Najem instytucjonalny – umowa, oświadczenie notarialne i eksmisja

Najem instytucjonalny – kiedy temat ma znaczenie w praktyce?

Najem instytucjonalny pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy lokal mieszkalny jest wynajmowany w ramach działalności gospodarczej prowadzonej w zakresie wynajmowania lokali. Wynajmującym może być osoba fizyczna prowadząca taką działalność, spółka, fundacja, inna osoba prawna albo jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, jeżeli spełnia ustawową przesłankę prowadzenia działalności w zakresie wynajmu.

Nie wystarczy więc sama okoliczność, że wynajmujący ma kilka mieszkań lub osiąga przychód z najmu. Dla zastosowania reżimu najmu instytucjonalnego trzeba ustalić jego status oraz to, czy zawiera umowę w ramach działalności gospodarczej obejmującej wynajmowanie lokali. Jeżeli lokal wynajmuje osoba fizyczna poza taką działalnością, właściwy może być zwykły najem albo – po spełnieniu odrębnych warunków – najem okazjonalny.

Najem instytucjonalny jest szczególnie istotny z punktu widzenia zakończenia umowy. Konstrukcja ustawowa ma umożliwić przejście od aktu notarialnego do egzekucji bez wcześniejszego procesu o eksmisję, ale tylko wtedy, gdy dokumenty zostały sporządzone prawidłowo, stosunek najmu rzeczywiście ustał, a właściciel dochował procedury z art. 19i ustawy o ochronie praw lokatorów. Sama nazwa umowy nie tworzy takiego skutku.

Jeżeli problem dotyczy klasycznego postępowania sądowego o eksmisję lokatora, trzeba odróżnić je od uproszczonej drogi opartej na akcie notarialnym z najmu instytucjonalnego. W tym drugim przypadku centralnym dokumentem nie jest wyrok nakazujący opróżnienie lokalu, lecz akt notarialny zaopatrzony przez sąd w klauzulę wykonalności.

Podstawa prawna i najważniejsze pojęcia

Podstawowe zasady najmu instytucjonalnego lokalu wynikają z art. 19f–19j ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Uzupełniają je przepisy Kodeksu cywilnego o najmie oraz Kodeksu postępowania cywilnego dotyczące tytułów egzekucyjnych, klauzuli wykonalności i egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.

Umowa najmu instytucjonalnego

Ustawa definiuje ją jako umowę najmu lokalu mieszkalnego zawieraną przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony. Co ważne, ustawodawca wyłączył w tym przypadku art. 661 § 1 Kodeksu cywilnego, który w zwykłym najmie może prowadzić do traktowania najmu zawartego na czas dłuższy niż 10 lat jako zawartego na czas nieoznaczony po upływie 10 lat. W najmie instytucjonalnym strony mogą zatem ustalić dłuższy okres oznaczony.

Sama umowa nie musi być aktem notarialnym. Wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Akt notarialny dotyczy odrębnego oświadczenia najemcy, które dołącza się do umowy.

Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego

W akcie notarialnym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w późniejszym żądaniu właściciela. Jednocześnie przyjmuje do wiadomości, że w razie konieczności przymusowego wykonania tego obowiązku nie przysługuje mu prawo do najmu socjalnego lokalu ani do pomieszczenia tymczasowego.

To właśnie ten akt ma być po ustaniu najmu tytułem egzekucyjnym, który – po nadaniu klauzuli wykonalności – może stać się podstawą egzekucji komorniczej. Akt powinien być jednoznacznie powiązany z konkretną umową i lokalem. Błędy w oznaczeniu stron, lokalu albo zobowiązania mogą później prowadzić do odmowy nadania klauzuli albo sporu co do zakresu egzekucji.

Najem instytucjonalny a najem instytucjonalny z dojściem do własności

To dwa odrębne reżimy. Zwykły najem instytucjonalny, którego dotyczy ten poradnik, opiera się na pisemnej umowie oraz osobnym notarialnym oświadczeniu najemcy. Najem instytucjonalny z dojściem do własności ma dodatkowy cel – prowadzi do nabycia lokalu przez najemcę – i sama umowa jest zawierana w formie aktu notarialnego. Nie należy mieszać wymogów obu konstrukcji.

Warunki, przesłanki i wyjątki

Aby korzystać z mechanizmu przewidzianego dla najmu instytucjonalnego, trzeba spełnić warunki dotyczące zarówno stron i przedmiotu najmu, jak i formy dokumentów. Najczęściej problem ujawnia się dopiero przy zakończeniu umowy, dlatego te elementy powinny zostać sprawdzone już przed wydaniem lokalu.

Element	Wymóg	Skutek praktyczny
Wynajmujący	Prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.	Jeżeli przesłanka nie jest spełniona, sama nazwa umowy nie wystarcza do zastosowania art. 19f–19j.
Przedmiot	Lokal mieszkalny.	Reżim nie służy do zwykłego najmu lokalu użytkowego.
Czas trwania	Czas oznaczony.	Trzeba wskazać moment końcowy lub sposób jego jednoznacznego ustalenia.
Forma umowy	Pisemna pod rygorem nieważności; tak samo zmiany umowy.	Ustne uzgodnienie zmieniające istotne postanowienia może nie wywołać zamierzonego skutku.
Akt notarialny	Obowiązkowe oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i obowiązku opróżnienia oraz wydania lokalu.	Bez prawidłowego aktu właściciel nie skorzysta z przewidzianej dla tego najmu drogi klauzulowej.

Czego nie trzeba dołączać jak przy najmie okazjonalnym?

Najemca w najmie instytucjonalnym nie musi wskazywać innego lokalu, do którego mógłby się przenieść po zakończeniu najmu, ani przedstawiać zgody właściciela takiego lokalu na zamieszkanie. Ustawa nie przewiduje też dla najmu instytucjonalnego obowiązku zgłoszenia zawarcia umowy naczelnikowi urzędu skarbowego analogicznego do obowiązku dotyczącego najmu okazjonalnego.

Nie oznacza to oczywiście braku obowiązków podatkowych przedsiębiorcy. Chodzi wyłącznie o brak szczególnego zgłoszenia, od którego w najmie okazjonalnym zależy korzystanie z ustawowego mechanizmu opróżnienia lokalu.

Kiedy samo wypowiedzenie nie wystarczy?

Uproszczona egzekucja nie naprawia wadliwego zakończenia stosunku najmu. Jeżeli wypowiedzenie wymagało wcześniejszego upomnienia, uprzedzenia o zamiarze wypowiedzenia albo dodatkowego terminu na zapłatę, pominięcie tych czynności może spowodować, że stosunek najmu nie ustanie w terminie wskazanym przez właściciela. Wtedy późniejsze żądanie opróżnienia lokalu i wniosek o klauzulę mogą być kwestionowane.

Do najmu instytucjonalnego stosuje się między innymi art. 11 ust. 2 pkt 1–3 ustawy o ochronie praw lokatorów. Obejmuje on m.in. uporczywe naruszanie obowiązków i porządku domowego, zaległości płatnicze co najmniej za trzy pełne okresy płatności po uprzedzeniu na piśmie i wyznaczeniu dodatkowego miesięcznego terminu na zapłatę oraz oddanie lokalu w najem, podnajem lub bezpłatne używanie bez wymaganej pisemnej zgody właściciela.

Procedura postępowania krok po kroku

Krok 1: sprawdzenie umowy i statusu wynajmującego

Przed podpisaniem umowy trzeba ustalić, czy rzeczywiście może ona zostać zawarta jako najem instytucjonalny. W praktyce warto zweryfikować dane przedsiębiorcy, sposób reprezentacji spółki lub innego podmiotu, tytuł prawny do lokalu oraz zgodność oznaczenia lokalu w umowie z dokumentami dotyczącymi nieruchomości.

Umowa powinna jasno regulować co najmniej strony, lokal, czas trwania, czynsz, inne należności wynikające z umowy, terminy płatności, zasady rozliczania mediów, kaucję, przypadki i terminy wypowiedzenia, obowiązki przy zwrocie lokalu oraz sposób doręczeń. Jeżeli umowa przewiduje waloryzację lub podwyżkę czynszu, warunki powinny być opisane możliwie precyzyjnie, ponieważ właściciel może podwyższyć czynsz wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie.

Krok 2: sporządzenie notarialnego oświadczenia najemcy

Najemca składa oświadczenie przed notariuszem. W praktyce kancelaria notarialna potrzebuje danych stron, danych lokalu i informacji o umowie. Dobrze, aby projekt umowy był już uzgodniony, ponieważ akt powinien odnosić się do konkretnego stosunku najmu.

Ustawowy limit wynagrodzenia notariusza za sporządzenie tego oświadczenia wynosi nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł, więc limit samego wynagrodzenia za tę czynność wynosi 480,60 zł. Końcowy rachunek może obejmować również należny podatek VAT i koszty wypisów lub innych dodatkowych czynności, jeżeli są potrzebne.

Krok 3: wydanie lokalu i udokumentowanie jego stanu

Przy najmie instytucjonalnym przepisy art. 19f–19j nie czynią protokołu zdawczo-odbiorczego elementem koniecznym do powstania tego reżimu. Mimo to protokół jest jednym z najważniejszych dokumentów dowodowych. Powinien opisywać stan lokalu, wyposażenie, liczbę kluczy, stany liczników, istniejące uszkodzenia i ewentualne braki. Warto dołączyć datowane zdjęcia albo nagranie.

Dokumentacja techniczna, instrukcje urządzeń, potwierdzenia napraw i korespondencja dotycząca usterek są pomocne, gdy po zakończeniu najmu powstaje spór o uszkodzenia, odpowiedzialność lub potrącenia z kaucji.

Krok 4: wykonywanie umowy i reagowanie na naruszenia

Właściciel powinien prowadzić czytelne rozliczenia czynszu, mediów i innych opłat wynikających z umowy. Jeżeli najemca zalega z płatnościami, samo zestawienie księgowe nie zastępuje czynności wymaganych do skutecznego wypowiedzenia z powodu zadłużenia. Przy przesłance z art. 11 ust. 2 pkt 2 trzeba wykazać co najmniej trzy pełne okresy zaległości, pisemne uprzedzenie o zamiarze wypowiedzenia oraz wyznaczenie dodatkowego miesięcznego terminu na zapłatę zaległych i bieżących należności.

Analogicznie przy niewłaściwym korzystaniu z lokalu istotne jest wcześniejsze pisemne upomnienie. W praktyce dowodowej znaczenie mogą mieć wiadomości, skargi sąsiadów, protokoły interwencji, zdjęcia, dokumentacja zarządcy, protokoły szkód czy korespondencja dotycząca naruszeń. Uchwały wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni są pomocne tylko wtedy, gdy dotyczą konkretnej kwestii, np. zasad korzystania z nieruchomości wspólnej albo podstaw określonych rozliczeń; co do zasady nie są obowiązkowym załącznikiem do umowy najmu instytucjonalnego.

Krok 5: wygaśnięcie albo skuteczne rozwiązanie umowy

Umowa wygasa po upływie okresu, na jaki została zawarta, albo ulega rozwiązaniu po upływie właściwego okresu wypowiedzenia. Przed uruchomieniem dalszej procedury trzeba ustalić dokładną datę ustania najmu i zachować dokumenty potwierdzające podstawę tego ustania.

Krok 6: żądanie opróżnienia lokalu

Jeżeli po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy najemca nie wyprowadził się dobrowolnie, właściciel doręcza mu żądanie opróżnienia lokalu. Jest to odrębny dokument od wypowiedzenia.

Żądanie musi być sporządzone na piśmie i opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Powinno zawierać co najmniej:

• oznaczenie właściciela i najemcy,
• wskazanie umowy najmu instytucjonalnego,
• przyczynę ustania stosunku najmu,
• termin na opróżnienie lokalu nie krótszy niż 14 dni od dnia doręczenia.

Wynajmujący może następnie powoływać się tylko na przyczyny ustania stosunku najmu wskazane w tym piśmie. Dlatego nie warto używać lakonicznej formuły bez wskazania, czy umowa wygasła z upływem terminu, czy została wcześniej wypowiedziana i na jakiej podstawie.

Krok 7: wniosek o nadanie klauzuli wykonalności

Po bezskutecznym upływie terminu wyznaczonego w żądaniu właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Co do zasady dla pozasądowego tytułu egzekucyjnego właściwy jest sąd rejonowy właściwości ogólnej dłużnika. Jeżeli tej właściwości nie można ustalić, Kodeks postępowania cywilnego przewiduje dalsze reguły ustalenia właściwego sądu.

Ustawa o ochronie praw lokatorów wymaga dołączenia do wniosku:

• żądania opróżnienia lokalu wraz z dowodem jego doręczenia najemcy albo dowodem wysłania go przesyłką poleconą,
• dokumentu potwierdzającego tytuł prawny właściciela do lokalu.

Wniosek musi oczywiście dotyczyć aktu notarialnego stanowiącego tytuł egzekucyjny i umożliwiać sądowi jego identyfikację oraz ocenę przesłanek nadania klauzuli. W zależności od sposobu złożenia pisma i formy dokumentu sąd może wymagać odpowiedniego wypisu lub dokumentu urzędowego.

Według stanu prawnego na 23 sierpnia 2026 r. od wniosku o nadanie klauzuli wykonalności tytułowi egzekucyjnemu innemu niż wskazane w ustawie tytuły sądowe pobierana jest opłata stała 50 zł. Przed złożeniem wniosku warto jednak sprawdzić aktualny tekst ustawy o kosztach sądowych, jeżeli czynność będzie wykonywana później.

Krok 8: wniosek do komornika

Po uzyskaniu tytułu wykonawczego właściciel może skierować do komornika wniosek o wykonanie obowiązku opróżnienia i wydania lokalu. Na tym etapie trzeba przekazać tytuł wykonawczy i wskazać zakres żądanej egzekucji. Koszty egzekucyjne zależą od przebiegu postępowania i czynności, które komornik będzie musiał wykonać.

Najemca objęty tym reżimem nie ma prawa do najmu socjalnego lokalu ani do pomieszczenia tymczasowego z tytułu wykonywania obowiązku opróżnienia lokalu z najmu instytucjonalnego. Oznacza to istotnie słabszą ochronę mieszkaniową niż w wielu klasycznych sprawach eksmisyjnych. Nie oznacza jednak, że komornik może prowadzić egzekucję w dowolny sposób – musi stosować przepisy Kodeksu postępowania cywilnego regulujące opróżnienie lokalu.

Dokumenty, dowody i rozliczenia

Najem instytucjonalny jest dokumentowym reżimem najmu. Im dalej sprawa przechodzi w kierunku wypowiedzenia, klauzuli i egzekucji, tym większe znaczenie ma możliwość wykazania nie tylko treści umowy, lecz także dat i sposobu wykonania poszczególnych czynności.

Dokument	Znaczenie	Status
Umowa najmu instytucjonalnego	Określa stosunek najmu, czas trwania, czynsz, wypowiedzenie i inne prawa oraz obowiązki.	Obowiązkowa, pisemna pod rygorem nieważności.
Notarialne oświadczenie najemcy	Stanowi podstawę uproszczonej drogi do egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.	Obowiązkowy załącznik.
Dokument tytułu prawnego do lokalu	Potrzebny przy wniosku o klauzulę wykonalności.	Obowiązkowy na etapie klauzulowym.
Żądanie opróżnienia lokalu	Uruchamia końcowy termin na dobrowolne opróżnienie i jest wymagane przed klauzulą.	Obowiązkowe po ustaniu najmu, jeżeli najemca nie opuszcza lokalu.
Dowód doręczenia lub wysłania przesyłką poleconą	Pozwala wykazać wykonanie procedury z art. 19i.	Obowiązkowy przy wniosku o klauzulę.
Protokół zdawczo-odbiorczy, zdjęcia, stany liczników	Pomagają rozliczyć kaucję, szkody, wyposażenie i media.	Pomocne, zwykle bardzo zalecane.
Rozliczenia, potwierdzenia przelewów, wezwania do zapłaty	Wykazują zadłużenie, wykonanie płatności i prawidłowość wypowiedzenia z powodu zaległości.	Pomocne, a przy sporze często kluczowe.
Korespondencja z najemcą, właścicielem lub zarządcą	Może potwierdzać zgłoszenia usterek, naruszenia, terminy i uzgodnienia.	Pomocna dowodowo.
Dokumentacja techniczna, protokoły szkód, interwencje	Pomagają wykazać stan lokalu i przyczynę szkody albo naruszenie obowiązków.	Pomocne zależnie od sporu.
Uchwały wspólnoty lub spółdzielni	Mogą mieć znaczenie dla zasad korzystania z nieruchomości lub rozliczeń, jeżeli konkretny spór tego dotyczy.	Nie są standardowym obowiązkowym dokumentem najmu instytucjonalnego.

Kaucja

Kaucja jest fakultatywna – strony mogą uzależnić zawarcie umowy od jej wpłaty. Nie może ona przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za lokal, liczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Zabezpiecza należności właściciela z tytułu najmu oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.

Jeżeli podczas trwania umowy właściciel zaspokoi z kaucji zaległą płatność najemcy, najemca ma obowiązek uzupełnić kaucję do pełnej wysokości w terminie wskazanym w umowie, a gdy umowa takiego terminu nie wskazuje – w terminie wskazanym w pisemnym wezwaniu właściciela.

Po opróżnieniu lokalu kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca, po potrąceniu należności zabezpieczonych kaucją. Spór o potrącenia powinien opierać się na dokumentach: protokole, zdjęciach, rachunkach, rozliczeniach mediów i wykazie należności, a nie wyłącznie na ogólnym stwierdzeniu, że lokal został zwrócony w gorszym stanie.

Odszkodowanie po ustaniu umowy

Jeżeli najemca po ustaniu tytułu prawnego nadal zajmuje lokal, ma obowiązek co miesiąc uiszczać odszkodowanie do dnia opróżnienia. Co do zasady odpowiada ono wysokości czynszu, jaki właściciel mógłby uzyskać z tytułu najmu. Jeżeli taka kwota nie pokrywa poniesionej szkody, ustawa dopuszcza dochodzenie odszkodowania uzupełniającego.

Terminy, koszty i najważniejsze ryzyka

Najważniejsze terminy

• Czas umowy: zawsze oznaczony; ustawa nie wprowadza dla najmu instytucjonalnego dziesięcioletniego maksimum znanego z najmu okazjonalnego.
• Wypowiedzenie z przyczyn z art. 11 ust. 2 pkt 1–3: co do zasady nie później niż na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, po spełnieniu dodatkowych warunków właściwych dla konkretnej przyczyny.
• Dodatkowy termin przy zaległościach: miesiąc na zapłatę zaległych i bieżących należności po pisemnym uprzedzeniu o zamiarze wypowiedzenia.
• Żądanie opróżnienia po ustaniu umowy: termin dla najemcy nie krótszy niż 14 dni od doręczenia.
• Zwrot kaucji: w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po dokonaniu dopuszczalnych potrąceń.

Koszty

Po stronie najemcy lub właściciela – zależnie od ustaleń między stronami – może pojawić się koszt notarialnego oświadczenia. W 2026 r. ustawowy limit wynagrodzenia notariusza za jego sporządzenie wynosi 480,60 zł, przy czym trzeba odróżnić limit wynagrodzenia od całkowitego rachunku obejmującego podatki i dodatkowe czynności.

Na etapie sądowym aktualna opłata od wniosku o nadanie klauzuli wykonalności pozasądowemu tytułowi egzekucyjnemu wynosi 50 zł. Dalsze koszty mogą powstać w postępowaniu komorniczym, przy doręczeniach, opróżnianiu lokalu, przechowaniu lub transporcie rzeczy oraz innych czynnościach egzekucyjnych. Ich wysokość zależy od przebiegu konkretnej sprawy.

Ryzyko wadliwej przyczyny wypowiedzenia

Najczęstszy problem polega na potraktowaniu aktu notarialnego jako narzędzia, które zastępuje prawidłowe wypowiedzenie. Nie zastępuje. Akt ułatwia egzekucję obowiązku opróżnienia dopiero po ustaniu umowy. Jeżeli umowa nadal trwa, samo żądanie opróżnienia nie tworzy podstawy do egzekucji.

Ryzyko błędnego doręczenia

Właściciel powinien przechowywać pełny dowód doręczenia wypowiedzenia, wcześniejszych wezwań i żądania opróżnienia. W praktyce sporne bywają data odbioru, adres, osoba odbierająca korespondencję i treść wysłanej przesyłki. Warto zachować kopię podpisanego dokumentu oraz dowód nadania i śledzenia przesyłki, a przy kluczowych czynnościach rozważyć sposób doręczenia pozwalający jednoznacznie wykazać zawartość.

Ryzyko błędnej treści aktu notarialnego

Jeżeli akt nie pozwala jednoznacznie ustalić zobowiązania, lokalu albo stosunku prawnego, na który się powołuje, może powstać problem na etapie klauzuli. Dlatego nie powinno się sporządzać aktu w oderwaniu od finalnej treści umowy ani później zmieniać istotnych elementów umowy bez sprawdzenia, czy wcześniejsze oświadczenie notarialne nadal odpowiada nowej sytuacji.

Ryzyko dla najemcy

Najemca powinien mieć świadomość, że podpisuje dokument pozwalający na egzekucję obowiązku opróżnienia bez klasycznego procesu o eksmisję. Nie oznacza to braku jakiejkolwiek ochrony sądowej. Jeżeli kwestionuje istnienie lub zakres obowiązku, może w określonych sytuacjach korzystać ze środków przewidzianych w Kodeksie postępowania cywilnego, w tym z powództwa przeciwegzekucyjnego. Samo wniesienie takiego powództwa nie zawsze automatycznie wstrzymuje egzekucję, dlatego znaczenie może mieć także odpowiedni wniosek o zabezpieczenie lub wstrzymanie wykonania.

Najczęstsze błędy

• Nazwanie zwykłej umowy najmem instytucjonalnym bez spełnienia przesłanek ustawowych. Status wynajmującego i charakter jego działalności trzeba oceniać realnie, a nie po tytule dokumentu.
• Brak pisemnej formy umowy albo późniejszej zmiany. Ustawa przewiduje rygor nieważności.
• Brak aktu notarialnego lub sporządzenie go po oderwanej od umowy treści. To eliminuje albo osłabia główny mechanizm zabezpieczający właściciela.
• Stosowanie wymogów z najmu okazjonalnego. W najmie instytucjonalnym nie ma obowiązku wskazywania lokalu zastępczego ani szczególnego zgłoszenia umowy naczelnikowi urzędu skarbowego.
• Wypowiedzenie zadłużonego najemcy bez uprzedzenia i dodatkowego miesięcznego terminu. Sam dług za trzy okresy nie kończy umowy.
• Mylenie wypowiedzenia z żądaniem opróżnienia. To dwa odrębne etapy i dwa różne dokumenty.
• Wyznaczenie w żądaniu zbyt krótkiego terminu. Przy najmie instytucjonalnym nie może być krótszy niż 14 dni od doręczenia.
• Brak urzędowego poświadczenia podpisu na żądaniu opróżnienia. Zwykły podpis właściciela nie spełnia wymagania z art. 19i ust. 2.
• Brak dowodu tytułu prawnego do lokalu przy wniosku o klauzulę. Ustawa wymienia ten dokument wprost.
• Niedokumentowanie stanu lokalu. Później trudno wykazać, czy dana szkoda powstała podczas najmu i czy potrącenie z kaucji było zasadne.
• Automatyczne założenie, że komornik może działać od razu po upływie umowy. Najpierw potrzebne są żądanie opróżnienia, upływ wyznaczonego terminu i klauzula wykonalności.

FAQ

Czy umowa najmu instytucjonalnego musi być zawarta u notariusza?

Nie. Zwykła umowa najmu instytucjonalnego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. U notariusza najemca składa odrębne oświadczenie o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu. Inaczej jest w najmie instytucjonalnym z dojściem do własności, gdzie sama umowa ma formę aktu notarialnego.

Czy najem instytucjonalny trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni?

Nie ma szczególnego obowiązku zgłoszenia umowy najmu instytucjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego na zasadach przewidzianych dla najmu okazjonalnego. Nie zwalnia to przedsiębiorcy z normalnych obowiązków podatkowych i ewidencyjnych wynikających z jego formy działalności.

Czy właściciel może eksmitować najemcę bez sądu?

Nie w znaczeniu całkowitego pominięcia sądu. Mechanizm pozwala uniknąć typowego procesu o eksmisję, ale właściciel musi uzyskać od sądu klauzulę wykonalności na notarialny tytuł egzekucyjny. Dopiero tytuł wykonawczy pozwala skierować sprawę do komornika.

Czy najemcy przysługuje lokal socjalny albo pomieszczenie tymczasowe?

Przy wykonywaniu obowiązku opróżnienia lokalu wynikającego z najmu instytucjonalnego ustawa wyłącza prawo do najmu socjalnego lokalu i do pomieszczenia tymczasowego. Jest to jedna z najdalej idących konsekwencji złożenia oświadczenia notarialnego.

Czy kaucja w najmie instytucjonalnym może wynosić 12 czynszów?

Nie. Ustawowy maksymalny poziom kaucji to sześciokrotność miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Strony mogą ustalić niższą kaucję albo z niej zrezygnować.

Co może zrobić najemca, jeżeli uważa, że umowa nie została skutecznie rozwiązana?

Powinien przede wszystkim zabezpieczyć umowę, wypowiedzenie, wezwania, dowody płatności i korespondencję oraz ustalić, czy właściciel dochował ustawowych i umownych warunków zakończenia najmu. Jeżeli wszczęto już egzekucję lub istnieje tytuł wykonawczy, w zależności od podstaw zarzutów mogą wchodzić w grę środki przewidziane w Kodeksie postępowania cywilnego, w szczególności powództwo przeciwegzekucyjne. Dobór środka zależy od tego, czy spór dotyczy skuteczności wypowiedzenia, wygaśnięcia zobowiązania, treści tytułu czy czynności komornika.

Podsumowanie

Najem instytucjonalny daje wynajmującemu szybszą drogę do odzyskania lokalu niż klasyczny proces o eksmisję, ale nie działa automatycznie. Warunkiem jest prawidłowy status wynajmującego, pisemna umowa na czas oznaczony, notarialne oświadczenie najemcy oraz bezbłędne przeprowadzenie procedury po ustaniu najmu.

Jeżeli najemca nie opuszcza lokalu, właściciel powinien kolejno ustalić podstawę i datę ustania umowy, doręczyć formalne żądanie opróżnienia z terminem co najmniej 14 dni, zebrać dowody doręczenia i tytułu prawnego do lokalu, uzyskać klauzulę wykonalności, a dopiero następnie wystąpić do komornika. Najwięcej sporów powstaje wtedy, gdy pominięto wcześniejsze wymogi wypowiedzenia albo dokumenty nie pozwalają wykazać konkretnej daty i podstawy ustania najmu.

Źródła

• Ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 11 ust. 2 pkt 1–3, art. 18 ust. 1–2 oraz art. 19f–19j: ELI – Dz.U. 2023 poz. 725.
• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. 2026 poz. 795: ELI – Kodeks cywilny.
• Ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. 2026 poz. 468, w szczególności przepisy o tytułach egzekucyjnych, klauzuli wykonalności i opróżnieniu lokalu: ELI – Kodeks postępowania cywilnego.
• Ustawa z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1228, z późniejszymi zmianami: ELI – koszty sądowe.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., Dz.U. 2025 poz. 1242: ELI – minimalne wynagrodzenie w 2026 r..