiera wiele umów albo potrzebuje przejrzystych zasad reprezentacji. Nadal nie jest jednak formą ograniczającą odpowiedzialność wspólników do wysokości wkładów.

Temat staje się szczególnie ważny w razie konfliktu lub odejścia wspólnika. W spółce cywilnej problemem bywa ustalenie wartości wspólnego majątku, nakładów i udziału w zysku. Szersze omówienie zawiera artykuł o rozliczeniu wspólnika spółki cywilnej.

W spółce jawnej trzeba z kolei przewidzieć wpływ śmierci wspólnika na dalsze istnienie spółki, wejście spadkobierców i sposób rozliczenia udziału kapitałowego. Zasady te warto uregulować przed rozpoczęciem działalności; osobno wyjaśniono problem śmierci wspólnika spółki jawnej.

Jakie przepisy i zasady trzeba sprawdzić?

Najważniejsze warunki

Umowa spółki cywilnej powinna być stwierdzona pismem. Brak zwykłej formy pisemnej nie jest co do zasady równoznaczny z automatyczną nieważnością całej współpracy, ale poważnie utrudnia dowodzenie jej treści. Jeżeli wkładem ma być nieruchomość albo inne prawo wymagające formy szczególnej, trzeba zachować także tę formę.

Umowa spółki jawnej musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Powinna określać co najmniej firmę i siedzibę spółki, wkłady każdego wspólnika oraz ich wartość, przedmiot działalności i czas trwania, jeżeli jest oznaczony. Spółka powstaje dopiero z chwilą wpisu do KRS, dlatego działania podejmowane przed rejestracją wymagają ostrożności i prawidłowego określenia, kto zaciąga zobowiązanie.

W obu umowach należy doprecyzować znacznie więcej niż ustawowe minimum. Kluczowe są:

• rodzaj, wartość i termin wniesienia wkładów,
• udział każdego wspólnika w zyskach i stratach,
• zasady podejmowania decyzji zwykłych i strategicznych,
• sposób reprezentacji wobec klientów, banków i urzędów,
• limity samodzielnego zaciągania zobowiązań,
• obowiązek informowania pozostałych wspólników i dostęp do dokumentów,
• zakaz konkurencji oraz skutki jego naruszenia,
• zasady wejścia nowego wspólnika, wypowiedzenia umowy i wyłączenia wspólnika,
• rozliczenie wkładów, majątku, zysków, strat i pożyczek wspólników,
• skutki śmierci, choroby, utraty uprawnień zawodowych albo upadłości wspólnika.

Odpowiedzialność jest jednym z najważniejszych kryteriów. W spółce cywilnej wspólnicy odpowiadają solidarnie za zobowiązania związane ze wspólną działalnością. Wierzyciel może żądać całego świadczenia od jednego, kilku albo wszystkich wspólników, a zapłata przez jednego z nich prowadzi później do rozliczeń wewnętrznych.

W spółce jawnej każdy wspólnik odpowiada bez ograniczenia całym majątkiem solidarnie ze spółką i pozostałymi wspólnikami. Odpowiedzialność ma jednak co do zasady charakter subsydiarny: egzekucję z majątku wspólnika prowadzi się, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Wierzyciel może wcześniej pozwać wspólnika, a zasada subsydiarności nie obejmuje w taki sam sposób zobowiązań powstałych przed wpisem spółki do rejestru.

Trzeba też sprawdzić podatki i księgowość. W typowej spółce cywilnej dochód rozliczają wspólnicy zgodnie ze swoim statusem podatkowym. Spółka jawna również jest zazwyczaj przejrzysta podatkowo, lecz może stać się podatnikiem CIT, zwłaszcza gdy nie ma wyłącznie wspólników będących osobami fizycznymi i nie zostaną prawidłowo ujawnione wymagane informacje o podatnikach uczestniczących w zysku. Przed wyborem trzeba zatem ustalić skład wspólników, planowaną formę opodatkowania oraz obowiązki informacyjne.

W spółce cywilnej osób fizycznych oraz w spółce jawnej osób fizycznych możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji zależy między innymi od poziomu przychodów i spełnienia warunków ustaw podatkowych oraz ustawy o rachunkowości. Po przekroczeniu ustawowego progu, obecnie odnoszonego do równowartości 2,5 mln euro przychodów netto za poprzedni rok obrotowy, powstaje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Inny skład wspólników może powodować pełną księgowość niezależnie od progu.

Terminy, dokumenty i dowody

Nie istnieje jeden termin na wybór formy, ale po podpisaniu umowy uruchamiają się terminy rejestracyjne i podatkowe. W spółce cywilnej wspólnicy będący osobami fizycznymi powinni posiadać lub uzyskać wpisy w CEIDG, następnie spółka uzyskuje NIP i REGON, a wspólnicy aktualizują swoje wpisy o dane spółki. W zależności od działalności mogą być potrzebne zgłoszenia VAT, rejestracja jako płatnik składek, zgłoszenia pracowników oraz zezwolenia branżowe.

Spółkę jawną zgłasza się elektronicznie do KRS. Po wpisie podstawowe dane są przekazywane do rejestrów publicznych, natomiast dane uzupełniające zgłasza się na formularzu NIP-8 w odpowiednim terminie. Jeżeli spółka jest płatnikiem składek, termin na część obowiązków może być krótszy. Trzeba też sprawdzić zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych oraz obowiązki związane z adresem do e-Doręczeń.

Umowa spółki jest co do zasady objęta podatkiem od czynności cywilnoprawnych według stawki 0,5% podstawy opodatkowania. Deklarację i podatek rozlicza się zasadniczo w terminie 14 dni, z uwzględnieniem sposobu zawarcia umowy i szczególnych zasad dotyczących płatnika. Warto obliczyć podstawę przed podpisaniem dokumentów, zwłaszcza gdy wkładem jest przedsiębiorstwo, nieruchomość albo prawo majątkowe.

Praktyczny zestaw dokumentów obejmuje:

• projekt umowy spółki z załącznikami opisującymi wkłady,
• wycenę rzeczy, praw lub przedsiębiorstwa wnoszonego do spółki,
• dokumenty własności i zgody wymagane do przeniesienia składników majątku,
• listę umów, zobowiązań, leasingów, kredytów i zabezpieczeń,
• reguły podpisywania umów oraz wzory pełnomocnictw,
• plan podatkowy i księgowy przygotowany dla konkretnego składu wspólników,
• ustalenia dotyczące ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej,
• procedurę odejścia, śmierci lub trwałej niezdolności wspólnika do pracy.

W razie sporu znaczenie mają nie tylko sama umowa, ale również potwierdzenia przelewów, faktury za składniki majątku, uchwały, korespondencja, protokoły przekazania, ewidencja pracy wspólnika, pożyczki udzielone spółce i dokumenty wskazujące, kto podjął daną decyzję. Brak dokumentacji często prowadzi do konfliktu o to, czy określona kwota była wkładem, pożyczką, zaliczką na zysk czy prywatnym wydatkiem.

Co zrobić krok po kroku?

1. Opisz planowany biznes. Ustal rodzaj działalności, przewidywane obroty, liczbę umów, zatrudnienie, wymagane zezwolenia, wartość majątku i prawdopodobne ryzyka.
2. Sprawdź wspólników i ich sytuację. Znaczenie mają istniejące firmy, małżeńskie ustroje majątkowe, zadłużenie, zakazy konkurencji, rezydencja podatkowa i to, czy wspólnikiem ma być osoba prawna.
3. Porównaj odpowiedzialność. Oceń, czy akceptujecie możliwość egzekucji z prywatnego majątku. Jeżeli priorytetem jest ograniczenie osobistego ryzyka, porównanie powinno objąć także spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub inną strukturę.
4. Wybierz sposób posiadania majątku. Przy spółce cywilnej majątek jest wspólnym majątkiem wspólników. Przy spółce jawnej nabywa go sama spółka. Ma to znaczenie przy sprzedaży, zabezpieczeniach, sporach i zmianie składu osobowego.
5. Ustal podatki i księgowość. Przed podpisaniem umowy sprawdź opodatkowanie wspólników, VAT, składki, PCC, obowiązek ksiąg rachunkowych oraz ryzyko uzyskania przez spółkę jawną statusu podatnika CIT.
6. Napisz umowę dopasowaną do ryzyka. Nie ograniczaj się do nazwy, wkładów i udziału w zysku. Ureguluj reprezentację, limity decyzji, finansowanie, zakaz konkurencji, wyjście wspólnika i następstwo prawne.
7. Dokonaj rejestracji i zgłoszeń. Dla spółki cywilnej skoordynuj CEIDG, NIP, REGON i pozostałe zgłoszenia. Dla spółki jawnej złóż wniosek do KRS, a następnie wykonaj obowiązki uzupełniające.
8. Przenieś umowy i składniki majątku. Samo podpisanie umowy spółki nie zawsze automatycznie przenosi własność, wierzytelności, leasingi, domeny, licencje lub zezwolenia. Dla każdego składnika sprawdź wymagany dokument i zgodę drugiej strony.
9. Wprowadź zasady bieżącego działania. Ustal obieg dokumentów, dostęp do rachunku, zatwierdzanie wydatków, kopie bezpieczeństwa, przechowywanie uchwał i okresowe raportowanie wspólnikom.
10. Zaplanuj zakończenie współpracy. Umowa powinna przewidywać sposób wyceny udziału, terminy spłaty, przejęcie klientów, korzystanie z nazwy i dalsze wykonywanie kontraktów. W spółce jawnej trzeba również ocenić, czy w razie rozwiązania będzie prowadzona likwidacja spółki jawnej, czy wspólnicy uzgodnią inny sposób zakończenia działalności.

Jeżeli działalność jest już prowadzona w formie spółki cywilnej, możliwe jest jej zarejestrowanie jako spółki jawnej po dostosowaniu umowy i złożeniu wniosku do KRS. Taka zmiana wymaga analizy majątku, umów, zezwoleń, podatków i danych rejestrowych. Nie należy traktować jej jak zwykłej zmiany nazwy.

Najczęstsze błędy i ryzyka

Wybór wyłącznie według kosztu założenia. Niższy koszt formalny spółki cywilnej może zostać wielokrotnie przekroczony przez koszty sporu o majątek, odpowiedzialność za decyzję wspólnika albo konieczność przenoszenia umów przy zmianie struktury.

Przekonanie, że spółka jawna chroni prywatny majątek. Subsydiarność odpowiedzialności poprawia kolejność dochodzenia roszczeń, ale nie tworzy limitu kwotowego. Gdy majątek spółki nie wystarcza, wierzyciel może skierować egzekucję do wspólnika.

Brak reguł reprezentacji i limitów. Ustne uzgodnienie, że każdy konsultuje większe wydatki, może nie chronić wobec kontrahenta. Zasady wewnętrzne, reprezentacja zewnętrzna i pełnomocnictwa muszą być ze sobą spójne.

Niedokładne opisanie wkładów. Wpisanie tylko kwoty bez informacji, czy rzecz przechodzi na własność, jest oddana do używania, czy stanowi pożyczkę, utrudnia późniejsze rozliczenie. Przy usługach wspólnika trzeba określić zakres, czas i sposób potwierdzania wykonania.

Brak regulacji na wypadek konfliktu. Umowa powinna przewidywać tryb zwoływania spotkań, dokumentowania uchwał, mediacji, wyceny przedsiębiorstwa i spłaty. Bez tego jeden konflikt może zablokować rachunek, kontrakty i dostęp do dokumentacji.

Pominięcie małżeńskiego ustroju majątkowego. Odpowiedzialność wspólnika i możliwość egzekucji z majątku wspólnego małżonków zależą od podstawy zobowiązania, zgody małżonka i przepisów postępowania egzekucyjnego. Sam zapis w umowie spółki nie rozwiązuje tego problemu.

Automatyczne kopiowanie udziału w zysku do rozliczenia przy odejściu. Udział w zysku, udział kapitałowy, wartość wkładu i wartość rynkowa przedsiębiorstwa to różne pojęcia. Metoda rozliczenia powinna być opisana precyzyjnie.

Brak aktualizacji po rozwoju firmy. Forma odpowiednia dla dwóch osób świadczących proste usługi może być niewystarczająca po zakupie nieruchomości, zatrudnieniu kilkunastu osób i zaciągnięciu wysokich zobowiązań. Strukturę trzeba okresowo weryfikować.

FAQ

Czy spółka cywilna ma własny majątek?

Nie w takim znaczeniu jak spółka jawna. Składniki przeznaczone do wspólnej działalności tworzą wspólny majątek wspólników objęty wspólnością łączną. W czasie trwania spółki wspólnik nie może swobodnie rozporządzać udziałem w tym majątku ani żądać jego podziału.

Czy spółka jawna jest osobą prawną?

Nie. Jest jednostką organizacyjną, której ustawa przyznaje zdolność prawną. Może we własnym imieniu posiadać majątek, zawierać umowy, zaciągać zobowiązania oraz występować przed sądem.

Która forma lepiej chroni prywatny majątek wspólnika?

Żadna nie zapewnia pełnej ochrony. W obu formach odpowiedzialność może objąć cały prywatny majątek wspólnika. W spółce jawnej wierzyciel co do zasady najpierw prowadzi egzekucję z majątku spółki, ale po jej bezskuteczności może sięgnąć do majątku wspólnika.

Czy spółka cywilna musi być wpisana do KRS?

Nie. Do KRS nie wpisuje się spółki cywilnej. Wspólnicy będący osobami fizycznymi podlegają wpisowi do CEIDG, a spółka otrzymuje odrębny NIP i REGON potrzebne do rozliczeń i identyfikacji.

Czy można przekształcić spółkę cywilną w jawną?

Tak. Wspólnicy mogą dostosować umowę do wymogów spółki jawnej i zgłosić ją do KRS. Przed rejestracją trzeba sprawdzić majątek, umowy, finansowanie, zezwolenia, podatki oraz skutki dla dotychczasowych zobowiązań.

Czy spółka jawna zawsze płaci CIT?

Nie. Zasadniczo dochód spółki jawnej jest przypisywany wspólnikom, ale spółka może uzyskać status podatnika CIT w przypadkach określonych ustawą, w szczególności przy określonym składzie wspólników i niewykonaniu obowiązków informacyjnych. Strukturę wspólników trzeba sprawdzić przed rozpoczęciem roku obrotowego i po każdej zmianie.

Czy w obu spółkach można prowadzić KPiR?

Może to być możliwe w spółce cywilnej osób fizycznych i spółce jawnej osób fizycznych, jeżeli spełnione są warunki podatkowe i nie został przekroczony próg prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przy innym składzie wspólników albo po przekroczeniu progu może być konieczna pełna księgowość.

Co jest ważniejsze: wysokość wkładu czy udział w zysku?

To odrębne kwestie. Wkład określa świadczenie wniesione do wspólnego przedsięwzięcia, natomiast udział w zysku i stratach określa ekonomiczne rozliczenie działalności. Umowa może ukształtować te elementy różnie, ale musi robić to jednoznacznie i zgodnie z przepisami bezwzględnie obowiązującymi.

Podsumowanie

Spółka cywilna jest prostsza i może dobrze działać w niewielkim przedsięwzięciu opartym na osobistej pracy wspólników. Spółka jawna tworzy odrębny podmiot z własnym majątkiem i wpisem do KRS, dzięki czemu lepiej porządkuje większy biznes. W obu formach wspólnicy ponoszą jednak daleko idącą odpowiedzialność osobistą.

Przed wyborem należy policzyć ryzyko zobowiązań, opisać wkłady, ustalić reprezentację, podatki, księgowość i zasady wyjścia wspólnika. Ostateczna decyzja powinna wynikać z dokumentów, planowanej skali działalności i składu wspólników, a nie tylko z prostoty rejestracji.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 860–875.
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 8, art. 22–85 i art. 26.
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w szczególności art. 4.
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności art. 2.
• Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i o podatku dochodowym od osób prawnych.
• Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych.