Jak uzyskać z ZUS zaświadczenie o zleceniu i działalności do stażu pracy?

Nowe przepisy o stażu pracy nie tworzą odrębnego świadczenia z ZUS i nie zmieniają zasad ustalania emerytury. Chodzi o staż pracowniczy, od którego mogą zależeć uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, np. wymiar urlopu, niektóre dodatki, nagrody lub inne świadczenia przewidziane w przepisach albo regulacjach zakładowych.

Jak uzyskać z ZUS zaświadczenie o okresach zlecenia i działalności do stażu pracy? – kiedy temat ma znaczenie w praktyce?

Temat ma znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy jesteś obecnie pracownikiem albo zamierzasz podjąć zatrudnienie na podstawie umowy o pracę i wcześniej pracowałeś na zleceniu, świadczyłeś usługi albo prowadziłeś działalność gospodarczą. Od 2026 r. takie okresy mogą zostać doliczone do okresu zatrudnienia na potrzeby uprawnień pracowniczych.

Dla jednostek sektora finansów publicznych nowe zasady stosuje się od 1 stycznia 2026 r. Dla pozostałych pracodawców, w tym większości firm prywatnych, stosuje się je od 1 maja 2026 r. Sam fakt, że ktoś w przeszłości prowadził działalność albo miał zlecenie, nie oznacza jednak automatycznie, że każdy taki okres zostanie zaliczony. Trzeba ustalić, jaki był tytuł aktywności, czy istniał obowiązek ubezpieczeń, czy składki zostały opłacone oraz w jaki sposób dany okres można udokumentować.

Zaświadczenie ZUS jest najważniejszym dowodem dla okresów, które ustawodawca powiązał z podleganiem ubezpieczeniom albo opłaceniem składek. Nie obejmuje jednak wszystkich możliwych sytuacji. Jeżeli okres nie był zapisany w systemie ZUS albo dana osoba zgodnie z prawem nie podlegała ubezpieczeniom społecznym, konieczne może być przedstawienie innych wiarygodnych dokumentów bezpośrednio pracodawcy.

Podstawa prawna i najważniejsze pojęcia

Podstawą nowych zasad są przede wszystkim art. 302¹ i art. 302² Kodeksu pracy, dodane ustawą z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Przepisy te określają, jakie okresy aktywności poza stosunkiem pracy wlicza się do okresu zatrudnienia oraz w jaki sposób ZUS je potwierdza.

W uproszczeniu do stażu mogą być wliczane m.in.:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności przez osobę fizyczną, za które opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
• okresy wykonywania umowy zlecenia, umowy agencyjnej albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, jeżeli osoba podlegała z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
• udokumentowane okresy takich aktywności, w których dana osoba nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów,
• okres korzystania z ulgi na start, jeżeli przedsiębiorca był zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego,
• określone okresy współpracy z przedsiębiorcą albo zleceniobiorcą oraz okresy związane z osobistą opieką nad dzieckiem, jeżeli spełnione są ustawowe warunki,
• udokumentowaną pracę zarobkową wykonywaną za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Nie należy utożsamiać stażu pracy ze stażem ubezpieczeniowym. Zaświadczenie wydawane na wniosek USP służy doliczaniu określonych okresów do stażu pracowniczego. Samo w sobie nie zmienia zasad obliczania emerytury ani renty.

Ważne jest również rozróżnienie stażu ogólnego i stażu u danego pracodawcy. Jeżeli dane uprawnienie zależy od całego dotychczasowego okresu zatrudnienia, wcześniejsze zlecenie wykonane dla innego podmiotu może mieć znaczenie. Jeżeli natomiast uprawnienie zależy od zatrudnienia u konkretnego pracodawcy, art. 302¹ § 8 Kodeksu pracy pozwala doliczyć niektóre wcześniejsze okresy tylko wtedy, gdy w ramach zlecenia, działalności albo innej wskazanej aktywności praca była świadczona na rzecz tego samego pracodawcy.

Warunki, przesłanki i wyjątki

Kiedy ZUS potwierdzi zlecenie?

W przypadku umowy zlecenia, umowy agencyjnej i objętych przepisami umów o świadczenie usług podstawowym warunkiem jest podleganie w danym okresie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. ZUS potwierdza taki okres na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego.

Jeżeli zleceniobiorca nie podlegał ubezpieczeniom dlatego, że przepisy wyłączały taki obowiązek, brak zaświadczenia ZUS nie przesądza jeszcze o braku stażu. Typowym przykładem jest zlecenie wykonywane przez ucznia lub studenta przed ukończeniem 26. roku życia. ZUS nie potwierdzi takiego okresu jako okresu podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale art. 302¹ § 3 Kodeksu pracy pozwala zaliczyć udokumentowany okres, w którym brak ubezpieczenia wynikał z odrębnych przepisów.

Kiedy ZUS potwierdzi działalność gospodarczą?

W przypadku pozarolniczej działalności znaczenie ma opłacenie za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z właściwego tytułu. Sam wpis w CEIDG może nie wystarczyć do uzyskania zaświadczenia stażowego ZUS, jeżeli przepis wymaga potwierdzenia opłaconych składek.

Osobną kategorią jest ulga na start. W tym okresie przedsiębiorca co do zasady nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z działalności, dlatego ZUS potwierdza okres na podstawie zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego.

Co z nakładającymi się okresami?

Jeżeli zlecenie, działalność albo inny okres wymieniony w art. 302¹ Kodeksu pracy pokrywa się z innym takim okresem lub z zatrudnieniem na umowę o pracę, nie liczy się go podwójnie. Do okresu zatrudnienia wlicza się okres najkorzystniejszy dla pracownika.

Czego nowe przepisy nie obejmują?

Co do zasady nie wlicza się na tej podstawie okresu wykonywania umowy o dzieło. Nie należy też zakładać, że każde prowadzenie firmy automatycznie zwiększa staż. W przypadku działalności ustawa wiąże podstawową regułę z opłaceniem określonych składek, a w przypadku zlecenia z podleganiem ubezpieczeniom, z wyjątkiem okresów, w których brak ubezpieczenia wynikał z przepisów i okres ten da się odpowiednio udokumentować.

Procedura albo sposób postępowania krok po kroku

Krok 1. Ustal okresy, które chcesz potwierdzić

Przed złożeniem wniosku przygotuj własną listę okresów zlecenia, działalności i innych aktywności, które mogą wpływać na staż. Zwróć uwagę, czy chodzi o okresy od 1 stycznia 1999 r., czy także o wcześniejsze. Dane po 1 stycznia 1999 r. są co do zasady zapisane na indywidualnym koncie ubezpieczonego w ZUS i mogą być wskazywane we wniosku USP.

Krok 2. Zaloguj się do eZUS i otwórz wniosek USP

Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy ma symbol USP. Zgodnie z art. 302² Kodeksu pracy składa się go w postaci elektronicznej za pomocą profilu w systemie teleinformatycznym ZUS. ZUS udostępnia w eZUS osobny kafelek prowadzący do kreatora wniosku stażowego.

Nie składa się papierowej wersji USP w placówce ani pocztą. Jeżeli potrzebujesz potwierdzenia okresu ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r., ZUS wskazuje formularz US-7. Gdy jeden okres rozpoczął się przed 1 stycznia 1999 r. i trwał po tej dacie, w praktyce trzeba rozdzielić sprawę: US-7 za część sprzed 1999 r. i USP za część od 1 stycznia 1999 r.

Krok 3. Wyślij wniosek bez zbędnych załączników

Do zwykłego wniosku USP nie trzeba od razu dołączać umów zlecenia, wydruków z CEIDG, list płac ani innych dokumentów. ZUS wystawia zaświadczenie na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego. Dołączanie przypadkowych dokumentów nie zastąpi danych, które ZUS musi potwierdzić w swoim systemie.

Krok 4. Odbierz zaświadczenie albo decyzję w eZUS

Zaświadczenie, decyzja o odmowie oraz inne pisma dotyczące wniosku USP są sporządzane i doręczane elektronicznie na profil w eZUS. Warto włączyć powiadomienia e-mail, SMS albo mZUS, aby nie przeoczyć nowego dokumentu.

Zaświadczenia stażowe wygenerowane przez system ZUS są ważne także wtedy, gdy zamiast odręcznego podpisu zawierają wymagany nadruk danych osoby upoważnionej albo są sygnowane w sposób przewidziany dla dokumentów elektronicznych ZUS. Pracodawca może dodatkowo sprawdzić autentyczność pliku za pomocą usługi ZUS.

Krok 5. Jeśli ZUS odmówi, ustal przyczynę

Najczęstszym problemem jest brak informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń albo brak danych pozwalających potwierdzić wskazany okres. W takim przypadku ZUS wydaje decyzję o odmowie wydania zaświadczenia. Najpierw sprawdź uzasadnienie i porównaj je z własnymi dokumentami.

ZUS wskazuje, że postępowanie wyjaśniające można zainicjować m.in. przez wniosek ogólny POG w eZUS, a dokumenty można również przekazać listownie do jednostki ZUS albo osobiście w placówce. Na tym etapie warto załączyć dowody, które pozwalają wyjaśnić rozbieżności na koncie.

Krok 6. Przekaż dokument pracodawcy

Uzyskanie zaświadczenia ZUS nie powoduje samo z siebie zmiany stażu u pracodawcy. Dokument trzeba przekazać pracodawcy i zażądać uwzględnienia danego okresu przy ustalaniu uprawnień zależnych od stażu. W praktyce najlepiej zrobić to w sposób pozwalający zachować dowód złożenia dokumentów, np. przez system kadrowy, pocztę służbową albo potwierdzone pismo do działu kadr.

Dokumenty, dowody i rozliczenia

Rodzaj potrzebnych dokumentów zależy od etapu sprawy. Inne dokumenty są potrzebne do samego wniosku USP, inne do postępowania wyjaśniającego w ZUS, a jeszcze inne mogą być przydatne w sporze z pracodawcą o wpływ danego okresu na konkretne uprawnienie.

Sama umowa zlecenia nie zawsze rozstrzyga spór. Może pokazywać czas, na jaki umowę zawarto, ale nie zawsze dowodzi, że zlecenie było faktycznie wykonywane przez cały wskazany okres. Im większa rozbieżność między treścią umowy a danymi ZUS, tym ważniejsze stają się rachunki, przelewy, korespondencja, potwierdzenia wykonania usług lub zaświadczenia wystawione przez zleceniodawcę.

W przypadku działalności gospodarczej podobną funkcję mogą pełnić dokumenty podatkowe, faktury, potwierdzenia rozliczeń, wpisy w CEIDG i dokumentacja księgowa. Trzeba jednak pamiętać, że dla okresów, dla których Kodeks pracy wymaga opłacenia składek, dokumenty prywatne nie zastąpią samego warunku opłacenia składek.

Terminy, koszty i najważniejsze ryzyka

Jak szybko ZUS powinien rozpatrzyć USP?

ZUS informuje, że na rozpatrzenie wniosku o zaświadczenie stażowe ma 7 dni. Termin ma znaczenie praktyczne, ale jeżeli sprawa wymaga wyjaśnień z powodu braków lub błędów na koncie, rzeczywiste uporządkowanie danych może trwać dłużej niż samo wydanie pierwszej odpowiedzi.

24 miesiące na udokumentowanie okresów u dotychczasowego pracodawcy

Przepisy przejściowe przewidują szczególny termin dla osób, które były już zatrudnione w dniu objęcia pracodawcy nowymi zasadami. Pracownik sektora finansów publicznych zatrudniony 1 stycznia 2026 r. ma 24 miesiące od tej daty na udokumentowanie okresów wskazanych w art. 302¹ § 1–7 Kodeksu pracy. Pracownik zatrudniony u innego pracodawcy w dniu 1 maja 2026 r. ma analogicznie 24 miesiące od 1 maja 2026 r.

Jeżeli taki pracownik nie udokumentuje okresów w ustawowym terminie, pracodawca, u którego był zatrudniony w dniu wejścia nowych zasad, nie wliczy ich później na podstawie tego przepisu przejściowego. Dlatego nie warto odkładać wniosku USP, zwłaszcza gdy historia ubezpieczenia jest stara albo niepełna.

Dla osób, które podejmują zatrudnienie dopiero po dacie wejścia nowych zasad u danego pracodawcy, ten szczególny 24-miesięczny mechanizm przejściowy nie działa w taki sam sposób. Nadal jednak znaczenie mają ogólne terminy przedawnienia roszczeń pracowniczych oraz moment, od którego konkretne uprawnienie może być naliczone.

Nowe okresy nie działają wstecz bez ograniczeń

Uprawnienia wynikające z doliczenia nowych okresów przysługują od dnia nabycia prawa, ale nie wcześniej niż od dnia, od którego nowe przepisy stosuje dany pracodawca. Oznacza to, że doliczenie wcześniejszego zlecenia nie tworzy automatycznie prawa do wypłat za okres sprzed 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym albo sprzed 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców.

Szczególny wyjątek dotyczy okresu wypowiedzenia umowy o pracę trwającej już w dniu wejścia nowych regulacji u danego pracodawcy. Art. 8 ustawy nowelizującej stanowi, że nowych okresów nie wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy długość wypowiedzenia takiej istniejącej umowy. Jeżeli analizujesz rozwiązanie zatrudnienia, zobacz też osobne omówienie: wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika.

Koszty

Oficjalna procedura ZUS dla wniosku USP nie przewiduje odrębnej opłaty za samo złożenie wniosku i wydanie zaświadczenia. Koszty mogą natomiast powstać pośrednio, np. przy uzyskiwaniu archiwalnych dokumentów, profesjonalnej pomocy prawnej albo w razie sporu wymagającego postępowania sądowego.

Odmowa ZUS i spór z pracodawcą

Jeżeli ZUS odmawia wydania zaświadczenia, otrzymasz decyzję. Poza postępowaniem wyjaśniającym możesz skorzystać ze środka zaskarżenia wskazanego w pouczeniu decyzji. Co do zasady od decyzji ZUS w sprawach ubezpieczeniowych odwołanie wnosi się do właściwego sądu pracy i ubezpieczeń społecznych za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję, w terminie miesiąca od doręczenia. W konkretnej sprawie należy kierować się pouczeniem zawartym w otrzymanej decyzji.

Inny charakter ma spór z pracodawcą, który odmawia zaliczenia okresu mimo przedstawienia właściwego zaświadczenia albo odrzuca alternatywne dokumenty. Taki spór może dotyczyć prawa pracowniczego i w razie braku porozumienia może trafić do sądu pracy. Ocena zależy wtedy od rodzaju uprawnienia, treści dokumentów i tego, czy pracownik wykazał przesłanki zaliczenia danego okresu.

Najczęstsze błędy

• Składanie papierowego USP. Wniosek USP jest dostępny wyłącznie elektronicznie w eZUS.
• Dołączanie całego archiwum dokumentów do pierwszego wniosku. ZUS wydaje zaświadczenie na podstawie danych z konta. Dokumenty są potrzebne przede wszystkim przy wyjaśnianiu braków.
• Mylenie zlecenia z umową o dzieło. Umowa o dzieło nie została objęta nową ogólną zasadą doliczania do stażu pracy.
• Założenie, że brak zaświadczenia ZUS zawsze przekreśla staż. Przy okresach nieubezpieczonych z mocy prawa możliwe jest wykazywanie ich innymi dokumentami.
• Przekonanie, że sama umowa wystarczy. Umowa może nie dowodzić faktycznego wykonywania zlecenia przez cały zapisany okres.
• Nieuwzględnienie okresów nakładających się. Tych samych miesięcy nie dodaje się do stażu podwójnie.
• Przeoczenie 24-miesięcznego terminu przejściowego. Dotyczy on pracowników zatrudnionych w dniu objęcia danego pracodawcy nowymi zasadami.
• Automatyczne odnoszenie nowego stażu do okresu wypowiedzenia trwającej umowy. Dla umów istniejących w dniu wejścia regulacji działa szczególny wyjątek ustawowy.
• Brak dowodu przekazania zaświadczenia pracodawcy. Samo pobranie dokumentu z eZUS nie oznacza, że kadry wiedzą o potrzebie przeliczenia stażu.

FAQ

Czy wniosek USP można złożyć w placówce ZUS?

Nie. Wniosek USP o zaświadczenie do celów doliczenia okresów do stażu pracy składa się wyłącznie elektronicznie przez eZUS.

Czy do USP trzeba dołączyć umowę zlecenia?

Co do zasady nie. ZUS wystawia zaświadczenie na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego. Umowa i inne dowody stają się istotne, gdy trzeba wyjaśnić brak danych albo udokumentować okres, którego ZUS nie może potwierdzić.

Co zrobić, gdy zlecenie było wykonywane przed 1 stycznia 1999 r.?

ZUS wskazuje, że dla okresów ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r. należy nadal korzystać z wniosku US-7. Jeżeli okres obejmuje czas przed i po tej dacie, może być konieczne złożenie dwóch wniosków.

Czy zlecenie studenta do 26. roku życia może wejść do stażu pracy?

Tak, może, mimo że ZUS nie wystawi za ten okres zaświadczenia o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Trzeba jednak udokumentować rzeczywiste wykonywanie zlecenia innymi dowodami, ponieważ brak ubezpieczenia wynikał w takiej sytuacji z przepisów.

Czy ulga na start liczy się do stażu pracy?

Tak, pod warunkiem spełnienia ustawowych przesłanek. Okres ulgi na start ZUS potwierdza zaświadczeniem o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego.

Czy samo prowadzenie działalności wystarczy do zaliczenia okresu?

Nie zawsze. Dla podstawowej kategorii działalności art. 302¹ § 1 Kodeksu pracy wymaga, aby za dany okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Osobne zasady dotyczą m.in. ulgi na start i niektórych okresów ustawowo nieubezpieczonych.

Ile czasu ma ZUS na wydanie zaświadczenia?

ZUS wskazuje termin 7 dni na rozpatrzenie wniosku o zaświadczenie. Jeżeli dane na koncie są niepełne, konieczne może być dodatkowe postępowanie wyjaśniające.

Czy pracodawca może odmówić zaliczenia okresu?

Jeżeli pracownik przedstawia prawidłowe zaświadczenie ZUS dotyczące okresu, który ustawa nakazuje zaliczyć, pracodawca powinien go uwzględnić. Przy dowodach alternatywnych pracodawca może badać ich kompletność i wiarygodność. Spór o prawo do konkretnego uprawnienia może być rozstrzygany przez sąd pracy.

Podsumowanie

Jeżeli chcesz doliczyć zlecenie lub działalność gospodarczą do stażu pracy, zacznij od ustalenia dat i sprawdzenia, czy ZUS może je potwierdzić wnioskiem USP. Dla okresów od 1 stycznia 1999 r. wniosek składa się wyłącznie w eZUS i co do zasady bez załączników. Gdy ZUS nie ma danych, trzeba wyjaśnić zapis na koncie albo – jeśli brak ubezpieczenia wynikał z prawa – przygotować inne dokumenty dla pracodawcy.

Szczególnie pilne jest działanie dla osób zatrudnionych u tego samego pracodawcy w dniu wejścia nowych zasad, ponieważ ustawa przewiduje dla nich 24 miesiące na udokumentowanie wcześniejszych okresów. Po otrzymaniu zaświadczenia nie zapomnij przekazać go pracodawcy i zachować dowodu złożenia.

Źródła

• Ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2025 r. poz. 1423, w szczególności art. 1, art. 5–10.
• Kodeks pracy, w szczególności art. 302¹ i art. 302².
• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności przepisy dotyczące pism i decyzji ZUS oraz postępowania odwoławczego.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych: informacje o usłudze „Stażowe”, wniosku USP, postępowaniu wyjaśniającym i odbiorze odpowiedzi w eZUS.
• Państwowa Inspekcja Pracy: wyjaśnienia dotyczące zaliczania zlecenia i działalności do stażu pracy od 2026 r.