Naprawy w wynajmowanym mieszkaniu – za co płaci właściciel, a za co najemca?

Naprawy w wynajmowanym mieszkaniu – najważniejsze pojęcia

Podstawowa zasada Kodeksu cywilnego jest taka, że wynajmujący powinien wydać mieszkanie w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać je w takim stanie przez czas najmu. Jednocześnie drobne nakłady związane ze zwykłym używaniem rzeczy obciążają najemcę. W przypadku lokali mieszkalnych bardziej szczegółowy podział obowiązków zawierają art. 6a i 6b ustawy o ochronie praw lokatorów.

Nie oznacza to jednak, że każdy prywatny najem podlega dokładnie takiemu samemu podziałowi kosztów. Zgodnie z art. 6f ustawy o ochronie praw lokatorów w umowie najmu lokalu niewchodzącego w skład publicznego zasobu mieszkaniowego strony mogą odmiennie ustalić prawa i obowiązki określone w art. 6a–6e. Dlatego przy prywatnym wynajmie pierwszym dokumentem do sprawdzenia jest umowa.

Trzeba również odróżnić naprawę wynikającą ze zużycia lub awarii od uszkodzenia spowodowanego przez najemcę. Jeżeli najemca z własnej winy uszkodzi drzwi, instalację albo wyposażenie, sam fakt, że określony rodzaj naprawy co do zasady należałby do właściciela, nie zwalnia go z odpowiedzialności za wyrządzoną szkodę.

Osobną kategorią są wady lokalu. Jeżeli awaria ogranicza albo uniemożliwia korzystanie z mieszkania, mogą pojawić się także uprawnienia związane z obniżeniem czynszu lub zakończeniem najmu. Szerzej omawiamy je w poradniku dotyczącym wad mieszkania.

Duże znaczenie ma także ustalenie, czy problem dotyczy instalacji należącej do lokalu, jej osprzętu czy elementów budynku. Przykładowo odpowiedź na pytanie, kto odpowiada za naprawę instalacji gazowej, zależy m.in. od tego, który element instalacji uległ awarii oraz co przewiduje umowa najmu.

Dokumentowanie stanu mieszkania jest istotne również przy zakończeniu najmu. Protokół zdawczo-odbiorczy, zdjęcia i faktury pomagają ustalić, czy doszło do zwykłego zużycia, czy do szkody obciążającej lokatora. Ma to bezpośrednie znaczenie także przy rozliczaniu kaucji przy najmie mieszkania.

Najważniejsze różnice – co naprawia właściciel, a co najemca?

Poniższe zestawienie pokazuje ustawowy punkt wyjścia. Przy prywatnym najmie trzeba dodatkowo porównać go z postanowieniami konkretnej umowy.

Rozróżnienie między naprawą a wymianą bywa szczególnie ważne. Przykładowo ustawa zalicza naprawę i konserwację okien do obowiązków najemcy, natomiast ich wymianę – w ustawowym modelu – do obowiązków wynajmującego.

Kiedy za naprawę płaci właściciel mieszkania?

Właściciel powinien ponosić koszt przede wszystkim wtedy, gdy naprawa mieści się w jego obowiązkach wynikających z ustawy albo umowy, a awaria nie została spowodowana przez najemcę. Dotyczy to zwłaszcza zapewnienia sprawnego działania istniejących instalacji i urządzeń związanych z budynkiem oraz większych napraw technicznych, które nie zostały przypisane lokatorowi.

Ustawowy katalog obowiązków wynajmującego obejmuje m.in. naprawę lub wymianę wewnętrznych instalacji wodociągowych, gazowych i ciepłej wody bez armatury i wyposażenia, instalacji kanalizacyjnej w zakresie nieobciążającym najemcy, centralnego ogrzewania wraz z grzejnikami, instalacji elektrycznej oraz określonych elementów instalacji antenowej. Do wynajmującego należy też zasadniczo wymiana zużytych okien, drzwi, podłóg, posadzek, wykładzin oraz tynków.

Jeżeli mieszkanie należy do prywatnego właściciela, trzeba jednak sprawdzić umowę. Art. 6f ustawy pozwala w takim przypadku odmiennie uregulować obowiązki wskazane w art. 6a–6e. Postanowienie umowy dotyczące napraw może więc mieć zasadnicze znaczenie dla ustalenia, kto ma zapłacić rachunek.

Kiedy koszt naprawy obciąża najemcę?

Najemca odpowiada przede wszystkim za drobne nakłady związane ze zwykłym korzystaniem z lokalu oraz za naprawy i konserwację elementów, które ustawa przypisuje do jego obowiązków. Katalog z art. 6b ustawy o ochronie praw lokatorów jest znacznie szerszy niż potoczne pojęcie drobnych napraw.

Obejmuje on m.in. naprawę i konserwację podłóg, wykładzin, okien, drzwi i wbudowanych mebli. Najemcę obciążają również określone urządzenia kuchenne i sanitarne, w tym w ustawowym modelu wanny, brodziki, miski klozetowe, zlewozmywaki, umywalki, syfony, baterie i zawory czerpalne. Po jego stronie znajduje się także osprzęt i zabezpieczenia instalacji elektrycznej z wyłączeniem przewodów.

Najemca powinien ponadto usuwać niedrożności przewodów odpływowych urządzeń sanitarnych aż do pionów zbiorczych oraz wykonywać określone prace związane z malowaniem, tapetowaniem i naprawą uszkodzeń tynków ścian i sufitów.

Niezależnie od ustawowego podziału kosztów lokator odpowiada za szkodę, którą sam spowodował. Jeżeli np. uszkodzi okno wskutek niewłaściwego użytkowania, nie może automatycznie powołać się na to, że wymiana stolarki co do zasady należy do właściciela. Trzeba ustalić przyczynę uszkodzenia i zakres odpowiedzialności za szkodę.

Co zrobić, gdy naprawa należy do właściciela?

Najemca nie powinien od razu zamawiać kosztownej naprawy i dopiero po jej wykonaniu żądać zwrotu pieniędzy. Jeżeli stan mieszkania na to pozwala, bezpieczniejsza jest następująca kolejność:

1. Sprawdź umowę najmu i protokół. Ustal, czy strony odmiennie rozdzieliły obowiązki oraz jaki był stan danego elementu przy przekazaniu lokalu.
2. Udokumentuj awarię. Wykonaj zdjęcia lub nagranie, zachowaj wiadomości, a przy poważniejszym problemie także opinię lub protokół serwisanta.
3. Zawiadom właściciela. Najlepiej zrobić to w formie pozwalającej później wykazać treść i datę zgłoszenia.
4. Wyznacz odpowiedni termin na naprawę. Jego długość zależy od charakteru usterki. Brak ogrzewania zimą wymaga znacznie szybszej reakcji niż wada, która nie ogranicza normalnego korzystania z lokalu.
5. Po bezskutecznym upływie terminu oceń możliwość wykonania koniecznej naprawy. Art. 663 Kodeksu cywilnego pozwala najemcy, przy spełnieniu wskazanych w nim warunków, dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego.
6. Zachowaj rachunki i dowody zapłaty. Trzeba móc wykazać zarówno konieczność naprawy, jak i wysokość poniesionego kosztu.

Art. 663 Kodeksu cywilnego dotyczy napraw obciążających wynajmującego, bez których rzecz nie jest przydatna do umówionego użytku. Nie jest więc ogólną podstawą do dowolnego remontowania lokalu na rachunek właściciela.

Przy nagłej awarii wymagającej natychmiastowego działania – np. intensywnym wycieku wody – pierwszeństwo ma ograniczenie szkody. Także wtedy trzeba jednak możliwie szybko powiadomić właściciela i zgromadzić dokumentację pokazującą przyczynę, zakres interwencji oraz poniesione wydatki.

Skutki prawne, koszty i ryzyka

Naprawa wykonana samodzielnie przez najemcę

Jeżeli spełnione są przesłanki z art. 663 Kodeksu cywilnego, najemca może dochodzić od wynajmującego kosztów koniecznej naprawy. Spór może jednak dotyczyć tego, czy naprawa rzeczywiście należała do właściciela, czy była konieczna oraz czy jej koszt był uzasadniony. Z tego powodu dokumentacja sprzed rozpoczęcia prac ma duże znaczenie.

Samo poniesienie wydatku nie oznacza też automatycznie, że najemca może bez żadnych dodatkowych czynności pomniejszyć o tę kwotę najbliższy czynsz. Potrącenie wzajemnych wierzytelności ma własne wymagania, a bezzasadne wstrzymanie części czynszu może doprowadzić do powstania zaległości. Bezpieczniej najpierw ustalić podstawę i wysokość roszczenia.

Naprawa a ulepszenie mieszkania

Konieczna naprawa to nie to samo co modernizacja lub ulepszenie. Zgodnie z art. 6d ustawy o ochronie praw lokatorów najemca może wprowadzić ulepszenia za zgodą wynajmującego i na podstawie pisemnej umowy określającej sposób rozliczeń. Wymiana sprawnego wyposażenia na droższe lub przebudowa mieszkania według własnych preferencji nie staje się więc automatycznie kosztem właściciela.

Potrącenie kosztów z kaucji

Przy zakończeniu najmu właściciel może rozliczać z kaucji należności przysługujące mu z tytułu najmu. Spór często dotyczy tego, czy dane uszkodzenie było skutkiem zwykłego zużycia, czy zaniedbania najemcy, oraz kto zgodnie z umową i przepisami odpowiadał za naprawę. Dlatego szczególnie ważny jest protokół sporządzony przy przekazaniu lokalu oraz dokumentacja jego stanu przy zwrocie.

Wady ograniczające korzystanie z lokalu

Jeżeli usterka jest na tyle poważna, że ogranicza przydatność mieszkania do umówionego użytku, najemca może – przy spełnieniu przesłanek z art. 664 Kodeksu cywilnego – żądać odpowiedniego obniżenia czynszu za czas trwania wad. Gdy wada uniemożliwia przewidziane w umowie używanie lokalu i nie zostaje usunięta w odpowiednim czasie po zawiadomieniu wynajmującego albo nie można jej usunąć, mogą powstać również dalej idące uprawnienia dotyczące zakończenia najmu.

Jeżeli wady lokalu zagrażają zdrowiu najemcy lub osób wskazanych w art. 682 Kodeksu cywilnego, przepis ten przewiduje szczególne uprawnienie do wypowiedzenia najmu bez zachowania terminów wypowiedzenia. Jest to jednak sytuacja odrębna od zwykłego sporu o koszt drobnej naprawy.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu napraw

• Założenie, że każda awaria obciąża właściciela. Ustawa przypisuje najemcy wiele konkretnych obowiązków, w tym naprawę i konserwację określonych elementów wyposażenia.
• Pominięcie umowy przy prywatnym najmie. Strony mogą odmiennie określić część obowiązków wskazanych w art. 6a–6e ustawy o ochronie praw lokatorów.
• Brak protokołu i zdjęć. Po kilku latach trudno wówczas wykazać, czy element był już zużyty w chwili rozpoczęcia najmu.
• Zlecenie kosztownej naprawy bez zawiadomienia właściciela. Może to utrudnić późniejsze wykazanie, że wydatek powinien obciążać wynajmującego.
• Mylenie koniecznej naprawy z ulepszeniem. Modernizacja lokalu wymaga odrębnego podejścia i uzgodnienia sposobu rozliczeń.
• Automatyczne potrącenie rachunku z czynszu. Jeżeli roszczenie najemcy jest sporne, takie działanie może doprowadzić do sporu o zaległość czynszową.
• Pomijanie przyczyny uszkodzenia. Nawet element należący zasadniczo do obowiązków właściciela może obciążyć najemcę, jeżeli to najemca ponosi odpowiedzialność za jego uszkodzenie.

FAQ – naprawy w wynajmowanym mieszkaniu

Czy najemca może sam wezwać fachowca i obciążyć właściciela rachunkiem?

Nie w każdej sytuacji. Jeżeli chodzi o konieczną naprawę obciążającą wynajmującego, bez której lokal nie jest przydatny do umówionego użytku, art. 663 Kodeksu cywilnego pozwala najemcy wyznaczyć właścicielowi odpowiedni termin, a po jego bezskutecznym upływie dokonać koniecznej naprawy na koszt wynajmującego. W sytuacji nagłej znaczenie może mieć również konieczność niezwłocznego ograniczenia szkody.

Kto płaci za cieknący kran albo zepsutą baterię?

W ustawowym podziale naprawa i konserwacja baterii oraz zaworów czerpalnych należą do obowiązków najemcy. Przy prywatnym najmie trzeba jednak dodatkowo sprawdzić umowę, ponieważ może ona inaczej regulować obowiązki stron.

Kto odpowiada za zepsute okno?

Trzeba rozróżnić naprawę od wymiany. Ustawowo naprawa i konserwacja okien obciąża najemcę, natomiast wymiana zużytej stolarki okiennej należy do wynajmującego. Jeżeli jednak okno zostało uszkodzone z winy najemcy, może on odpowiadać za powstałą szkodę.

Czy właściciel może żądać od najemcy pomalowania mieszkania po zakończeniu najmu?

Ustawowy model przewiduje obowiązek odnowienia lokalu przez najemcę po zakończeniu najmu oraz wykonania napraw, które go obciążają. W prywatnym najmie art. 6f pozwala jednak stronom odmiennie uregulować prawa i obowiązki wynikające z art. 6a–6e, dlatego trzeba sprawdzić treść konkretnej umowy.

Kto płaci za zepsutą lodówkę lub pralkę należącą do wyposażenia mieszkania?

W przypadku ruchomego wyposażenia nie zawsze można zastosować prosty podział właściwy dla instalacji i elementów wskazanych w art. 6a i 6b ustawy. Trzeba sprawdzić umowę, protokół wyposażenia, przyczynę awarii i zasady Kodeksu cywilnego. Inaczej oceniane będzie naturalne zużycie urządzenia przekazanego wraz z lokalem, a inaczej uszkodzenie powstałe wskutek niewłaściwego używania przez najemcę.

Co zrobić, jeśli właściciel odmawia zwrotu kosztu naprawy?

Najpierw należy zgromadzić umowę, protokół, korespondencję, zdjęcia, diagnozę fachowca oraz faktury i dowody zapłaty. Następnie można skierować do wynajmującego pisemne wezwanie do zapłaty ze wskazaniem podstawy żądania i terminu. Jeżeli strony nie osiągną porozumienia, roszczenie o zapłatę może być dochodzone na drodze cywilnej.

Jak ustalić, kto powinien zapłacić?

Najbezpieczniej przejść kolejno przez trzy pytania. Po pierwsze, czy umowa prywatnego najmu reguluje daną naprawę. Po drugie, komu przepisy przypisują konkretny element lub rodzaj prac. Po trzecie, z jakiej przyczyny powstała awaria i czy któraś ze stron ponosi za nią odpowiedzialność.

Dopiero zestawienie umowy, przepisów, protokołu przekazania mieszkania i przyczyny uszkodzenia pozwala prawidłowo ustalić, kto ponosi koszt. W razie sporu nie należy ograniczać się do samego rachunku za naprawę – równie ważne są dowody pokazujące stan mieszkania, zgłoszenie usterki, reakcję drugiej strony oraz konieczność wykonanych prac.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 662–664 oraz art. 681–682; tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 795.
• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 6a–6f; tekst jednolity Dz.U. z 2023 r. poz. 725.